Adatbevitel korlátozása az Excel-ben adatellenőrzéssel

Ha Excel-táblázatokat használ más emberek adatainak gyűjtésére, de úgy találja, hogy gyakran hibás információval töltik be gondosan tervezett celláikat, az adatok hitelesítése segíthet.

Ez az eszköz lehetővé teszi bizonyos cellák korlátozását, hogy csak megfelelően formázott adatokat engedélyezzen. Ha valaki belép a semmibe, ami nem feltétlenül ott van, mint a „repülőtéri ebéd” a „$ 15.68” helyett, egy költségjelentés-Excel elutasítja a bevitelt, amíg nem kapja meg a helyes. Gondolj úgy, mint egy passzív-agresszív módon, hogy megbizonyosodj arról, hogy az emberek nem pazarolják az idejét.

Például itt van a How-To Geek alapkiadási munkalapja. Tegyük fel, hogy szeretnénk biztosítani, hogy az emberek csak olyan számértékeket írjanak be, amelyek valutaként vannak formázva (vagyis néhány számjegyet, majd tizedespontot, majd két további számjegyet) bizonyos cellákba..

Először válassza ki a korlátozni kívánt cellákat.

Váltson át a szalag „Adat” lapjára, majd kattintson az „Adatellenőrzés” gombra. Ha az ablak nem teljes méretű, és nem látja a címkéket, akkor ez az ikon két vízszintes doboz, zöld pipa és egy piros keresztbe.

Az Adatellenőrzés ablakban a „Beállítások” lapon kattintson az „Engedélyezés” legördülő menüre. Itt beállíthat egy bizonyos típusú bemenetet a kiválasztott cellák engedélyezéséhez. Költségjelentésünkben ragaszkodunk ahhoz, hogy a felhasználók két tizedes értékű számot helyezzenek el, így a „Decimal” opciót választanánk. Más kritériumokat is kiválaszthat, mint például arról, hogy egy cellában szöveg, idő vagy dátum, meghatározott hosszúságú szöveg vagy akár saját egyéni érvényesítés is rendelkezésre áll..

Bármilyen típusú adatot válasszon az „Engedélyezés” legördülő menüben, megváltoztatja az Ön számára elérhető beállításokat a „Beállítások” lap többi részén. Mivel számszerű értéket akarunk a pénznemnek megfelelően, az „Adatok” legördülő értéket a „közbenső” beállításra állítjuk. Ezután a minimális értéket 0,00 és 10000,00 értéket állítjuk be, ami eléggé elég ahhoz, hogy kielégítsük az igényeinket.

A teszteléshez kattintson az „OK” gombra az érvényesítési beállítások alkalmazásához, majd próbálja meg helytelen értéket adni. Ha például az étkezés költsége helyett a reggeli értékére írjuk be a „palacsintát”, hibaüzenetet kapunk.

Bár ez nem korlátozza az embereket, hogy csak a megfelelő típusú adatokat írja be, nem ad visszajelzést arról, hogy milyen típusú adatokra van szükség. Szóval, állítsuk fel.

Menjen vissza az Adatellenőrzés ablakba (Adatok> Adatellenőrzés a szalagon). Itt két lehetőséged van (és mindkettőt, ha akarod). A „Beviteli üzenet” lapon lehetőség van arra, hogy egy felbukkanó eszköz tipp mutassa meg az embereknek a kívánt adattípust, amikor kiválaszt egy cellát, amelyre az adatellenőrzés be van kapcsolva. Használhatja a „Hiba riasztás” lapot, hogy testreszabja azt a hibát, amit lát, ha rossz adatot ad meg.

Lépjen át az „Input Message” fülre. Itt ellenőrizze, hogy be van-e kapcsolva a „Beviteli üzenet megjelenítése a cella kiválasztásakor” opció. Ezután adja meg a beviteli eszköztippet egy címet és egy szöveget. Amint az alábbiakban látható, az egyik cellára kattintva megjelenik az üzenet, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy mit várnak.

A „Hiba riasztás” lapon testreszabhatja azt a hibaüzenetet, amelyet az emberek látnak, amikor hibás adatot adnak meg. Ellenőrizze, hogy be van-e kapcsolva az „Érvénytelen adatok beírása után megjelenő hibajelzés” opció. Válasszon egy hibaüzenetet a „Stílus” legördülő menüből. A Stop (piros kör, az X), a Figyelmeztetés (sárga háromszög felkiáltójel) vagy az Információ (kék kör, kisbetűvel, „i”), attól függően, hogy milyen erősnek tűnik az üzenet találkozása.

Írja be az üzenet címét, az üzenet szövegét, majd nyomja meg az „OK” gombot a befejezéshez.

Ha valaki megpróbál helytelen adatokat megadni, akkor a hibaüzenet egy kicsit hasznosabb (vagy szarkasztikus, ha tetszik).

Ez egy kicsit többletmunka, amely az adatok validálását teszi lehetővé, de később sok időt takaríthat meg, ha táblázatokat használ más emberek adatainak gyűjtésére. Még a saját hibáinak megakadályozására is hasznos. És ez kétségtelenül igaz, ha olyan képleteket vagy bármilyen automatizálási feladatot állított be, amely erre az adatra támaszkodik.