Vágás vissza az eltöltött időre és az e-mail fogadására

Fotó: H az Home számára

Az e-mail könnyebbé teheti a kommunikációt, de el is ürítheti az időt. Ismerje meg a bejövő e-mailek feldolgozását és a kimenő e-mailek írását, hogy időt takarítson meg.

A 2005-ös felmérés szerint a munkavállalói interjúk azt mutatták, hogy az e-mailben eltöltött idő 10 000 alkalmazottat foglalkoztató vállalkozás évente 152 millió dolláros bérveszteséget vesztett el..

Az e-mail egyértelműen hátrányai vannak. A tisztázatlan e-mailek az alkalmazottakat elvonják a fontos munkahelyi feladatoktól, a felhő kommunikációs csatornáktól, és gyakran többletmunkát hoznak létre. Az alábbi javaslatok követésével kerülje el az e-mailek hibáit.

Hogyan érheti el a bejövő e-mail az időt

Fotó: Dvortygirl

Számos olyan e-mail üzenet létezik, amely elvesztheti az idejét. Azok, amelyek:

• Lehet több üzenetből kivágni és átfogóvá válni
• Nem közvetlenül kapcsolódik hozzád
• Csináld magaddal, de nem közvetlen módon, ami bizonytalanná teszi, hogy hogyan vagy hogyan kell válaszolnia (és eszik időt)
• Ne irányítson, hogy cselekedjen (ami nem eredményes)
• Vigyázzon és / vagy ösztönözze Önt arra, hogy időt pazaroljon az interneten
• Nem alkalmas az e-mail címre, és több értelme van egy dinamikus kommunikációs csatornán, mint például üzleti találkozón vagy valamilyen formátumban, amely jobban megfelel a tartalomnak (például egy információ-gazdag önálló dokumentum)

Hogyan lehet a bejövő e-maileket hatékonyan feldolgozni

Az e-mailek hatékony olvasása és feldolgozása érdekében két dologra kell összpontosítania - az e-mail üzeneteit (vagy hiányát), és eldönteni, hogy milyen lépéseket kell tenni.

1. lépés: Mutassa ki az üzenetet (vagy hiányát)

Ha új e-mailt olvas, a lehető legrövidebb idő alatt kiderül:

• Az, hogy a hangszóró közvetlenül vagy közvetve szól-e Önnel
• Az, hogy a felszólaló elmondta-e, mit várnak rólad
• Legyen szó egyértelműen
• A teljes üzenet releváns-e az Ön számára
• Hogy a teljes üzenet megfelelőnek tűnik-e a feladóval fennálló kapcsolatának összefüggéseivel (vagy annak hiányával, ha például üzleti kapcsolatot kezdeményeznek)

Ez segít meggyőződni arról, hogy mi az e-mail üzenete, és hogyan válaszol. Azaz, ha először akarsz reagálni.

Különösen fontos megjegyezni, ha a hangszóró egy vagy több dolgot csinál, ami értékes időt takaríthat meg, például:

• Nem világos, hogy mit akarnak mondani
• A nyelv használata zavaros vagy eufémikus módon, hogy elkerüljék a konkrét kifejezéseket (pl. „Azt hiszem, egy szívünk van szívünkhöz egy bizonyos ponton”, szemben a „Hívhatsz erre a hétre, hogy beszélhessünk a telefonon valami fontosról? „)
• Rambling vagy off off téma
• Beleértve azokat az információkat, amelyek nem a te dolgod, nem megfelelő, sértő vagy inkonzisztensek
• Másolatot vagy bcc-t ad meg az Ön számára nem releváns üzenetekre
• Ismételje meg ugyanazt az üzenetet különböző e-mailek segítségével, vagy ismételje meg azt, amit már korábban leírtak az e-mailen kívüli korábbi közleményekben
• Írj valamit, amit már megbeszéltél és megoldottál - elfelejtett vagy gondatlan módon

Az ilyen típusú helyzetekben különösen ügyeljen arra, hogy hatékonyan reagáljon, hogy minimálisra csökkenjen a kommunikációra fordított idő. Mert könnyű elengedni, hogy a fenti kétértelmű e-mail forgatókönyvek leeresztik az időt.

