A rejtett személyes adatok eltávolítása A Microsoft Office hozzáadja a dokumentumokat

A Microsoft Office elrejti a rejtett metaadatokat az Office dokumentumaiban, beleértve azt is, hogy mennyi ideig dolgoztak rajta, a dokumentumon dolgozó személyek nevét, a dokumentum létrehozásakor, valamint a dokumentum korábbi verzióit is.

Mielőtt nyilvánosságra hozza az Office-dokumentumokat, vagy elküldi őket valakinek, valószínűleg ellenőrizni fogja, milyen rejtett információkat tartalmaz a dokumentum, és távolítsa el az érzékeny adatokat. Ez a metaadat sértheti a magánéletét, vagy esetleg kínos lehet.

A rejtett adatok megtekintése és eltávolítása

Az Office 2013 vagy az Office 2010 programban kattintson a Fájl menüre, kattintson az Info elemre, és a Dokumentum ellenőrzése eszköz lesz a front- és a központ, amely tájékoztatja Önt a dokumentum potenciálisan érzékeny információiról. Ez az információ sokkal nyilvánvalóbb, mint az Office korábbi verzióiban, de még mindig könnyen hiányzik, ha nem tudja, hogy az Office hozzáadja ezeket az érzékeny adatokat a dokumentumaihoz.

Az Office 2007 alkalmazásban kattintson a szalagon található Office orb gombra, mutasson a Készítés gombra, majd kattintson a Dokumentum ellenőrzése gombra.

Ha meg szeretné tekinteni a dokumentumban található rejtett metaadatokat, kattintson a Problémák ellenőrzése gombra, kattintson a Dokumentum ellenőrzése elemre, és válassza ki azokat a metaadatokat, amelyeket meg szeretne vizsgálni. A metaadatok minden típusára csak a kiválasztott elemeket hagyhatja a dokumentum megvizsgálásához.

Kattintson az Ellenőrzés gombra, és az Office megvizsgálja a dokumentumot a metaadatokhoz. Az eltávolításhoz kattintson az Eltávolítás gombra.

Ne feledje, hogy a metaadatok nagy részét nem tudja helyreállítani a törlés után. Ezért a Microsoft javasolja a dokumentum új példányának létrehozását (használja a Mentés másként funkciót) a metaadatok eltávolítása és a dokumentum közzététele előtt. Ezután a metaadatokkal együtt megkapja a dokumentum másolatát. Természetesen, ha egyáltalán nem akarod ezt a metaadatot, egyszerűen törölheted anélkül, hogy aggódnánk a másolat megőrzéséről.

Milyen típusú metaadatokkal rendelkezik az Office Save?

Az Office a dokumentum tulajdonságait, beleértve a szerzőt, a tételt, a címet, a dokumentum létrehozásának dátumát, a legutóbbi módosításakor, és a dokumentumon töltött időt is menti. Ezek a tulajdonságok tartalmazzák a dokumentum, e-mail fejlécek és egyéb kapcsolódó információk létrehozásakor használt sablonok nevét is. Ez potenciálisan kínos lehet - például küldhet egy TPS-jelentést a főnökének, és azt mondhatja, hogy egész nap dolgozott egyedül. A metaadatok azonban csak néhány percig tudták felfedezni a TPS-jelentésen dolgozni, együttműködve más emberekkel, és egy olyan sablont használtunk, amely a „Useless TPS Report Template” nevet használta. Még ennél is rosszabb, hogy más adatvédelmi vonatkozások is vannak itt - érdemes lehet közzétenni egy dokumentumot az interneten anélkül, hogy a neve hozzá lett volna rendelve, de a neve alapértelmezés szerint megjelenik a dokumentum tulajdonságaiban.

A fejlécek, a láblécek, a vízjelek és a rejtett szövegként formázott szövegek is szerepelhetnek, de nem jelennek meg, ha a dokumentumot áthúzza. Az eszköz megmondja, hogy a dokumentum tartalmazza-e ezt az információt.

Ha a dokumentum írásakor együttműködött más emberekkel, még több adatot tartalmaz. A metaadatok megjelenítik mindazok nevét, akik a dokumentumon dolgoztak, valamint megjegyzéseket, felülvizsgálati jeleket, tintajegyzeteket és a dokumentum korábbi verzióit. Ha olyan dokumentumot tesz közzé, amelyet dolgozott, valószínűleg el akarja távolítani az összes adatot, nem pedig megosztani.

Hogyan lehet megállítani az irodát a metaadatok mentéséről

Sajnos, a dokumentumellenőrző eszközt kell használnia az érzékeny adatok eltávolítására minden egyes dokumentumról, mielőtt közzétenné vagy megosztaná azt valakivel. Nincs beépített módja annak, hogy egyszerre több dokumentumból eltávolítsa ezt az információt, és nincs olyan Office-beállítás, amely megakadályozná, hogy az Office ezeket az adatokat a dokumentumokhoz alkalmazza.

Azonban az Office automatikusan mentheti a metaadatokat minden egyes fájl mentésekor. Ezt a beállítást minden egyes dokumentumhoz alkalmazni kell - ez egy dokumentum-specifikus beállítás, nem egy egész rendszerre kiterjedő beállítás.

Annak megakadályozásához, hogy az Office a dokumentumokkal együtt mentse a metaadatokat, kattintson a Fájl menüre, kattintson a Beállítások gombra, és válassza ki a Megbízható központ kategóriát. Kattintson a Trust Center Settings gombra, majd válassza az Adatvédelmi beállítások lehetőséget. Engedélyezze a „Személyes adatok eltávolítása fájltulajdonságok mentése” opcióban. Ha szürkén jelenik meg, kattintson az alábbi Dokumentumellenőrző gombra, futtassa a Dokumentumfelügyelőt, és távolítsa el az összes dokumentum személyes adatait. Ezután kattintson a jelölőnégyzetre.

Ne feledje, hogy ezt az opciót minden dokumentum esetében külön kell módosítania.

Ezek az információk hasznosak lehetnek, és egyesek még az együttműködés vagy a vállalatok számára is kulcsfontosságúak ahhoz, hogy nyomon kövessék a dokumentumon dolgozó személyeket. De amikor itt az ideje, hogy közzétegye a dokumentumot, valószínűleg el akarja távolítani a metaadatokat.