Hogyan delegálhatja Outlook-fiókját valakinek
Elég közös ahhoz, hogy megoszthassa a naptárat az Outlookban, és sok vállalatnál az Outlook összes naptárát alapértelmezés szerint az egész irodában láthatja. De a számla delegálásával sokkal nagyobb láthatóságot és irányítást adhat valakinek, hogy létrehozhassa és válaszolhasson Önnek az ülésekre és e-mailekre. Lássuk, hogyan működik.
Ha a postafiókot valakinek át szeretné delegálni, kattintson a Fájl> Fiókbeállítások elemre, majd kattintson a „Delegált hozzáférés” parancsra.
Ez megnyitja a küldöttek ablakát, amely üres lesz, amikor először nyitja meg. Kattintson a „Hozzáadás” gombra egy küldött létrehozásához.
Ez megnyitja a globális címlistát (a vállalat összes emberének listáját), így kiválaszthat egy küldöttet. (Nem delegálhatja fiókját az e-mail tartományán kívüli személynek, ami azt jelenti, hogy ha az e-mail címe a [email protected], akkor csak postafiókját delegálhatja valakinek, akinek e-mail címe véget ér ”@ mycompany.com. „)
Jelölje ki azt a személyt, akinek Ön delegálja, majd kattintson az „OK” gombra a küldött engedélyek megnyitásához.
Az alapértelmezett engedélyek megadják a delegált szerkesztő jogosultságait a Naptár és a Feladatlista számára, de nem engedik meg nekik a Bejövő üzenetek, a Névjegyek vagy a Jegyzetek számára való hozzáférést. Azonban ezekhez a kategóriákhoz módosíthatja az alapértelmezett engedélyt. A lehetőségek a következők:
- Egyik sem: A küldöttnek nincs hozzáférése.
- Bíráló: A küldött elolvashatja az elemeket, de nem szerkesztheti azokat.
- Szerző: A küldött elolvashatja és létrehozhatja az elemeket, valamint módosíthatja és törölheti a létrehozott elemeket (például az értekezlet-kérelmeket vagy feladatokat).
- Szerkesztő: A küldött mindent megtesz, amit a szerző képes megtenni, és megváltoztathatja és törölheti a létrehozott elemeket is.
Ha csak azt szeretné, hogy a küldöttsége kezelje a naptárat (és feladatait, amelyeket más személyekhez rendelhet), akkor az alapértelmezett engedélyek jól fognak működni. A „küldött küldött értekezlethez kapcsolódó üzenetek másolatait kapja” opció be van kapcsolva, így a küldöttnek nem kell hozzáférnie a beérkezett üzenetekhez. Az értekezlet-kérések és a válaszok automatikusan beküldésre kerülnek nekik.
Az Ön küldötte nem látja azokat a találkozókat vagy találkozókat, amelyeket Ön létrehozott és megjelölt magánszemélyként; csak látják, hogy van egy privát találkozó. Ha azt szeretné, hogy láthassák (és szerkesszék) a személyes találkozásait, kapcsolja be a „Delegált láthatja a saját elemeket” opciót.
Végül, általában jó ötlet, hogy bekapcsolja az „Automatikusan küldjön üzenetet a jogosultságok összegzésére” opciót, hogy a küldött tudja, hogy engedélye van a postafiókhoz való hozzáféréshez.
Az OK gombra kattintva térhet vissza a küldöttek paneljéhez. Most már elérhetőek az alján található három lehetőség, amelyek szürkén jelennek meg a küldöttség hozzáadása előtt.
Az alapértelmezett opciómegbeszélési kérelmeket küldjük a küldötteknek, és egy másolatot küldünk Önnek a legtöbb ember számára referencia-munkákhoz, de ha szeretné, az egyik másik lehetőségre vált.
Miután rákattint az „OK” gombra, a küldött hozzáadódik. Most hozzáadhatják a postafiókját az Outlook profiljához, és hozzáférhetnek mindazokhoz, amelyekhez hozzáférést engedtek.