2. lépés: Döntse el, hogy mit kell tenni

Miután megtudta, mi az az üzenet, találja meg a legeredményesebb módot a válaszadásra. Íme néhány tipikus válasz:

• A beszélgetés jobb kommunikációs közegre, például telefonos és konferenciahívásokra való átállítása
• Válaszoljon egy ismétlődő kérdésre, melyet több ember kérdezett meg - nem e-mailben -, hanem egy több információval gazdag médiumon keresztül, amely megosztható, például egy Google Doc
• Nem válaszol azokra az üzenetekre, amelyek nem teszik egyértelművé, hogy a hangszóró mit vár rólad (még akkor is, ha kicsit bizonytalan)
• A nem világos üzenetek közvetlen és rövid konkrét kérdésekkel való kezelése, mint például: „Ha szeretné, ha a jelentést elkészítené?” Vagy „Hogyan szeretné, ha hozzájárulok ehhez a projekthez?”
• Elkezdődik a telefon felkeresése és a személy hívása bármikor dráma vagy kommunikáció lebontása - e-mailen keresztül történő rajzolás csak hosszabb időt vesz igénybe, és fokozhatja a konfliktust

3. lépés: Vissza a feladathoz

A legfontosabb, hogy miután válaszolt egy e-mailre (amely lehet, hogy nem válaszol, és az üzenet törlése helyett), vissza kell térnie a feladathoz. Lépjen a következő e-mailben, amely várakozik a beérkezett üzeneteiben, vagy kapcsolja át a fogaskerekeket, és térjen vissza a tényleges munkavégzéshez, és nem válaszol más emberek kérésére.

Hogyan küldhet e-mailt az idő

Adikos fotója

Továbbá számos e-mail üzenet létezik küldesz ez pazarolja az idejét. Azok, amelyek:

• Szükségtelenül több üzenetbe kerülnek, amelyek mindegyike időt és gondolkodást igényel egy átfogó helyett
• Nem közvetlenül kapcsolódik a címzetthez, ami az Önök részéről az erőfeszítés pazarlása
• Nem eléggé világos, és hosszú e-mail beszélgetésekre és / vagy félreértésekre, vagy egyáltalán nem hozhat létre eredményes műveletet (ami azt jelenti, hogy később újra meg kell töltenie a beszélgetést)
• Ne irányítsa a címzettet valamilyen cselekvésre, ami nem eredményes
• Vigyázzon és ösztönözze a címzettet arra, hogy pazarolja az időt a weben - ami azt jelenti, hogy ugyanezt ösztönzi
• Nem alkalmas az e-mail formátumra, de jobban kommunikál valós idejű beszélgetésen vagy egy oktató vagy információs dokumentumon keresztül, mint például egy kézikönyv, blog cikk, GYIK oldal, vállalati jelentés vagy PowerPoint bemutató

Hogyan küldje el az e-mailt hatékonyan

Annak érdekében, hogy hosszú távon ne pazarolja az idejét (nem is beszélve a címzett idejéről), öt dolgot kell összpontosítania: világos üzenet közlése, a címzett kérése, hogy lépéseket tegyen, jó szerkezetet használva, szerkesztve mielőtt elkülditek, és hatékonyan követnéd.

1. lépés: Tisztítsa meg az üzenetet

Mielőtt még egy e-mailt is készítene, kristálytiszta legyen az üzeneten. Határozzuk meg:

• Mit szeretne kommunikálni
• Miért akarod kommunikálni
• Milyen lépéseket szeretne tenni a címzettnek
• Hogyan lehet legjobban meggyőzni őket, hogy tegyenek ilyen intézkedéseket

Íme néhány gyakori ok az e-mail küldésére:

• Hogy emlékeztessen valakit a határidőre
• Annak érdekében, hogy valaki írásos utasításokat adjon egy feladatról
• Egy gyors kérdés felkérése, amelyre írásban válaszolhatunk
• Egy gyors kérdés megválaszolása, amelyre írásban válaszolhatunk
• Az időérzékeny információk átadása
• Az értekezlet ütemezésének elérhető dátuma
• A találkozó után nyomon követni és értékelni

Mindezen példákban, kivéve az utolsó példányt, azt szeretné, hogy a címzett bizonyos lépéseket tegyen (még akkor is, ha ez csak válaszol Önre).

