Hogyan készíthet és küldhet e-mailt az Outlook 2013 programban

Az Outlook meglehetősen szinonimája az e-maileknek. Ezért minden más funkción túl szeretné biztosítani, hogy tudja, hogyan kell e-mailben használni a lehető leghatékonyabban.

Már régóta lefedjük az Outlook szempontjait, és a grizzled Office állatorvosok már ismerik ezt a dolgot, de az új felhasználóknak, mint azoknak, akiknek tudniuk kell, hogyan kell használni az Outlookot egy irodai környezetben, talán tudniuk kell, hogyan kell használni az Outlookot naponta. Ez azt jelenti, hogy ez egy sokoldalú és érett e-mail alkalmazás, amelyre a Windows-felhasználóknak rendelkezniük kell az eszköztárban.

Mivel annyit kell tanulni, hogy kevés időnk van elveszíteni, így kezdjünk el azonnal az üzenetek összeállításával és elküldésével, valamint az összes olyan beállítás lebontásával, amellyel az Outlook hasznosabb és élvezetesebb élményt nyújt.

Üzenet gyors összeállítása és küldése

Ha meg akarja érteni, vagy meg kell értenie az Outlook alapjait, írtunk egy praktikus kezdő útmutatót. Javasoljuk, hogy olvassa el, ha az Outlook teljesen új.

Ellenkező esetben az Outlook beérkezett üzeneteiből kattintson az „Új e-mail” gombra, vagy használja a „CTRL + N” opciót.

A kapott új üzenetablaknak elég egyszerűnek kell lennie. Ha valaha Microsoft Word vagy hasonló szövegszerkesztő programot használt, az Alapszöveg funkciók kétségkívül ismerősek lesznek.

Ezen a ponton megadhatja, hogy ki küldi az üzenetet, írja az üzenetet, és kattintson a „Küldés” gombra. Ez minden rendben és jó, ha csak egyszeri üzenetet készít, és aztán végeztél vele, de több van, mint ez.

A Kapcsolatok Frissítés

Amikor új e-mailt állít össze, az első dolog, amit valószínűleg meg fog tenni, adja meg a címzettet vagy a címzetteket. Ezt úgy teheti meg, hogy egyszerűen beírja az e-mail címét, vagy kattintson a „To…” gombra, és válassza ki a neveket a címjegyzékéből.

Ne feledje, hogy ha egyszerre két vagy több címet szeretne egyszerre kiválasztani, akkor tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és kattintson a kijelölni kívánt nevekre, majd válassza ki a címzési beállításokat: To és Cc (vagy Bcc). Amikor kiválasztotta az összes címzettet, kattintson az „OK” gombra.

Ha már nincs címjegyzéke, akkor fedezték fel. A partnereket importálhatja az Outlookba a Gmail vagy hasonló e-mail szolgáltatásból.

A válasz cím megváltoztatása

Tegyük fel, hogy egynél több e-mail fiók kapcsolódik az Outlookhoz. Hogyan küldhet e-mailt a többi fiókjából?

Észreveheted, hogy az „From” gombon van egy kis nyíl. Kattintson erre a gombra, és a többi fiókot egy legördülő listában láthatja, így választhat egy másik e-mail fiókot.

Alternatív megoldásként használhat olyan e-mail fiókot is, amely nem kapcsolódik az Outlookhoz, például ha valaki más számítógépét használja, vagy a számítógépét munka közben használja, és a válaszokat személyes fiókjához kívánja vezetni.

Ha ezt teszed, tartsd szem előtt egy pár dolgot. Először is, a küldött üzeneteket az Elküldött levelek mappába másolja, ezért ne küldjön semmilyen személyes üzenetet, hacsak nem kívánja törölni és kiüríteni a Kuka tartalmát. Továbbá, ha üzenetet küld a munkájából, akkor valószínűleg tárolja azt a levelezőszerveren.

Aláírások és helyhez kötött

Előfordulhat, hogy már ismeri az aláírások fogalmát, vagy ön is használhatja őket. Alapvetően az aláírások speciálisan előre elkészített szövegbitek, amelyeket minden üzenethez hozzáadhat. Ez lehet az Ön kapcsolattartási adatai, az Ön által népszerűsített termékről vagy eseményről szóló lényeges információ, vagy csak egy olyan mély idézet, amit igazán szeret.

Ebben a példában egy olyan aláírást fogunk csatolni, amely részletezi a jövőbeli nyaralási terveket. Ezt az aláírást minden, a munkafiókunkból származó e-mailhez csatoljuk, de nem a válaszokra és a továbbításra.

Innentől kezdve mindaddig, amíg nem távolítja el az aláírást az alábbi beállításokkal, a nyaralás figyelmeztetése minden alkalommal megjelenik, amikor új e-mail üzenetet állít össze.

Helyhez kötött?

