Készítse elő a Word-dokumentumot a tömeges elosztáshoz
Ezt a vendég cikket Askar írta, a DemoGeek tech oldal mögött.
Ha csapatban dolgozik, vagy ha ügyfeleivel foglalkozik, érdemes meggyőződnie arról, hogy a dokumentumokat megfelelő módon terjeszti, hogy a dokumentumban szereplő információk elérjék a megfelelő közönséget, és tiszteletben tartják az információk titkosságát.
A Word 2007 olyan funkcióval rendelkezik, amellyel a Word-dokumentumot formálisan elkészítheti az emberek egy csoportjához, vagy akár egy bizonyos hitelesítési tényezővel rendelkező egyének számára..
Készítmény
Indítsa el a Word 2007 programot, és hozza létre a dokumentumot a kívánt módon.
Miután elégedett volt a dokumentummal, és készen állsz terjeszteni, szüneteljen egy pillanatra az e-mail alkalmazás elindítása előtt, és kövesse az alábbi egyszerű lépéseket a dokumentum terjesztéséhez. Ne feledje, hogy ezek a lépések elkülönültek, és mit jelent ez, hogy kiválaszthatja és kiválaszthatja a követni kívánt lépéseket.
Kattintson a Office gomb és kattintson a „KészítMenüpont. 7 különböző lehetőség van látni. Ezeket az opciókat ismertetem, így kiválaszthatja és kiválaszthatja a megfelelő kombinációt az elosztási követelményekhez.
Dokumentum tulajdonságai
Az első a listában a „Tulajdonságok opció, amellyel metaadatadatokat adhat meg a dokumentumról.
Megadhatja a dokumentum szerzőjének, címének, témájának, kulcsszavainak, kategóriájának, állapotának és megjegyzéseinek nevét.
Ezek közül néhányat a fájl >> Tulajdonságok párbeszéd.
Ne feledje, hogy miután véglegesítette a dokumentumot, nem fogja tudni látni ezeket a tulajdonságokat, de addig addig társíthatja a tulajdonságokat a dokumentumhoz, hogy mások megismerhessék a dokumentumot, mielőtt megnyitnák.
Ellenőrizze a dokumentumot
A lista második lehetősége a „Ellenőrizze a dokumentumot" választási lehetőség. A dokumentum terjesztésének előkészítésének részeként megtekintheti a dokumentumot a megjegyzések, a módosítások, a felülvizsgálati jelek, a tinta megjegyzései számára. Megnézheti a dokumentumban tárolt rejtett metaadatokat vagy személyes adatokat. Megnézheti a dokumentumban tárolt egyedi XML-adatokat. A fejlécek, a láblécek és a vízjelek bármilyen információját is megvizsgálhatja. Végül megnézheti a dokumentumban található rejtett szövegeket is.
A dokumentum terjesztése előtt és a „ellenőriz"A Word megvizsgálja a dokumentumot, és értesíti Önt minden olyan elemről, amelyet az ellenőrzés során talál.
A figyelmet igénylő elemek felkiáltójellel jelennek meg, és kiválaszthatja, hogy szeretné-e újra ellenőrizni.
Dokumentum titkosítása
A harmadik a listában a „Dokumentum titkosítása" választási lehetőség. Válassza ezt a lehetőséget, ha azt szeretné, hogy a dokumentumot csak bizonyos emberek bízzák meg. Ez lehetővé teszi, hogy titkosítsa a dokumentumot az Ön által választott jelszóval, és a felhasználóknak meg kell adniuk ezt a jelszót a dokumentum megtekintéséhez.
Válasszon ki egy jelszót, amelyet a csoportnak terjeszthet. Azt tanácsolom, hogy ne válasszon olyan jelszót, amelyet személyesen használ, hanem egy olyan jelszót, amelyet senki sem használhat arra, hogy nyomon kövesse az online fiókjait vagy az Ön által személyesen használt érzékeny fiókokat.
Erősítse meg még egyszer a jelszót. A jelszavak kis- és nagybetűk, és győződjön meg róla, hogy megőrzi / emlékezi a jelszót, mivel nincs mód a jelszó helyreállítására, ha elfelejtette, és nincs mód a fájl megnyitására, ha elfelejtette a jelszót.