Néha az akció nem tűnik akciónak. Talán:

• Menjen végig a munkatársa felé
• Hadd ismerje meg barátait, hogy biztonságosan szálltak az utazási célpontra
• Adjon meg egy rövid frissítést arról, hogy mit csinál az új célállomáson, és hogyan érhető el az elkövetkező néhány hétben

Ezekben a helyzetekben nem mondja el a címzettnek, hogy bizonyos lépéseket tegyen. Mindazonáltal azt feltételezzük, hogy nem várnak el semmilyen lépést, amíg az e-mailt megfelelően zárják le, vagy legalábbis aláírják a nevét. Megértik, hogy a kommunikáció könnyen befejezhető az Ön e-mailjével; hogy nem kell válaszolniuk.

2. lépés: Kérje meg a címzettet, hogy tegyen lépéseket

Ahhoz, hogy hatékony e-maileket írjunk, amelyek időt takarítanak meg, meg kell oldani őket. És meg kell győződnie arról, hogy a címzett tisztában van azzal, hogy milyen lépéseket várnak tőlük.

Ha nem erre törekszel, de megpróbálod kitalálni az életed történetét, vagy elmagyarázni, hogy miért tartod ki a következő iPhone modellt, ahelyett, hogy a legújabbat kapnád, elfelejtheted az időt takaríthat meg, mert a tollíró írás sok gondolat és idő.

Fókuszáljon az alábbiakra, ha e-mailben kereshető:

• Határidők beállítása
• A készenléti tervek vázlata
• Potenciális opciók nyújtása a következő művelethez (pl. Olyan idők, amikor egy személyi találkozóra rendelkezésre áll, az elérhető helyek)
• Vélemény benyújtása, ha megkérik
• Az íráshoz alkalmas és valóban kényelmesebb kérés egy másik kommunikációs mód használatával
• Útmutató biztosítása egy olyan feladathoz, amelyet a címzett beleegyezett

Legyünk proaktívak és bizalmasak, amikor felvázolható lépéseket vázol fel. Kerülje a nyílt végű kérdéseket, hacsak nincs más lehetőség. Mivel a nyílt végű kérdések az ellenkezője a kereshető tartalomnak.

Íme néhány példa:

• Ahelyett, hogy felkérné a címzettet, hogy adja meg a menetrendjét (és elveszteget egy e-mailt a folyamatban) - kezdje el a rendelkezésre álló találkozóidők elküldésével.
• Ahelyett, hogy megkérdezné a címzettet, hogy mit gondol egy bizonyos üzleti döntésről, vázolja fel a potenciális döntést és kérjen konstruktív visszajelzést; így nem kell önmagukkal találkozniuk, és valamivel dolgozniuk kell

Az e-maileket kereshetővé teheti azáltal, hogy egyértelmű utasításokat ad az olvasónak, és a tartalmat nem szabad véglegesen tartani.

Ami a legfontosabb, meg kell győződnie arról, hogy az Ön olvasójától elvárható műveletek egyértelműen kommunikálnak. Ne feltételezzük, hogy tudják, hogy ezen a héten szeretnénk egy találkozót létrehozni. Ne feltételezzük, hogy tudják, hogy milyen feladatokra vonatkozik az utasítások. Kifejezetten állítsd ki, és kérjük, tudd meg nekik, mit akarsz.

3. lépés: Jó szerkezet létrehozása

Egy üzenetet egyértelműen meghatároztad, és megtámadhatóvá vált, itt az ideje, hogy megszervezzük azt, hogy közvetítsük ezt az egyértelműséget és a kereshető kéréseket.

bekezdések: A követendő általános szabály a bekezdések öt mondat megtartása. Nemcsak nehéz a hosszú bekezdésekre összpontosítani, míg a webes olvasás során a clunky bekezdések lehetőséget adnak a címzettnek arra, hogy elveszítse a hangsúlyt, és talán kihagyja a legfontosabb pontokat. Ez aztán hanyag vagy redundáns válaszokat eredményez, amelyek felháborítják a kommunikációs csatornát.

mondatokat: A mondatok írásakor használja az aktív hangot. Tartsa a mondatokat rövidre és pontra. Kerülje a tangenseket, vagy szükségtelenül elmagyarázza érveléseit vagy érzéseit a dolgokról. Ehelyett ragaszkodj a tényekhez, és milyen lépéseket kérsz a címzettedtől.

