Növelje az e-mail írási produktivitását a Microsoft Word levelezőegységgel
A Microsoft Word levelezőegység kiváló termelékenység eszköze. Ha tudod, hogyan hozhatsz létre személyre szabott témaköröket és mellékleteket, amelyeket a Word levelezőeleme nem támogat, életmentő lehet, ha nagy mennyiségű e-maileket kell írni..
A mai cikkben megtudhatja, hogyan használhatja a Word 2010-es levelezővarázslóját, írjon személyre szabott e-maileket, és állítsa be a mellékleteket minden e-mail címzetthez.
Kép: M! R
Terjesztési lista létrehozása
A Word levelezőegysége mentesít minket az egyes címzettek e-mail címének manuális beírásáról, lehetővé téve számunkra, hogy e-mail címeket importáljunk az Outlook névjegyekből, az Excel vagy az Access adatforrásokból vagy a Word adatfájlokból.
Az Outlook elérhetősége a legjobb megoldás a három közül, és ha még nem használta, most már jó ideje frissíteni az Outlook címjegyzékét, és megmutatjuk, hogyan kell ezt megtenni. Ha már tudja, hogyan kell beállítani az Outlook-kapcsolatot, a következő fejezetet kihagyhatja és elkezdheti írni a levelezés egyesítését, ellenkező esetben a következő két rész néhány alapot ad az Outlook-névjegy beállításához a webalapú kapcsolatok listájának importálásával.
Állítsa be a Mail profilját
Az Outlook-névjegy beállítása úgy kezdődik, hogy létrehoz egy olyan e-mail profilt, amely a fiók e-mail címét, jelszavát, kiszolgáló adatait és más adatokhoz, például e-mail üzenetekhez és címekhez tárolja..
Létrehozhat néhány profilt, amelyek mindegyike egy adott e-mail fiókhoz igazodik.
A megfelelő profilnév lehetővé teszi az e-mail fiók azonosítását, amelyet társít a levelező profiljához.
Lehetősége van beállítani a mailprofilt az internetszolgáltatótól kapott e-mail címével vagy saját e-mail fiókjával a harmadik lehetőség kiválasztásával.
Válassza ki az „Internet E-mail” lehetőséget az olyan e-mail szolgáltató használatához, amely POP szolgáltatást nyújt - például a GMail.
Minden internetes e-mail szolgáltatónak különböző POP-konfigurációja van, győződjön meg róla, hogy olvassa el a felhasználói kézikönyvét, hogy megtudja POP-beállításukat.
Gratulálunk! Ha látja ezt a képernyőt, sikeresen beállította a mailprofilt. Most már készen állunk az Outlook kapcsolattartó mappájának beállítására.
Kapcsolattartó mappájának népszerűsítése
A terjesztési listát kézzel beírhatja az Outlookba, vagy importálhat más webalapú címjegyzékeket - például a GMail, a Yahoo vagy a Hotmail címjegyzékét. A legtöbb webalapú e-mail szolgáltató lehetővé teszi, hogy címjegyzékünket egy Outlook-kompatibilis adatforrásba exportáljuk. Például a Gmail megadja a lehetőséget arra, hogy a partnereket exportálja egy Outlook-kompatibilis CSV-fájlba.
Az Outlook import funkció számos fájltípust támogat: csv, vcard, RSS, iCalendar és még sok más, ami nagyszerű eszközt jelent a postafiókelosztási lista létrehozásához.
A CSV-fájl az „Egyéb program vagy fájl” kategóriába tartozik az Outlook programban.
Az ACT fájl, a DOS CSV, a Lotus, az Access 97-2003, a PST fájlok, az Outlook által támogatott programfájlok egy része - számunkra a Comma Separated Values (Windows) fájltípusát választottuk.
Most keresse meg azt a CSV fájlt, amelyet a Gmail címjegyzékéből exportáltunk.
Ezek közül a mappák közül a kapcsolattartó mappa a legjobb megoldás a postafiókolás céljára.
Az importáláshoz szükséges e-mail címek számától függően néhány percre van szüksége a partner importálására.
Lehetővé kell tennünk, hogy ezt a kapcsolattartó mappát használhassa, miután az Outlook befejezte az összes névjegy importálását a levelezéshez.
Levelezési varázsló
Kezdjünk egy üres dokumentummal, és nyissuk meg a „Mailings” szalagot, hogy elkezdjük a levelezést.
A varázsló a legjobb módja annak, hogy a kezdők elkezdhessék az első levelezőmunkájukat.
Az üzenet címzettjeinek kiválasztása
A varázsló megkéri, hogy válasszuk ki a dokumentum típusát az egyesítéshez, az e-mail üzenetek a megfelelő dokumentumtípus a mai postafiókokhoz.
Elkezdhetjük írni az e-mail üzenetünket egy üres dokumentumból, egy sablonból vagy egy meglévő dokumentumból.
A 3. lépésben válassza ki az Outlook-kapcsolattartó mappát a levelezéselosztási listán.
Lehetőségünk van arra, hogy a rendszerben beállított levelezőprofilt használjuk.
Ha az Outlook sikeresen importálta a Gmail-címet, akkor a kapcsolati számának nullának kell lennie.
A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével válassza ki azokat az embereket, akiket az e-mail terjesztésbe kíván beilleszteni.
Az e-mail üzenet elkészítése
Kezdje el írni az e-mail üzenetet, és illessze be az egyesítési mezőket, ahol személyre szabott üzeneteket szeretne helyezni - például a cím vagy a vezetéknév a dokumentum megfelelő helyre.
