Hogyan kaphatok Outlook értesítéseket csak fontos e-mailekhez
A Microsoft úgy gondolta, hogy hasznosak, amikor értesítéseket állítanak fel az új e-mailek számára. Ugyanakkor az értesítések állandó akadálya megzavarhatja a gondolatmenetet. Az értesítéseket teljesen ki lehet kapcsolni, vagy még jobb - beállíthatja, hogy az Outlook csak fontos e-mailekről értesítse Önt.
Egy egyszerű szabály létrehozása
Ha bizonyos emberekre, például ügyfelekre, főnökökre vagy családtagjaira kell reagálnia, az Outlook alkalmazás Szabályai segítségével csak bizonyos üzeneteket kaphat. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan állíthat be olyan szabályt, amely csak egy adott küldő e-mail értesítéseit jeleníti meg.
A legegyszerűbb módja ennek a szabálynak az beállítása, hogy e-mailben megkapja az adott személyt. Ebben a példában egy szabályt fogok meghatározni, hogy értesítsen, amikor kapok egy e-mailt a főnökömtől, mert a főnöködtől származó e-mailek mindig fontosak, ugye? Szóval, jobb gombbal rákattintam a How-To Geek főszerkesztőjének, a Whitson Gordonnak az e-mailjére, és válassza a "Szabályok", majd a "Szabály létrehozása" parancsot a felugró menüből.
A „Szabály létrehozása” párbeszédpanelen jelölje ki azokat a feltételeket, amelyekre értesítést szeretne kapni az új e-mailekről. Azonnali értesítéseket akarok kapni a Whitson-tól kapott e-mailekről, ezért kiválasztom az első jelölőnégyzetet.
Azt is kiválasztom a „Küldött” jelölőnégyzetet, és győződjön meg róla, hogy a legördülő listából a nevem van kiválasztva, így értesítést kapok a Whitsonról küldött e-mailekről közvetlenül nekem. Ha nem szeretné, hogy értesítést kapjon azokról az e-mailekről, ahol Ön CC'-t kapott, vagy több címzett közül az egyiket, válassza ki a „csak” opciót az „Elküldött” legördülő listából. Kattintson az „OK” gombra, miután elvégezte a döntéseket.
Megjelenik a „Sikeres” párbeszédpanel, melynek opciója „Futtassa ezt a szabályt most az aktuális mappában lévő üzeneteken”. Kattintson az „OK” gombra. Szeretném megtudni, hogy milyen e-mailek vannak a Whitson üzeneteiben, ezért kiválasztom a jelölőnégyzetet.
Megjelenik a „New Mail Alerts” párbeszédpanel, amely azonnali intézkedést igényel. Jelenleg csak egy e-mailt küldök a Whitson-ból a beérkezett üzeneteimben, így ez az egyetlen, amely ebben a párbeszédablakban szerepel. Ha azonban több e-mailt kaptunk a Whitson-tól, akkor mindannyian szerepelnek itt. Ha közvetlenül szeretne e-mailben megnézni egy e-mailt, válassza ki a megtekinteni kívánt e-mailt, majd kattintson a „Megnyitás elem” gombra. A párbeszédpanel bezárásához kattintson a „Bezárás” gombra.
A „New Mail Alerts” párbeszédablak nyitva marad, amíg a „Bezárás” gombra kattint, még akkor is, ha megnyit egy e-mail üzenetet a párbeszédpanelen, majd bezárja az üzenetet.
További fejlett szabályok létrehozása
A szabályok létrehozásakor további, konkrétabb opciók közül választhat, mint a főszabály létrehozása párbeszédpanelen. Ehhez nyissa meg a „Szabály létrehozása” párbeszédpanelt, amint azt a jelen cikkben leírtuk. Ezután kattintson a „Speciális beállítások” lehetőségre.
A „Szabály varázsló” párbeszédpanel első képernyőjén megjelenik a részletes ellenőrzési feltételek listája. Jelölje be az e-mail értesítések ellenőrzéséhez szükséges feltételek jelölőnégyzeteit. Értesítéseket akarok kapni, amikor csak nekem küldött e-maileket kapok Whitsonból, ezért kiválasztom ezeket a feltételeket.
A kék aláhúzott szöveg olyan link, amelyre kattintva megadhatja az adott állapotban ellenőrizni kívánt értéket. Miután kiválasztotta ezt a feltételt, kattintson a kék linkre az adott állapotban a „2. lépés” mezőben az értékek szerkesztéséhez.
Miután kiválasztotta a kívánt feltételeket, kattintson a „Tovább” gombra.
Most válassza ki az opciókat, hogy jelezze, hogy mit kell tenni a kiválasztott feltételeknek megfelelő üzenetben. Meg tudod csinálni a dolgokat, például áthelyezheted az üzenetet egy adott mappába, továbbíthatjuk egy vagy több személynek, válaszolhatsz egy sablon használatával, vagy jelölhetjük el olvasottként. Szeretnék egy asztali riasztást kapni, amikor kapok egy e-mailt a Whitson-tól, ezért kiválasztom a listában az utolsó opciót, „megjelenít egy asztali riasztást”. Miután kiválasztotta, hogy mit szeretne tenni az üzenet segítségével, kattintson a „Tovább” gombra.
A következő képernyő lehetőséget biztosít a szabály alóli kivételek beállítására, például ha nem akar értesítést kapni, ha az üzenet egy meghívó vagy frissítés. Válasszon olyan kivételeket, amelyeket alkalmazni szeretne a szabályra, majd kattintson a „Tovább” gombra. Nem akarok semmilyen kivételt, ezért csak a „Tovább” gombra kattintva kihagyhatod ezt a képernyőt.
