E-mailek (és egyéb elemek) mentése fájlként a Microsoft Outlook programban
Az Outlook e-mailjeit, névjegyeit és találkozóit külön fájlként mentheti el. Ezeknek az elemeknek a mentése segíthet gyorsabban és könnyebben elérni őket. Ez kényelmes módja bizonyos üzenetek biztonsági mentésének vagy megosztásának, vagy egyszerűen hozzáférhetővé tétele.
E-mail üzenet mentése fájlként
Először nézzük meg, hogyan menthetjük az üzeneteket fájlként az Outlook programban. Ez hasznos lehet, ha az e-mail biztonsági másolatot szeretne a számítógépen (vagy más számítógépre másolni), vagy ha később szeretné használni az üzenetet sablonként a későbbi üzenetekhez.
Indítsa el a menteni kívánt üzenet megnyitásával. Az e-mail ablakban kattintson a „Fájl” menüre a szalagon.
Válassza ki a „Save As” parancsot.
A „Mentés másként” menüben lépjen a menteni kívánt helyre, majd írja be a fájl nevét. Alapértelmezés szerint az Outlook az üzenet tárgysorával nevezi meg, de ezt megváltoztathatja a kívánt módon.
Az „Mentés másként” legördülő menüben az üzenetet különböző típusú fájlokként is elmentheti. Az alapértelmezett az Outlook üzenet formátuma. Ha ezt választja, egyszerűen kattintson duplán a fájlra, hogy újra megnyissa az Outlookot. Néhány más lehetőség közül választhat:
- Csak szöveg: Amikor az üzenetet csak szöveges fájlként menti el, csak a szavakat, nem pedig formázást vagy képeket tárolja.
- Outlook-sablon: Az üzenet Outlook-sablonként való mentése azt jelenti, hogy a formázást a jövőbeni e-mailekhez is alkalmazhatja. Amikor megnyitja a fájlt, az Outlook új üzenetet hoz létre a fájl tartalmával, amelyet azután el tud címezni és küldeni.
- HTML: Az üzenet mentése HTML-dokumentumként azt jelenti, hogy az e-maileket egy weboldalon megtekintheti. Bármely webböngészőben megnyithatja az üzenetet.
- MHT: Az MHT fájl egy weblap archív fájl. A HTML-fájlhoz hasonlóan webböngészőben is megtekinthető. Ellentétben az MHT-fájlokkal, a HTML-fájl az összes szöveget, kódot, képet és más adathordozót egyetlen fájlba menti.
Ha elkészült, kattintson a „Mentés” gombra.
Az üzenet most fájlként mentésre kerül.
E-mail üzenet PDF formátumú mentése
Az e-maileket PDF formátumban is mentheti a Microsoft Office beépített PDF nyomtatójával. A PDF-fájlként történő mentés egy nagyszerű módja annak, hogy elmentse az üzenetek biztonsági másolatát, amelyet a megfelelő formázással olvashat.
Az üzenetablakban kattintson a "Fájl" menüre a szalagon.
Kattintson a „Nyomtatás” parancsra.
Kattintson a „Nyomtató” legördülő menüre, majd válassza a „Microsoft Print to PDF” opciót.
Ne feledje, hogy ha van egy másik PDF-létrehozó alkalmazás, amely telepítve van a számítógépen (vagy ha MacOS-ot használ), az itt megadott lehetőségek eltérőek lehetnek. Ha például telepítve van az Adobe, akkor valószínűleg megjelenik az „Adobe PDF” lehetőség. Ez ugyanúgy működik.
Ezután kattintson a „Nyomtatás” gombra.
A megnyíló „Mentés PDF As” ablakban válassza ki, hogy hol kívánja menteni a PDF-fájlt, írjon be egy fájlnevet, majd kattintson a „Mentés gombra.
Most PDF-fájlként mentette el az e-mailt.
Megjegyezzük, hogy mivel csak PDF-renderelőmotorra nyomtat, ugyanaz a trükk pontosan ugyanúgy működik, mint bármelyik elem mentése az Outlook-ban (névjegyek, találkozók stb.) A PDF-be.
