Felejtsd el a trükköket A legjobb módja annak, hogy megszervezd Gmail postafiókodat
Az e-mail postafiókok trükkjei folyamatosan feltűnnek. Először a Google bevezette a prioritási bejövő üzeneteket, és most a kategóriafüleket használja. A Dropbox megvásárolta a postafiókot, ami a bejövő üzeneteket több teendőkké alakítja. A Microsoft Outlook.com-ban van egy Sweep szolgáltatás, amely automatikusan megtisztítja a beérkezett üzeneteket.
Mindezek megpróbálják kezelni e-mail üzeneteit. Ezek a trükkök soha nem olyan okosak, mint te magad, így sokkal hatékonyabbá teheti az e-maileket, ha aktívabb szerepet tölt be.
Itt fogjuk használni a Gmailt, de az elveknek hasonlónak kell lenniük minden e-mail kliensnél.
Használjon klasszikus beérkezett üzeneteket
Először, megszabadulunk a Gmail által használt mai napig. Ezek a bejövő postafiókok soha nem kapják meg a kategóriákat és a fontossági sorrendet. Ezek arra kényszerítenek, hogy menjen át az összes e-mailen, hogy ne hagyjon ki semmit, és bátorítsa Önt arra, hogy a spammy haszontalan e-maileket folyamatosan szőnyeggel söpörje..
A klasszikus beérkezett üzenetek használatához a Gmailben kattintson a fogaskerék ikonjára, és válassza a Beállítások lehetőséget. Kattintson a Beérkezett üzenetek fülre, kattintson a Beérkezett üzenetek típusa mezőre, és válassza az Először olvasatlan elemet. A fülek és az elsőbbségi beállítások eltűnnek.
Leiratkozás e-mailről, amit nem érdekel
A tabulált kategóriák és a prioritások le vannak tiltva, az összes e-mail egy nagy halomba kerül. Az összes olyan haszontalan szociális hálózati értesítés e-mailek és hírlevelek, amelyekről nem érdekel, a tényleges postafiókjával együtt lesznek a tényleges fontos e-mailekkel.
Ez jó - nem csak az e-mailek söpörése, amit nem akarsz látni a szőnyeg alatt, akkor hagyd abba, hogy teljesen megérkezzenek.
Fontolja meg, hogy milyen típusú e-maileket nem szeretne látni. A haszontalan e-mailek gyakori típusai közé tartoznak a Facebook és a Google+ értesítések, promóciós e-mailek és hírlevelek, amelyeket véletlenül feliratkozott. Amikor egy e-mailt nem szeretne látni, nyissa meg, és használja a Leiratkozás linket - általában az e-mail alján találja meg -, hogy leiratkozzon az e-mailről, és megakadályozza a jövőben érkezését.
(Ne feledje, hogy nem használhatja a Leiratkozás linket, ha egy e-mail valóban spam, mivel a spammer ezt a jelet fogja venni, ha valaki olvassa az e-mailt, és még több spamet küld az utat. és kattintson a Leiratkozás megszüntetése lehetőségre, ha jogos szervezet.)
Persze, valójában a leiratkozás egy kicsit jobban működik, de hosszú távon sokkal könnyebben kezelhetővé teszi az e-maileket. Amikor egy e-mailben nem érdekel az érkezés, használja a Leiratkozás linket, és azonnal megakadályozza a jövőbeli e-mailek érkezését.
Szükségtelen e-mailek küldése, amiket nem tudsz leiratkozni a kukába
Az Egyesült Államok joga (különösen a CAN-SPAM törvény) értelmében valójában jogellenes, ha egy vállalat nem ad le leiratkozási linket az e-mailjeikben, így elhagyhatja a jövőbeni e-maileket. Néhány vállalat azonban nem kapta meg a feljegyzést, vagy nem érdekel. Ahelyett, hogy jogi lépéseket tenné az e-mailek listáinak kikerülésére, egyszerűen létrehozhat olyan szűrőt, amely minden jövőbeli e-mailt küld nekik a szemetetbe, ahol nem kell látnia őket.
Ha ilyen e-mailt kezel a Gmailben, nyissa meg, kattintson a További hivatkozásra, és válassza az ilyen üzenetek szűrése lehetőséget. Hangolja be a szűrőt, hogy blokkolja az e-maileket - például, ha soha nem törődik más e-mailek fogadásával ebből a feladóból, szűrheti az e-mail címük alapján. A szűrő segítségével küldje el az összes e-mailt a szemetet.
