Hogyan lehet gyorsan beilleszteni a szövegeket a Microsoft Word programba az AutoText segítségével
Mindannyiunknak van néhány nagy darabja, amelyeket rendszeresen kell megírnunk, mint a címet, hosszú neveket vagy kifejezéseket, vagy akár gyakran használt táblákat és képeket. A Word AutoText funkciója lehetővé teszi, hogy ezeket a darabokat tárolja, és gyorsan beilleszthesse azokat néhány billentyűleütéssel, így kevesebb időt írhat le.
Az AutoText szolgáltatás már hosszú ideje része az Office-nak, de most már része az Office 2007-hez hozzáadott Gyors alkatrészeknek. Az automatikus szövegbevitel mellett a Gyors alkatrészek funkció lehetővé teszi a dokumentum tulajdonságainak beillesztését (például a cím és a szerző ) és mezők (például dátumok és oldalszámok). A Quick Parts és az AutoText bejegyzések „Building Blocks” néven is ismertek, és a Word számos előre meghatározott építőelemet tartalmaz. Azt is hozzáadhat annyi egyedi építőelemet, amennyit csak akar.
MEGJEGYZÉS: Korábban írtunk arról, hogyan kell más szövegekből származó szöveget hivatkozni a Word programban, így az újrafelhasználható tartalmat más dokumentumokba is beillesztheti, amelyek automatikusan frissülnek. Az ebben a cikkben tárgyalt trükk hasonló az automatikus szövegbevitelhez. Azonban, ha a tartalmat AutoText bejegyzéssel helyezi be, a tartalom nem frissül automatikusan, ha megváltoztatja az automatikus szövegbevitelt.
Vannak más szoftverek is, mint a Windows ingyenes PhraseExpress, amely hasonló feladatot lát el a rendszer egészében. Ez nagyszerű, mert minden alkalmazásban működik, nem csak a Word-ben, de az AutoText rendelkezik néhány saját előnyével: több formázási lehetősége van (különösen a Word-specifikus), mint a PhraseExpress, és bárhol is elérhető. Ha például nem engedélyezheti harmadik féltől származó programok telepítését a munka számítógépére, akkor továbbra is használhatja az Automatikus szöveget.
Csak az AutoText bejegyzéseket tárolhatja sablonokban, nem maguk a dokumentumokban. Alapértelmezés szerint az új AutoText bejegyzések a Normal.dotm sablonban tárolódnak. Ez korlátozza az automatikus szövegbejegyzések elérhetőségét csak a gépére, kivéve, ha megosztja a Normal.dotm sablont más gépekkel. Automatikus szövegbeviteli bejegyzéseket adhat hozzá az egyéni sablonokhoz, de vannak olyan korlátozások, amelyekkel ezt a cikket később tárgyaljuk.
Új automatikus bejegyzés létrehozása
Először hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és adja meg a hozzáadni kívánt tartalmat (szöveg, képek, táblázatok stb.) Automatikus bejegyzésként. Ezután jelölje ki a tartalmat, és kattintson a „Beszúrás” fülre.
Ha azt szeretné, hogy az automatikus szövegbeviteli szöveget a bekezdés formázásával együtt a bejegyzés összes bekezdésére, beleértve az utolsó bekezdést is tárolja, győződjön meg róla, hogy az utolsó bekezdés végén található bekezdésjelzés szerepel-e a kiválasztásban. A bekezdés jelölés tárolja a bekezdés formázását. Ha nem választja ki a bekezdésjelet a bekezdés végén, akkor a bekezdés beszúrja a környező szöveg bekezdésstílusát. Ha nem látja a bekezdésjelet az egyes bekezdések végén, akkor kiválaszthatja, hogy megjelenjen-e az opciókban. Az AutoText tartalomra alkalmazott karakterformázás automatikusan tárolódik az Automatikus szöveg bejegyzésben.
A „Szöveg” szakaszban kattintson a „Gyors részek felfedezése” gombra, és mozgassa az egeret a „Automatikus szöveg” feliratra a legördülő menüben. Ezután válassza ki a „Kiválasztás mentése az AutoText Galériába” almenüből.
MEGJEGYZÉS: A „Gyors részek” menüben közvetlenül a „Save Selection to Quick Part Gallery” opciót láthatja. Ez az opció hozzáadja a kijelölt szöveget „Gyors részek” bejegyzésként, nem pedig „AutoText” bejegyzésként. A „Gyors alkatrészek” és az „Automatikus szöveg” bejegyzések egyaránt építőelemek. Ezzel hozzáadhatja a bejegyzést, de meg fogjuk vitatni, hogy hozzáadjuk-e az automatikus szövegbevitelt.