Az aláírások elég egyszerűek ahhoz, hogy kitaláljuk, de mi van a helyhez kötött? Amíg ott van, menjünk előre és beszéljünk meg róla. Mint például az aláírásoknál, valószínűleg valamilyen formában, de valamilyen formában látta, hogy e-mailek helyhez kötöttek, de alapvetően ez működik: mivel e-mailt HTML-ként küld, állva csak lehetővé teszi, hogy háttereket, különböző betűtípusokat és színt rendeljen hozzá üzenetek.

Itt látod, hogy ez hogyan működik. A listából választottuk ki a „Medvék” témát, amely hátteret ad nekünk a mackóknak.

Természetesen, ha munka közben van, esetleg tartózkodhat a mackókkal és az ilyen üzenetekkel, de ha azt szeretné, hogy az üzenetei kiemelkedjenek, akkor az álló funkció segítségével létrehozhat néhány igazán vonzó eredményt.

Üzenetek megválaszolása és továbbítása

Az üzenetek megválaszolása és továbbítása egyszerű, és valószínűleg már észrevette a szalag eszközeit.

Látod a választ, válaszolsz mindenre (használd óvatosan), és az előrejelző opciók, amelyek meglehetősen önmagukban magyarázhatók, de mi a többi opció?

Ha a „Találkozó” gombra kattint, akkor válaszolhat a találkozóra; nézd meg az összes lehetőséget, amit kapsz, ha ezt megteszed.

A közelebbi cikkben részletesebben foglalkozunk az ülésekkel, ahol megvitatjuk az Outlook naptárbillentyűit.

Válasz- és továbbítási beállítások beállítása

Nyissuk meg a válasz és a továbbítási lehetőségeket a gyors megjelenés érdekében. Számos módja van annak, hogy megváltoztassa az eredeti üzenetek megjelenésének módját, amikor válaszol vagy továbbít, vagy hogy mellékletként szerepel-e vagy sem..

Azt is beállíthatja, hogy a válaszok és az előretekintések nyitva vannak, és hogy a megjegyzései szerepelnek-e a nevével.

Az Outlook többi része Mail-beállítások

Sok más dolog történik a Mail beállításaiban, így mielőtt elhagyunk ma, szeretnénk egy kis időt beszélni róluk.

Íme néhány alapvető dolog, mint a szerkesztő beállításai az üzenetek szerkesztésének, a helyesírás és az automatikus javítás beállításainak, valamint az aláírás és a helyhez kötött opciók megváltoztatásához, amelyeket már megértettünk.

Ezek közül a lehetőségek közül sokan al-opciókra nyitottak. Például, ha rákattint a „Szerkesztőbeállítások…” lehetőségre, felfedez egy további jelölőnégyzetet (két kategóriába sorolva, Proofing és Advanced), hogy áthaladjon.

Lefelé görgetve az üzenetek érkezési lehetőségei jelzik, hogy az Outlook hogyan értesíti Önt, amikor az üzenetek beérkeznek a beérkezett üzenetekbe.

Az olvasási ablaktábla használatakor az Outlook az elemeket olvassa el.

Eldöntheti, hogy az üzenetek milyen gyakran menthetők el, hol vannak mentve, és így tovább.

Amikor üzeneteket küld, mi történik? Az „Üzenetek küldése” opcióval válassza ki az alapértelmezett fontossági és érzékenységi szinteket, az automatikus névellenőrzést, és még néhány más apró, de különálló tweaks-ot, amit a felhasználói élményhez hozhat.

Ha érdekli az üzenetek nyomon követése, lehetőség van arra is, hogy ezt is módosítsák. Itt például be lehet kapcsolni az olvasási nyugtákat, amely értesítést küld, ha valaki elolvassa az e-mailt.

Végül találunk néhány lehetőséget az üzenetek formátumának megváltoztatására, amelyet valószínűleg soha nem fog használni.

Az Egyéb opciók néhány hasznos funkcióval rendelkeznek, mint például a beillesztési opciók megjelenítése (esetleg bosszantó), és a következő és az előző hivatkozások megjelenítése az üzenetek fejlécében, amikor több üzenettel olvasunk a beérkezett üzenetekben (valószínűleg hasznos).

Lehetőségek vannak arra is, hogy beállítsák, hogyan valósítja meg a program a beszélgetések tisztítását, de az Outlook mail kezelésének és egyéb szempontjait egy következő cikkben fogjuk lefedni.

Az e-mail az Outlook szerves részét képezi, ez csodálatos, hogy van egy csomó módja annak konfigurálására. Szükségtelen mondanunk, hogy amikor megtanulod az Outlook használatát, alkalmanként visszatérsz az opciókhoz, hogy megváltoztassa az e-mail formázásának és viselkedésének bizonyos aspektusait.

Nem végezzük el az Outlook felfedezését, még mindig sok mindent meg kell mutatnunk, mint például a mellékletek, a naptár, a feladatok és még sok más, a küldés és fogadás kezelésének módját. Egyelőre azonban többet szeretnénk hallani Öntől, ezért kérjük, vegye fel egy pillanatra, hogy egy rövid feljegyzést küldjön a fórumunkba.