A Microsoft Word más dokumentumaiból származó szöveg referenciája
Valószínűleg van olyan szövege, amelyet gyakran ír be a Word-dokumentumokba, például a címeket. Ahelyett, hogy ezt a szöveget minden alkalommal megpróbálná újra beírni, ezt a közös szöveget egyetlen Word-dokumentumba helyezheti, és más dokumentumokban is hivatkozhat - akkor is automatikusan frissíti az összes dokumentumát, ha módosítja azt.
Mondja el, hogy a címet a dokumentumok láblécébe kívánja helyezni, de a cím változik időről időre. A címet külön, közös Word-dokumentumban tárolhatja, és a jelentésben egy mezőt használhat a szövegnek a közös dokumentumból való kihúzásához, és frissítheti, amikor változik. Megmutatjuk, hogyan kell ezt megtenni.
Először hozzon létre egy új Word-dokumentumot, amely a más Word-dokumentumokba illeszteni kívánt cím tárolójaként szolgál. Mentse el olyan helyre, amely más dokumentumok által elérhetővé válik. Például ne mentse azt olyan hálózati meghajtóra, amelyre nem mindig fér hozzá.
Könyvjelzőket fogunk használni a közös dokumentumunkban található címre. Írja be a szöveget, amelyet be szeretne helyezni más dokumentumokba (esetünkben a címre). Hozzon létre egy könyvjelzőt a név kiemelésével, majd lépjen be a Beszúrás> Könyvjelzőbe és adja meg a nevet, például a „Cím”. Tekintse meg a Word-ben található könyvjelzők útmutatóját az ezek létrehozására vonatkozó információkért.
Ne feledje, hogy a könyvjelzők neve nem tartalmazhat szóközt. Javasoljuk, hogy a könyvjelző nevét a közös információfájl minden egyes elemére helyezze el, így könnyen tudja, hogy melyik nevet kell használni. Ez különösen akkor hasznos, ha a közös dokumentumban sok újrafelhasználható elemet szeretne. Példánkban a közös információs dokumentumhoz adtuk a címünket, és az elem fölé helyeztük a „Cím” nevű könyvjelző nevét.
Miután hozzáadta az elemet a közös dokumentumhoz, mentheti és bezárhatja. Nyissa meg azt a dokumentumot, amelybe be kívánja helyezni a címet, és helyezze a kurzort arra a helyre, ahová a szöveget szeretné elérni. Példánkhoz hozzáadunk egy láblécet, és beillesztjük a címet.
Az INCLUDETEXT mezőkóddal a közös dokumentumban létrehozott könyvjelzőre hivatkozunk. Ehhez nyomja meg a „Ctrl + F9” gombot a terepi kód zárójelének beillesztéséhez.
MEGJEGYZÉS: Nem csak normál zárójeleket írhat be a terepi kódok köré. A „Ctrl + F9” használatával be kell illeszteni a megfelelő típusú zárójeleket.
A kurzor automatikusan a zárójelek közé kerül. Írja be a következő szöveget a zárójelek közé, és a „” szót a teljes Word-hez való helyettesítésével helyettesítheti, amely tartalmazza a beillesztendő nevet. Cserélje ki a „” szót a közös dokumentumban szereplő elemhez rendelt könyvjelzővel.
INCLUDETEXT ""
MEGJEGYZÉS: Ne írja be a zárójeleket a mezőkódba.
Például az alábbi mezőt a mező kódjainak zárójelei közé írta:
INCLUDETEXT "C: Felhasználók Lori Dokumentumok Általános információk CommonInformation.docx" Cím
MEGJEGYZÉS: Dupla backslash-eket kell használnunk az útvonalon, mint mi. Győződjön meg róla, hogy a fenti kódot a mezőbe írva egyenes idézeteket, nem okos idézeteket használ.
Ahhoz, hogy megragadja a címet a közös dokumentumból, és beillesztheti azt a beírt mező kódjába, kattintson a jobb gombbal a mező kódjára, és válassza ki a „Frissítés mező” elemet a felugró menüből.
A cím megjelenik a dokumentumban. Ha a "Könyvjelzők megjelenítése" opció be van kapcsolva, a zárójelek még mindig a cím körül jelennek meg. Ismét tekintse meg a könyvjelzőkről szóló cikkünket, hogy megtudja, hogyan kapcsolhatja ki ezt az opciót. Lehet, hogy a mező kódja is árnyékos. Ezt azonban kikapcsolhatja.
Ha módosítani szeretné a terepi kódot, akkor újra megjelenítheti a kódot, nem pedig az eredményt. Ehhez kattintson a jobb gombbal az eredményre, és válassza ki a „Toggle Field Codes” lehetőséget a felugró menüből. A mezőkódba beírt szöveg újra megjelenik, és szerkesztheti. Egyszerűen frissítse a mezőt az új eredmény megjelenítéséhez.
Miután létrehozta a közös dokumentumot, tárolhat más elemeket, amelyeket gyakran ír be a Word dokumentumokba. Egyszerűen használjon külön INCLUDETEXT mezőt a Word dokumentumokban minden olyan információhoz, amelyet automatikusan be szeretne illeszteni a közös dokumentumból.