Minden egyesítési mező egy kettős chevronba kerül; a levelezőegyesítési varázsló befejezésekor a névjegykártya adatait helyettesítik.
Tekintse meg az e-mail üzenetet, hogy megnézze, hogyan kezeli a Word az egyesítési mezőket a „Tovább: Az e-mail üzenetek előnézete” linkre kattintva.
Ha elégedett az előképpel, kattintson a „Következő: az egyesítés befejezése” hivatkozásra, és a Word elküldi az egyesített e-mailt az összes címzettnek egy közös témakörrel.
A témakör személyre szabása
A varázsló megszakítja a levelezési folyamatot ezekben a lépésekben: a megfelelő dokumentumtípus és sablon kiválasztása, terjesztési lista létrehozása, a postafiók előnézetének értékelése és e-mailek küldése az összes címzettnek.
Ezen a ponton két közös e-mail írási tevékenységet észlelhet, amelyeket a varázsló nem támogat, személyre szabott tárgysorokat ír, és különböző mellékleteket állít be. A makrót használjuk a postai összevonás során, lehetőleg a varázsló befejezése előtt.
Nyissa meg a levelet, nyomja meg az „Alt + F11” gombot, és kattintson duplán a „ThisDocument” elemre a dolgozó Word ablakban, hogy megnyissa a Makró szerkesztőt.
Illessze be ezt a makró kódot, amelyet egy hutchinsfairy szakértő makró kódoló ír be az üres panelbe, és mentse el.
Dim WithEvents wdapp alkalmazásként
Dim EMAIL_SUBJECT karakterláncként
Dim FIRST_RECORD BooleankéntPrivát aldokumentum_nyitó ()
Wdapp = Alkalmazás beállítása
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Vége vége
Privát aldokumentum-bezárás ()
Állítsa be a wdapp = Semmi
Vége vége
Privát Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc mint dokumentum, törlés mint logikai)
Dim i As IntegerAz ActiveDocument.MailMerge segítségével
Ha FIRST_RECORD = Igaz, akkor
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Hamis
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Vége Hai = .DataSource.DataFields.Count
Csinálj, miközben i> 0
.MailSubject = Csere (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
HurokVége
Vége vége
Privát Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As dokumentumként, ByVal StartRecord, hosszú, ByVal EndRecord, hosszú, Boolean)
FIRST_RECORD = Igaz
Vége vége
Privát Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc as dokumentumként, byVal DocResult mint dokumentum)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Vége vége
Menjen vissza a dokumentumhoz, és kattintson az „Összefoglalás befejezése” linkre az e-mail küldéséhez.
Az üzenet elküldéséhez kattintson az „Elektronikus levél…” linkre.
Helyezze be a megfelelő egyesítési mezőket, a chevron körül, a téma sorába.
A makró elemzi az egyesítési mezőt és helyettesíti azt a címzett vezetéknevével, amikor a Word elküldi a dokumentumot.
Különböző elemek csatolása az e-mailhez
Eddig megtudtuk, hogyan kell használni a levelező varázslót, és hogyan lehet személyre szabni a témaköröket - és befejezni a mai bemutatót, megmutatjuk Önnek egy harmadik féltől származó bővítményt, amely lehetővé teszi, hogy minden egyes e-mailhez külön fájlt csatoljunk.
Töltse le a bővítményt, bontsa ki azt, és úgy találja, hogy a bővítmény Word dokumentum sablonként jelenik meg. Használja a „CreateEMailData Word 2007 Ver02” programot, ha a 2007-es vagy a 2010-es szót használja, és a „CreateEMailData Word 2003 Ver02” programot használja, ha a Word 2003-at használja.
Másolja a megfelelő dokumentum sablont a "% appdata% Microsoft Word" mappába, ahol a "% appdata%" a Microsoft indítási mappája - ebben az esetben ez "C: Felhasználók AppData barangolás".
Indítsa újra a Word-t, miután átmásolta a fájlt a Microsoft indítómappájába, és két új bővítményt kell látnia: Adatfájl létrehozása és egyesítése e-mailbe a "Levelezés" szalag menüben.
Készítsen két oszlopot tartalmazó adatfájlt - a bal oldali oszlopban a címzett e-mail címét, és a jobb oldali oszlopban a csatolmányfájl teljes elérési útját, majd mentse el ugyanabba a mappába, mint az „MergeAttachmentsData”. Hangsúlyoznunk kell, hogy a fájlt „MergeAttachmentsData” -ként kell mentenie, különben a bővítmény nem találja meg a fájlt a mellékletek kereséséhez.
Menjen vissza az egyesítési dokumentumhoz, és ossza meg a dokumentumokat egyéni fájlba.
Megjelenik egy új Word dokumentumablak, és kattintson az „E-mailek egyesítése” kiegészítő gombra. Egyszerűen kattintson az "Ok" gombra a sárga párbeszédpanelen, mivel már elkészítettük az adatfájlt.
Helyezzen egy megfelelő témát az e-mail címére, kattintson az OK gombra, és az Outlook elküldi az e-mailt az adatfájlban megadott mellékletgel.
A Word számos hasznos funkciójával valóban nagyszerű termelékenységi eszköz. Bízunk benne, hogy további Word-cikkeket írunk olvasóinknak. Eközben nézd meg a többi Words cikket honlapunkon.
Reméljük, hogy megtanultad, hogyan használhatod a Word levelezést a mai cikkből. Nyugodtan megvitathatja a többi levélolvasási tippet a többi olvasóval a megjegyzések részben.
