Hogyan tesztelheti az írás olvashatóságát a Microsoft Word vagy az Outlook programban
A Microsoft Word és az Outlook már régóta képes arra, hogy megtekinthesse az olvashatósági statisztikákat az írott adatok tekintetében, így tudja, hogy milyen egyszerű vagy összetett írás. Ez segíthet abban, hogy az írás jól olvasható legyen a célközönség számára.
A Word korábbi verzióiban a szolgáltatás csak egy kattintásnyira volt az állapotsorban. A 2013-tól kezdődő verziókban először engedélyeznie kell a funkciót, majd a helyesírás és nyelvtan ellenőrzésével kell hozzáférnie.
A helyesírás és a nyelvtan ellenőrzése a Word és Outlook programban történik a Proofing Panelben, és meglehetősen szilárd módja a dokumentumok igazolásának. Van néhány jobb nyelvtan-ellenőrző bővítmény az Office számára, de még akkor is, ha engedélyezve van, akkor még be kell kapcsolnia a beépített nyelvtan-ellenőrzést, hogy képes legyen használni az olvashatósági statisztikákat. Akár megéri, tényleg rajtad múlik. És ha nem bánja, hogy aktív nyelvtani ellenőrzést végez, de csak azt szeretné, hogy a munka közben ne zavarja a szúróan aláhúzódó aláhúzásokat, akkor mindig beírhatja a helyesírást és a nyelvtani ellenőrzést a gépelés közben.
Az olvashatósági statisztikák engedélyezése
A Word olvashatósági statisztikáinak eléréséhez először be kell kapcsolnia a funkciót. A Word programban kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások gombra. Az Opciók ablakban válassza ki a Proofing lapot. Jelölje be a „Ellenőrző nyelvtan a helyesírással” és az „Olvashatósági statisztikák megjelenítése” jelölőnégyzeteket. Ha befejezte, kattintson az OK gombra.
A folyamat hasonló az Outlook programban. Kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások gombra. Az Opciók ablakban válassza ki a Levelezés lapot, majd kattintson a „Helyesírás és automatikus javítás” gombra.
A Szerkesztő beállításai ablakban válassza ki a Proofing lapot. Jelölje be az „Ellenőrző nyelvtan a helyesírással” és a „Olvashatósági statisztikák megjelenítése” jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.
Ne feledje, hogy mind a Word, mind az Outlook programban törölheti a helyesírási és nyelvtani hibák ellenőrzésének lehetőségeit, ha figyelmen kívül hagyja a figyelmet.
Az olvashatósági statisztikák megtekintése
Most, hogy engedélyezte a statisztikák olvasását, a dokumentum olvashatósági pontszámának ellenőrzése vagy a szöveg kiválasztása egyszerű. Mindössze annyit kell tennie, hogy helyesírási és nyelvtani ellenőrzést végez. Kiválaszthat egy bizonyos szöveget, amelyet ellenőrizni szeretne, vagy győződjön meg róla, hogy a teljes dokumentum ellenőrzéséhez nincs kiválasztva. Indítsa el a helyesírási és nyelvtani ellenőrzést az F7 gomb megnyomásával vagy az ablak alján lévő állapotsoron a Proofing gombra kattintva..
Futtassa a helyesírási és nyelvtani ellenőrzést, és ha elkészült, megjelenik az Olvashatósági statisztikák ablak.
Az ablak néhány alapstatisztikát, például a szó- és karakterszámot mutatja, valamint néhány átlagot, mint például a mondatokat a bekezdésben. Az Olvashatóság részben két pontszámot láthat: Flesch Reading Ease és Flesch-Kincaid Grade Level. Mindkét pontszám a képleteken alapul, amelyek az átlagos mondathosszat (ASL) és az átlagos szótagokat (ASW) adják meg.
- Flesch Reading Ease. Ez a pontszám a szöveg olvashatóságát 100 pontos skálán értékeli, a magasabb pontszámokat pedig könnyebb olvasni. A 0-60-as pontszámokat tipikusan főiskolai vagy főiskolai végzettségnek, és meglehetősen nehéz olvasni. A 60-80-as pontszámokat könnyen olvashatónak és egyszerű angol nyelvűnek tekintik. A legtöbb szakmai dokumentum ebbe a tartományba esik. A 80-nál magasabb pontszámot a gyerekek számára könnyen olvashatónak tartják.
- Flesch-Kincaid fokozatú szint. Ez a pontszám a szöveg olvashatóságát az USA iskolai osztályszintjei alapján számolja. Például a 4,0-es pontszám azt jelenti, hogy a negyedik osztályozó érthető. A legtöbb szakmai dokumentum 7,0-11,0 tartományba esik.
És ha szereted a matematikát a dolgok mögött, a Flesch Reading Ease pontszám meghatározásához használt képlet:
206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)
A Flesch-Kincaid Grade Level pontszám meghatározásához használt képlet:
(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
És ez az! Ez egy egyszerű funkció az engedélyezéshez és használathoz, és bár nem szeretné, hogy mindent írjon az olvashatósági pontszámokra, még mindig hasznos eszköz lehet annak biztosítására, hogy a megfelelő közönséghez írja az írást.
