Hogyan használjuk a beszélgetés törlési eszközt az Outlook programban

Néhány ember szeretné, hogy az Outlook mappáit tökéletesen ellenőrizzék, e-maileket szépen kategorizálják és logikai, minimális mappaszerkezetben tárolják. A legtöbbünk nem ilyen, így a Microsoft eszközöket nyújtott a segítséghez. Ezen eszközök közül az egyik a kevéssé ismert beszélgetéstisztító eszköz, amely törli vagy mozgatja a redundáns e-maileket a beszélgetésből. Így működik.

Futtathatja a Beszélgetés törlése eszközt egyetlen beszélgetés, mappa vagy mappa és az összes almappája között. Olyan e-maileket keres, amelyek feleslegesek, vagyis azokat, amelyek teljes egészében szerepelnek egy másik üzenetben a beszélgetésben. Ezután törli (alapértelmezés szerint) vagy áthelyezi ezeket az e-maileket egy másik mappába, attól függően, hogy hogyan állította be. Ez segít abban, hogy a postafiókja tele legyen ugyanazon üzenet több példányával.

Először meg kell állítania a Beszélgetés tisztítása paramétereket. Menjen a Fájl> Opciók> Levelezés pontra, majd görgessen lefelé a „Beszélgetés tisztítása” szakaszra.

Alapértelmezés szerint a beszélgetés törlése törli az elemeket, de ha a redundáns elemeket egy mappába szeretné helyezni, akkor kattintson a „Tallózás” gombra, és válassza ki azt a mappát, amelybe át kívánja helyezni őket. Ez akkor hasznos, ha kétszer ellenőrzi, hogy az eszköz által talált üzenetek valóban feleslegesek. A Beszélgetés tisztító eszköz megbízható a tapasztalatunkban, de néha nem helyettesítheti a dolgok ellenőrzését.

Valószínűleg elhagyhatja a többi alapértelmezett beállítást, mert sok értelme van, de ha a helyzet vagy a preferenciák eltérőek, menjen előre, és kapcsolja be vagy kapcsolja be a paramétereket. Miután megkapta a kívánt beállításokat, kattintson az „OK” gombra az Outlook programba való visszatéréshez.

Most meg kell nyitnia az eszközt. Az „Otthon” lapon kattintson a „Tisztítás” gombra. A legördülő menü lehetővé teszi, hogy tisztítsa meg a mappában, az egész mappában vagy a teljes mappában és az összes almappában jelenleg kiválasztott beszélgetést.

Ezt a menüt akkor is elérheti, ha a Folder> Clean Up Folder elemre kattint, ha nincs szüksége a „Clean Up Conversation” opcióra.

Mostantól a „Tisztítás mappája” lesz, de a folyamat ugyanaz, függetlenül attól, hogy megtisztít egy beszélgetést, egy mappát, vagy egy mappát és annak almappáit. Egy kattintással lehetősége van a jobb oldali egérgombbal egy mappára a Navigációs panelen, és válassza a „Tisztítás mappa” lehetőséget.

Az eszköz első futtatásakor megjelenik egy figyelmeztetés, amely lehetőséget ad a beállítások módosítására, az eszköz futtatására, vagy a művelet megszakítására..

Ha azt szeretné, hogy az eszköz anélkül jelenjen meg, hogy látja ezt a felugró ablakot, engedélyezze a „Ne jelenítse meg újra ezt az üzenetet” opciót.

Az eszköz futtatásához kattintson a „Mappa tisztítása” lehetőségre (ha bekapcsolta a „Ne jelenítse meg újra ezt az üzenetet” opciót, akkor ezúttal az eszköz akkor fog futni, amikor kiválasztja azt). Amikor az eszköz fut, ami egy kicsit eltarthat, ha az első alkalommal futtatja azt a mappában, amely sok üzenetet tartalmaz, az Outlook alján található sávon megjelenik egy állapotjelzés..

Az Outlook futása közben folyamatosan használhatja. Miután az állapotjelzés eltűnik, az eszköz befejeződött. Nem fogja elmondani, hogy befejeződött - a szerszám úgy tervezték, hogy a háttérben futjon, hogy segítsen, és ne bombázzon üzenetekkel, de meg fogja mondani, ha nem talál semmilyen üzenetet a tisztításhoz.

Ez az egész. Amikor 2487 e-mailt tartalmazó példakatalógusban futtattuk ezt az eszközt, 502 üzenetet találtunk, amelyek törölhetők voltak. A mappában található e-mailek több mint egyötöde felesleges volt, így egy szemnyitó és egy eszköz, amelyet érdemes használni, ha elfogy a hely vagy fáradt a beszélgetések során.