Megjelenik a „Új épület blokk létrehozása” párbeszédpanel. Adjon meg egy nevet az AutoText bejegyzésnek a „Név” mezőben.
Javasoljuk, hogy az AutoText bejegyzések nevét eléggé különbözzék, így csak a karakter néhány karakterét kell beírni minden egyes bejegyzés beillesztéséhez. Ha több AutoText bejegyzésnek nagyon hasonló neve van, elegendőnek kell lennie a névnek, így a Word tudja, hogy melyik bejegyzést kívánja beilleszteni.
A bejegyzés kategóriáját is megváltoztathatja. A „Kategória” legördülő listában egy „Új kategória létrehozása” opció található, amely lehetővé teszi, hogy ezt az automatikus szövegbejegyzést hozzáadja egy egyéni kategóriához. Megváltoztathatja azt a „Galéria” -t is, amelyben a bejegyzés létrejön.
A „Beállítások” legördülő listában megadhatja, hogy a bejegyzés hogyan kerül a dokumentumba. Ha beír egy kis szöveget, például egy cégnevet, válassza a „Csak tartalom beszúrása” pontot, amely beilleszti a bejegyzés tartalmát a kurzorba. A tartalmat saját bekezdésként vagy saját oldalára is beillesztheti (tökéletes a szabványos fedőlapok létrehozásához).
Fogadja el a „Mentés” legördülő listában az alapértelmezett beállítást. Ezzel elmentheti az Automatikus szöveg bejegyzését a Normál sablonba.
Miután beállította az új automatikus szövegbejegyzést, kattintson az „OK” gombra.
Amikor bezárja az utolsó megnyitott Word dokumentumot, a következő párbeszédpanel megkérdezheti, hogy szeretné-e elmenteni a Normal.dotm sablonon végrehajtott módosításokat, ha bekapcsolta a beállítást, amely arra kéri, hogy mentse a Normál sablont. Az „Automatikus szöveg” bejegyzés mentéséhez a „Normal.dotm” sablonban kattintson a „Mentés” gombra.
Az automatikus szöveg beillesztése egy dokumentumba
Most, hogy létrehoztunk egy új AutoText bejegyzést, helyezzük bele egy dokumentumba. Hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson ismét a „Beszúrás” fülre, és mozgassa az egeret a „Automatikus szöveg” feliratra a legördülő menüben. Észreveszed, hogy a hozzáadott AutoText bejegyzés közvetlenül az „AutoText” almenüben érhető el. Válassza ki azt a tartalom beillesztéséhez.
Az AutoText bejegyzést egyszerűen csak az AutoText bejegyzés nevének megadásával helyezheti be. Egy kis felugró ablak jelenik meg a megfelelő AutoText bejegyzés nevével és az utasításokkal, amelyek segítségével beírhatja az „Enter” -t. Nyomja meg az „Enter” gombot a teljes AutoText bejegyzés beillesztéséhez a dokumentumba. Az „F3” gomb megnyomásával.
Az AutoText bejegyzés tartalma beillesztésre kerül, az eredeti sorszakadással és formázással együtt.
Az AutoText bejegyzések gyorsabb és könnyebb beillesztéséhez hozzáadhatja az „AutoText” gombot a Gyorselérési eszköztárhoz.
Hogyan lehet bekapcsolni az „Automatikus kiegészítésekre vonatkozó javaslatok megjelenítése”
Ha nem látja az AutoComplete javaslatot, amikor beírja az automatikus szövegbeviteli nevet, előfordulhat, hogy be kell kapcsolnia az „Automatikus kiegészítés javaslatok megjelenítése” opciót.
Az „Automatikus kiegészítésekre vonatkozó javaslatok megjelenítése” bekapcsolásához nyisson meg egy meglévő Word-dokumentumot, vagy hozzon létre egy újat, és kattintson a „Fájl” fülre.
A backstage képernyőn kattintson a bal oldalon található opciók listáján az „Options” lehetőségre.
A „Word beállítások” párbeszédpanel bal oldalán található elemek listájában kattintson a „Speciális” gombra.
A „Szerkesztési lehetőségek” részben kattintson az „Automatikus kiegészítésekre vonatkozó javaslatok megjelenítése” jelölőnégyzetre, így a jelölőnégyzet be van jelölve.
Most már megnyomhatja az „Enter” gombot, miután beírta az AutoText bejegyzés nevének egy részét.
Egy meglévő automatikus szövegbeviteli tartalom szerkesztése
Mondja, hogy új otthonába költözött, és meg kell változtatnia a címet az Automatikus szöveg bejegyzésben. Ez könnyű. Egyszerűen írja be a bejegyzést egy új Word-dokumentumba, válassza ki azt, majd lépjen be az „AutoText” almenübe, amint azt korábban megvitattuk. A meglévő AutoText bejegyzések alatt az almenüben válassza ki a „Kiválasztás mentése az automatikus szövegtár galériába” lehetőséget.