Automatikusan archiválja az e-maileket, amelyeket nem szeretne látni
Bizonyos e-mailek fontosak, de lehet, hogy nem is szeretné őket látni. Például az online áruházak bármikor visszaigazolást kaphatnak, amikor valamit vásárolnak tőlük. Jó, ha ilyen bevételekre van szükség, ha szükség van rájuk, de ha gyakran vásárol termékeket, és soha nem szeretne ilyen e-maileket látni, előfordulhat, hogy először megakadályozhatja, hogy elérje a beérkezett üzeneteket.
Ez sok különböző típusú e-mailre vonatkozik - például a PayPal elküldi Önnek a „Pénzátutalás a bankunkba” e-mailt minden alkalommal, amikor pénzt vesz fel. Előfordulhat, hogy ezt az e-mailt szeretné rögzíteni a rekordokhoz, de előfordulhat, hogy nem szeretné látni azt a postafiókjában.
Ha automatikusan elküldi az ilyen e-maileket, amikor bejön, ezt a folyamatot autopilotra helyezheti. Csak nyisson meg egy e-mailt, kattintson a Tovább gombra a Gmailben, és válassza az ilyen üzenetek szűrése lehetőséget. Hajtsa végre a szűrőt, hogy magában foglalja a fogni kívánt e-maileket - valószínűleg a Tárgy alapján, ha mindig ugyanaz. Mondja el a Gmailnek, hogy automatikusan archiválja az e-maileket, és olvassa el őket, hogy ne zavarják Önt.
Azt is megteheti, hogy a Gmail automatikusan alkalmazza a címkéket, például az „Automatikusan archivált” vagy egy konkrétabb címkét. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan keresse meg az e-maileket a jövőben, ha valóban szüksége van rájuk.
Automatikus címkék beállítása
Ha követte ezt a folyamatot, csökkentenie kellett volna a bejövő e-mailek mennyiségét. Most segítünk rendezni az érdekelt e-maileket.
Ez a rész választható, de segíthet, ha sok e-mailt kap - különösen különböző célokra. Előfordulhat például, hogy több Gmail-fiókot egy bejövő postafiókba egyesített, és minden személyes és munkahelyi e-mailt ugyanazon a helyen kap.
Próbáljon meg olyan szűrőket létrehozni, amelyek automatikusan beírják a bejövő e-maileket meghatározott címkékbe. Például, e-mailjeit a Bank automatikusan megkaphatja a „Bank” címkével. Személyes e-maileket kaphatsz a „Személyes” címkével, és a munka e-mailek „Munka” címkét kapnak. A beszerzett termékekre vonatkozó bevételek kaphatják meg a „Receipts” címkét. Nem kell ezt a részt manuálisan elvégezni - csak állítsa be a Gmailet, így automatikusan rendezi az e-maileket az Ön kategóriáihoz.
Színkódolja az összes címkét, és az e-mail kliens automatikusan kategorizálhatja e-mailjeit, és egy pillantásra megmutathatja, hogy honnan származik. A címke színkódolásához a Gmailben kattintson a bal oldali ablaktáblában található színmezőre, és válasszon ki egy új színt.
Egy ilyen címke rendszerrel az Androidon lévő Gmail-alkalmazás és más platformokon levő e-mailes bejelentők is csak akkor jelezhetik, ha új üzenetek érkeznek fontos címkékbe, megelőzve az értesítések túlterhelését.
Ha bizonyos e-maileket szeretnénk kiemelni - esetleg e-mailt a főnöke vagy házastársa -, akkor beállíthat egy szűrőt, hogy automatikusan elküldje az üzenetet az adott küldőtől, amikor megérkezik. A Gmail bejövő üzeneteinek beállításaiban kiválaszthatja a "Csillagozott első" bejövő postafiók típusát, így az ilyen fontos e-mailek automatikusan a postafiók tetejére kerülnek. Ez pontosan a Gmail konfigurálásának módja szerint történne - nem kell a bejövő postafiók elsőbbségi rendszerével küzdenie, és meg kell próbálnia megtanítani a Gmailt, ami valójában fontos.
Ez nem egy set-it-and-dream-it folyamat. Persze, miután leiratkozott az e-mailről vagy beállított egy szűrőt, az e-mail kliens továbbra is lépéseket tesz minden bejövő e-mailben - de mindig új típusú e-mail érkezik. Lépéseket kell tennie ahhoz, hogy leiratkozzon és szűrje őket megfelelően, megakadályozva, hogy az e-mail üzenetek bejussanak újra.
Az e-mail trükkök megpróbálják automatizálni ezt a folyamatot - megpróbálják automatikusan elrejteni azokat az e-maileket, amelyeket nem akarnak látni, kiemelni, hogy mi fontos, és kategorizálja e-mailjeit. De egy kicsit jobban elinduló munkával beállíthatja, hogy az e-mail postafiókja pontosan hogyan működik, és így nem kell minden ilyen trükköt.