A titkosítás után látni kell, hogy a menü opciója kevés háttérszínnel jelzi, hogy ez a dokumentum titkosítva van.
Ha az elosztási csoportban lévő személyek megpróbálnak megnyitni egy titkosított dokumentumot, akkor a rendszer kéri, hogy adjon meg egy jelszót.
Jelszó nélkül egyáltalán nem tudják megnyitni a dokumentumot.
Engedélyezés korlátozása
A listán a negyedik a „Engedélyezés korlátozása" választási lehetőség. Használhatja a „Engedélyezési korlátozás” opciót, hogy korlátozza az emberek számára, hogy mit tehetnek a dokumentummal. Ha a dokumentum érzékeny, akkor a „Korlátozások engedélyezése” használatával korlátozhatja a dokumentum szerkesztését, másolását és nyomtatását.
A korlátozás korlátozása a Windows Jogi Kezelő kliens használatával valósítja meg a korlátozásokat.
Lehet, hogy felkéri a telepítést A Windows jogkezelése eszköz. Ne aggódj, menj tovább és telepítsd, a megbízható forrásból származik. A telepítés után be kell állítani, hogy az emberek mit tudnak tenni a dokumentummal.
Digitális aláírás hozzáadása
A listában az ötödik a „Digitális aláírás hozzáadása" választási lehetőség. A digitális aláírások biztosítják a dokumentum integritását. Gondoljon a digitális aláírásokra, mint papír aláírásra, de a kényelem érdekében elektronikus úton. Amikor egy dokumentum digitális aláírással rendelkezik, a dokumentum integritását és bizalmát jelzi. Ez hasznos lenne, ha a dokumentumot egy nagy közönségcsoportnak terjesztené.
Kattintson a "Digitális aláírás hozzáadása„Opció és a Word a fenti párbeszédpanel segítségével kéri a Digital Signature szolgáltatók keresését az Office Marketplace-en.
Az Office Online Marketplace-nél meg kell találnia egy digitális aláíró szolgáltatót, amelyet a dokumentum aláírásához használhat.
Futtassa a kompatibilitási ellenőrzőt
Hagyjuk ki az utolsó opciót.Futtassa a kompatibilitási ellenőrzőt" első. Ha bármilyen olyan funkciót használt, amely a Word 2007-hez kapcsolódik, és ha gyanítja, hogy a közönség régebbi Word-verziókat használ, akkor érdemes lehet a kompatibilitás-ellenőrzőt futtatni annak ellenőrzésére, hogy a dokumentumot a teljes közönség olvassa.
A Word 2007 előre meghatározott kompatibilitási ellenőrzéseket fog futtatni, és ha kompatibilitási problémákat talál, felsorolja azokat a fenti párbeszédablakban, ha nem jó, hogy a dokumentum terjesztése előtt lépjen az utolsó lépésre.
Jelölje be a döntőt
Ez az utolsó lépés, amit követni akart, mielőtt terjesztené a dokumentumot a csoporthoz. Ahogy a név azt jelzi, hogy ez a művelet az összes elosztott fájlként jelöli meg a dokumentumot.
Mivel ez jelentős változásokat eredményez a dokumentumban, kérjük, győződjön meg róla, hogy véglegesnek kívánja jelölni a dokumentumot.
Miután a dokumentumot véglegesítették, a dokumentumot nem lehet szerkeszteni, és minden bizonnyal olvasható, megjegyzést stb.
A véglegesített dokumentumok egy új ikont kapnak az állapotsoron, amely jobban néz ki, mint egy papír gumibélyegzője.
Az elosztásra előkészített dokumentum megszerzése segít elkerülni bizonyos nyilvánvaló hibákat, amelyeket akkor hoz létre, amikor a dokumentumot egy nagy csoportba osztja. Nem kell követnie az összes lépést; inkább kiválaszthatja és kiválaszthatja, hogy melyiket akarja / szeretné. A Word 2007 elég rugalmas ahhoz, hogy megtegye azt, amit tennivaló, ha egy dokumentumot terjeszt elő.
Remélem, hasznosnak találja ezt, és remélem, hogy a Word 2007 képes lesz arra, hogy megfelelően terjessze a dokumentumot az elosztás előtt. Ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van, kérjük, ossza meg nekem a megjegyzéseket.