Szavak: Ne próbáljon nagy szavakat vagy szlenget használni, hacsak nem tudja, hogy a közönség meg fogja érteni őket. Kerülje a vicceket és a kulturális hivatkozásokat, amelyek félreérthetők, mert bármi, ami könnyen félreértelmezhető, a hatékony kommunikáció potenciális akadálya..

Kerülje az extra szavakat és a minősítő kifejezéseket. „Tekintettel a jelenlegi helyzetre, amelyben ez jelenleg történik, úgy gondolom, hogy bölcs dolog lenne…” egy olyan minősítő nyilatkozat, amely nem csak a szavakat és az időt pazarolja, hanem elvonja az igazi üzenetet. Ehelyett csak jelezze ajánlását anélkül, hogy jogosult lenne rá.

Egy másik példa: „Kíváncsi voltam, hogy megkérdezhetném…” Vágja ki ezt a kifejezést, és egyszerűen tegye fel a kérdést. Ez is növeli a bizalmat, mert nem tudatosan engedelmeskedni a proaktív kommunikációhoz.

Központozás: Tartsa egyszerűvé az írásjeleket. A minősítő szavak és kifejezések csak akkor hatékonyak, ha udvariasságot állapítanak meg olyan kommunikáció megkezdésével, akivel üzleti vagy személyes kapcsolatot szeretne kötni. Ilyen esetekben nem feltétlenül akarsz jönni, de használj néhány udvarias mondatot, hogy tiszteletben tartsák az idejüket.

Minimalizálja a vesszők használatát - ez természetesen segít a mondatok rövid megtartásában. Kerülje a lusta szöveg-ihletett beszédet, a dot-dot-pont és az egymást követő vesszők túlzott használatával. Ehelyett szúrja be a mondatait megfelelő angolul, és használjon összehúzódásokat, ha értelme van, mert jobbá teszik az olvasás áramlását.

Ezenkívül fontolóra kell venni a pontokat tartalmazó írásjelek listáját, és a kötőjelek sorát használva a főbb szakaszok felbontásához (amelyek tartalmazhatnak egy vagy több bekezdést).

A golyópontok és a szakaszszakadások növelik a webes olvashatóságot, valamint segítenek az üzenet világosabb rendezésében.

4. lépés: Szerkesztés küldés előtt

Mielőtt elküldené az e-mailt, 1-2 percig tarthat, hogy hangosan elolvassa. Ez segít elkapni a hibákat vagy észrevenni a kellemetlen részeket, amelyeket általában nem mondasz személyesen. Szüntesse meg ezeket az extra szavakat és egyszerűsítse az írásjeleket. Tegyük fel a listákat és vágjuk le a bekezdéseket.

Ha a következő kérdésekre „igen” -vel válaszolhatsz, akkor készen állsz a „send” -re:

• Az üzenet világos?
• Létezik-e az elvárások és egyértelműen megfogalmazható?
• A címzettem képes lesz sikeresen megkapni az üzenetemet? A siker azt jelenti, hogy tudják, milyen választ várnak róluk.
• Ha a szerepek megfordultak volna, képesek lennék sikeresen megkapni ezt az üzenetet?

5. lépés: Hatékonyan nyomon követése

Továbbá, proaktívan kell követnie az e-mailjeit. Ha valaki nem válaszol egy közvetlen kérésre, ne pazarolja el az idejét, vajon mi történt. Ehelyett küldjön egy udvarias, de közvetlen nyomon követési e-mailt a bejelentkezéshez. Alkalmazza a fent felsorolt ​​elveket. És ne pazaroljon túl sok időt arra, hogy válaszoljon; ha a címzett nem kommunikál veled, tudja, hogy mikor kell továbblépni vagy megközelíteni őket személyesen.

Az e-mail használatával időt takaríthat meg

Az e-mail sok időt takaríthat meg, ha tudja, hogyan kell hatékonyan használni. Ez az üzenetek küldésére és fogadására is vonatkozik.

Az e-mailt a legjobban olyan írható üzenetek szállítására használják, amelyeket írásban megfelelően közölnek. Ha kihasználja az e-mail előnyeit és elkerüli a sok időt pazarló buktatót, akkor ez hatékony eszköz.