Írja be ugyanazt a nevet, mint a meglévő AutoText bejegyzés a "Név" szerkesztési mezőbe, és kattintson az "OK" gombra.
Megjelenik egy megerősítő párbeszédpanel. Kattintson az „Igen” gombra az előző AutoText bejegyzés helyettesítéséhez az újra.
Most beillesztheti a frissített AutoText bejegyzést bármely új vagy meglévő Word-dokumentumba, mint korábban.
MEGJEGYZÉS: Ne feledje, hogy az AutoText bejegyzés megváltoztatása NEM változtatja meg a bejegyzés tartalmát a már meglévő dokumentumokban. Az AutoText bejegyzés felülvizsgált tartalmát csak akkor használják, ha bármikor beírják a bejegyzést.
Egy meglévő automatikus szövegbevitel bejegyzésének szerkesztése
Az AutoText bejegyzés tartalmának szerkesztése mellett módosíthatja a bejegyzés tulajdonságait is, például a sablont, amelyben tárolja, a kategóriát stb..
Ehhez hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson a „Beszúrás” fülre, majd kattintson a „Gyors részek felfedezése” gombra a „Szöveg” részben. A legördülő menüben válassza az „Építési blokkok szervezője” lehetőséget.
Megjelenik a „Építőelemek rendezője” párbeszédpanel. Megjelenik az összes „Építőelemek” listája, amelyek mindegyik „Névét” jelzik, és melyik „Galéria”, „Kategória” és „Sablon” vannak benne. A „Galéria” betű szerinti sorrendben vannak felsorolva. Az új „Cím” bejegyzés szerepel a tetején, mert ez az „AutoText” galériában található. Kattintson a bejegyzésre annak kiválasztásához. A párbeszédablak jobb oldalán megjelenik a bejegyzés előnézete.
A „Cím” bejegyzés kiválasztása után kattintson a „Tulajdonságok szerkesztése” gombra az „Építőelemek” listája alatt.
Ugyanaz a párbeszédpanel jelenik meg, mint amikor létrehozta az automatikus szövegbevitelt; azonban most már az „épület blokkjának módosítása”. Megváltoztatjuk az „Opciót” -ra „Tartalom beillesztése saját bekezdésébe, így a cím mindig egy külön sorból indul be, még akkor is, ha a kurzor egy másik sor végén van. Kattintson az „OK” gombra, miután elvégezte a változtatást.
Ismét megjelenik egy megerősítő párbeszédpanel, amely megerősíti, hogy ki szeretné cserélni az AutoText bejegyzést a felülvizsgált verzióval. Kattintson az „Igen” gombra.
AutoText bejegyzés törlése
Ha rájössz, hogy már nem kell AutoText bejegyzés, törölheti azt az építőelemekből. Az AutoText bejegyzés törléséhez nyissa meg a „Building Blocks Organizer” párbeszédpanelt az utolsó részben leírtak szerint. Jelölje ki a törölni kívánt automatikus szövegbevitelt, majd kattintson a „Törlés” gombra az „Építőelemek” listája alatt.
Megjelenik egy megerősítő párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy biztos-e törölni szeretné a kiválasztott építőelemet, ebben az esetben egy automatikus szövegbevitelt. A bejegyzés törléséhez kattintson az „Igen” gombra. Visszatér a „Épületblokkok szervezője” párbeszédpanelen. A bezáráshoz és a dokumentumhoz való visszatéréshez kattintson a „Bezárás” gombra.
Úgy tűnik, hogy az egyéni sablont használva az AutoText-nek van egy zavarja. Testreszabott automatikus szövegbeviteli bejegyzéseket teszteltünk egy egyéni sablonba, de amikor létrehoztunk egy új dokumentumot a sablon alapján, az Automatikus szöveg bejegyzés nem volt elérhető. Amikor azonban létrehoztunk egy új dokumentumot a Normál sablon alapján, majd csatoltuk az egyéni sablont ehhez a dokumentumhoz, az AutoText bejegyzés elérhető volt. Tehát, ha a saját testreszabott sablonjában szeretné menteni az automatikus szövegbejegyzéseket, győződjön meg róla, hogy csatolta a sablonokat a dokumentumokhoz, miután létrehozta őket, vagy egyébként az automatikus szövegbejegyzések nem lesznek elérhetők. Ha másképp találja, kérjük, értesítse velünk a megjegyzéseket.
A Word (2003 és korábbi) régebbi verziói lehetővé tették, hogy az Automatikus szövegbeviteleket egy sablonról a másikra másolja. A Word 2007-hez hasonlóan azonban ez a funkció eltávolításra került.