Az utolsó képernyőn megadhat egy nevet a szabálynak, és beállíthat néhány szabály opciót, beleértve az egyiket a „Kapcsolja be ezt a szabályt” azonnal. Ha azonnal szeretné futtatni a szabályt a beérkezett üzenetekben már jelen lévő üzenetekben, válassza a "Futtassa ezt a szabályt most a" Bejövő üzenetekben "üzenetben".
Tekintse át a 3. lépésben található szabály leírását, és kattintson a „Befejezés” gombra, ha elkészült.
Most, amikor kapok egy levelet a Whitson-tól, egy asztali figyelmeztetés jelenik meg a Windows asztalon. Ne feledje, hogy ez különbözik a „New Mail Alerts” párbeszédpaneltől, hanem egy natív Windows értesítéstől. Ha inkább ezt az értesítési stílust részesíti előnyben, akkor minden létrehozott szabályhoz át kell mennie a „Speciális beállítások” menüben..
Szabályainak szerkesztése
A szabályok módosítása, törlése vagy akár ideiglenes kikapcsolása egyszerű. Szeretném módosítani a szabályt, hogy megjelenjen a „New Mail Alerts” párbeszédpanel, nem pedig „Desktop Alert”. Ehhez kattintson az „Otthon” fülre.
Kattintson a „Szabályok” gombra a „Mozgás” részben, és válassza ki a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” pontot a legördülő menüből.
Megjelenik a „Szabályok és figyelmeztetések” párbeszédpanel. Az „E-mail szabályok” lapon kattintson a „Szabály módosítása” gombra, és a legördülő menüből válassza a „Szabálybeállítások szerkesztése” lehetőséget.
Amint azt korábban említettük, a „Szabály varázsló” első képernyője megjeleníti a beérkező e-mail üzenetek feltételeinek listáját. Azok a választások, amelyeket a lista tetején lévő szabálykijelző először állítottam be, és az aktuális beállításokkal kapcsolatos leírás jelenik meg a „2. lépés” mezőben. Nem akarom megváltoztatni a feltételeket, így a „Tovább” gombra kattintok. Ha módosítani szeretné a szabályzat feltételeit, végezze el a módosításokat, majd kattintson a „Tovább” gombra..
A képernyőn a bejövő e-mail üzenetek fogadására szolgáló műveletek listája (a feltételektől függően) letiltom a „Asztali riasztás megjelenítése” opciót, amely a lista tetején jelenik meg, majd kattintson a „Tovább” gombra..
Tegyük fel, hogy inkább a "New Mail Alerts" párbeszédpanelt szeretné megjeleníteni. Görgessen lefelé a műveletek listájának aljára, és jelölje be az „Egy adott üzenet megjelenítése az Új elem riasztás ablakban” jelölőnégyzetet. Az „Új leveles figyelmeztetések” párbeszédpanelen megjelenő üzenet testreszabásához kattintson a „2. üzenet” mezőben lévő „egy konkrét üzenet” linkre..
A „Figyelmeztető üzenet” párbeszédpanelen írjon be egy üzenetet, amely megjelenik az „Új levél figyelmeztetések” párbeszédpanelen, majd kattintson az „OK” gombra..
Ha kivételeket szeretne hozzáadni vagy eltávolítani, kattintson a „Tovább” gombra a kivételek listájának eléréséhez és a módosítások végrehajtásához. A szabály nevének megváltoztatásához vagy a „Szabály varázsló” utolsó képernyőjén más beállítások megváltoztatásához kattintson a „Tovább” gombra a kivételek képernyőjén. Nem akarok semmit sem változtatni, ezért a műveletek képernyőjén a „Befejezés” gombra kattintva fogadom el a módosításokat, és bezárom a „Szabály varázslót”.
Visszatér a „Szabályok és figyelmeztetések” párbeszédpanelen. A bezáráshoz kattintson az „OK” gombra. A szabály azonnal elindításához kattintson az „E-mail szabályok” lap tetején található „Futtassa a szabályokat most” gombra.
A "Run Rules Now" párbeszédpanelen a "Run to read" mezőben jelölje be a futtatni kívánt szabály jelölőnégyzetét, majd kattintson a "Run Now" gombra..
MEGJEGYZÉS: A szabály futtatása után a „Run Rules Now” párbeszédpanel nem záródik le automatikusan. A bezáráshoz kattintson a „Bezárás” gombra. A „Szabályok és figyelmeztetések” párbeszédpanel nem záródik be automatikusan, így az „OK” gombra kattintva zárja be.
A "New Mail Alerts" párbeszédpanel az egyéni üzenettel a tetején jelenik meg.
Az Outlook Szabályok szolgáltatása számos lehetőséget kínál az e-mail üzenetek automatikus kezelésére. Az adott üzenetek bizonyos mappákba kerülhetnek, az e-mail üzenetekkel kapcsolatos műveleteket végezhetünk el a szövegsorban, vagy akár bizonyos feltételek mellett automatikusan törölhetjük az üzeneteket. Az Outlook szabályok elsöprőnek tűnhetnek az összes rendelkezésre álló opció miatt. Ha azonban tudja, hogyan kíván kezelni bizonyos e-mail üzeneteket, akkor nem olyan nehéz létrehozni és kezelni saját szabályait.