Kapcsolat mentése fájlként
A névjegyeket fájlként is mentheti az Outlook alkalmazással. Ez majdnem ugyanúgy működik, mint az üzenetek mentése, és hasznos lehet az egyes kapcsolatok biztonsági mentésekor, vagy az új számítógépre való áthelyezésben. A névjegyek Vcard Files (CVF) - formátumban is tárolódnak, amelyeket sok más, a kapcsolatokkal működő alkalmazás használ. Ez megkönnyíti a névjegy átadását egy másik alkalmazásba, vagy egy másik felhasználónak egy névjegy információ küldését annak érdekében, hogy importálhassák azt bármilyen alkalmazásba.
A Kapcsolat ablakban kattintson a "Fájl" gombra a fő szalagon.
Kattintson a „Mentés másként” parancsra.
A „Mentés másként” ablakban keresse meg a menteni kívánt névfájl helyét, és módosítsa a nevet, ha akarja.
Az üzenetekhez hasonlóan a „Mentés másként” legördülő menüből néhány különböző fájlformátumot választhat:
- Csak szöveg: Ha a névjegyet csak szöveges fájlként menti el, csak a szavakat, nem formázást vagy képeket tárolja.
- Gazdag szövegformátum: A névjegy mentése gazdag szöveges fájlként azt jelenti, hogy többféle formázást is menthet, például merész és italticsot, valamint képeket a fájlba. Ez a formátum hasznos lehet, ha van egy kép a névjegykártyával.
- Outlook üzenet formátum: Amikor elmenti a partnerét az Outlook üzenet formátumába, megnyithatja azt az Outlookban (még egy másik számítógépen is), és úgy fog működni, mint bármely más Outlook-névjegy. De akkor ugyanúgy viselkedik, ha az alapértelmezett VCF formátumba mentjük, így itt nincs sok előny.
Ha elkészült, kattintson a „Mentés” gombra.
Most fájlként mentette el a kapcsolatot.
Egy találkozó (vagy egész naptár) mentése fájlként
Ugyanúgy, mint más Outlook-elemeknél, a találkozókat fájlként is elmentheti. Míg az egyes találkozók mentett másolatait nem közelítheti meg, akkor az Outlook támogatja a vCalendar szabványt, ami azt jelenti, hogy elmenthet egy találkozót, elküldheti valakinek, majd importálhatja azt egy másik támogatott alkalmazásba.
Nyissa meg a menteni kívánt találkozót. A találkozóablakban kattintson a „Fájl” menüre a szalagon.
Kattintson a „Mentés másként” parancsra.
Keresse meg azt a helyet, ahová el szeretné menteni a találkozófájlt, majd adja meg a nevet.
Csakúgy, mint az üzenetek és kapcsolatok esetében, a „Mentés másként” legördülő menüből néhány különböző fájlformátumot választhat:
- Csak szöveg: Ha a találkozót csak szöveges fájlként menti el, csak a szavakat, nem pedig formázást vagy képeket tárolja.
- Outlook-sablon: A találkozó mentése Outlook-sablonként azt jelenti, hogy a formázást a jövőbeni naptárakra vagy naptárbejegyzésekre is alkalmazhatja.
- Outlook üzenet formátum: Ha a találkozót az Outlook Message formátumban menti, újra megnyithatja azt az Outlook programban, még egy másik számítógépen is.
- HTML: Az üzenet mentése HTML-dokumentumként azt jelenti, hogy elmenti a találkozót egy weblapon való megtekintéshez.
- MHT: Az MHT fájl egy weblap archív fájl. A HTML-fájlhoz hasonlóan webböngészőben is megtekinthető. Ellentétben az MHT-fájlokkal, a HTML-fájl az összes szöveget, kódot, képet és más adathordozót egyetlen fájlba menti.
- iCalendar formátum: Az iCalendar egy másik naptárszabvány, amely lehetővé teszi a naptáradatok különböző naptári alkalmazásokhoz történő átvitelét.
Jelölje ki, hogy egyetlen találkozót vagy teljes naptárat szeretne menteni. A teljes naptár mentése az aktuális Outlook naptár összes adatát elmenti.
Ha elkészült, kattintson a „Mentés” gombra.
És most sikeresen mentette el a találkozót vagy a naptárat.
