A Microsoft Outlook 2013 kezdő útmutatója
Sokan ránk szerveznek és a termelékenységet. Ha már használja a Microsoft Office-t, akkor már megvan a végső eszköze annak a vágynak, hogy az Outlook 2013.
Az Outlook számos szervezetben létfontosságú, nem csupán a nyilvánvaló e-mail készségekért, hanem a naptár, a feladatok és a tehetségek is. Egy tipikus cég csatlakozhat az Outlookhoz egy Exchange kiszolgálóhoz, és mindenki megoszthatja ugyanazt a címjegyzéket és naptárakat, így kiváló eszköz a vállalati szintű együttműködésben.
Sajnos a legtöbb embernek nincs saját otthona által létrehozott Exchange-kiszolgálója, és valószínűleg nem is tudja, mi az. De ez rendben van, az Outlook ugyanolyan jól működik az otthoni számítógépen, és továbbra is biztosítja az összes olyan funkciót, amely egy ilyen nagy teljesítményű eszköz: e-mail, feladatok, találkozók, címjegyzékek és még sok más!
Munka az Outlook programmal - egy apró alapozó
Az Outlook nem fogja kápráztatni, amikor először megnyitja. Minden cél és cél, ez egy másik alkalmazás a Microsoft Office ökoszisztémájában, és mint ilyen, meglehetősen kevés ismerős elem lesz.
Más népszerű Office-alkalmazásoktól eltérően azonban az Outlook nagyrészt a különböző funkciók köré épül - a Word elsősorban szöveges dokumentumok létrehozására szolgál, az Excel mind a táblázatokról szól, a PowerPoint bemutatókról van szó, de az Outlook számos kalapról van szó.
Az Outlook alapértelmezett nézete a beérkezett üzenetek, a felső részen található a szalag, amely ebben a nézetben rejtve van a képernyőterület mentéséhez.
Szeressétek őket, vagy gyűlöljétek őket, a szalagok mindenhol megtalálhatók az irodában. Nem kell több időt tölteni a létezésük viszonylagos érdemei felett, nyilvánvalóan itt maradnak, hogy maradjanak. Ez azt jelenti, hogy mindig emlékezzen rá, ha gyorsan szeretné elrejteni vagy megjeleníteni a szalagot, csak használja a CTRL + F1 parancsot.
Ha a tetején található bármelyik menüfunkcióra kattint, megjelenik a szalag, és kiválaszthatja a funkciókat és eszközöket. Ha azt szeretné, hogy a szalag továbbra is fennálljon, akkor a „CTRL + F1” vagy a jobb alsó sarokban lévő kis pushpin ikonra kattinthat..
A szalag kezdőlapja kontextusban változik, attól függően, hogy milyen módban van. A fenti képernyőképben láthatjuk a Mail beállításait.
Az alábbiakban a Kezdőlap lap megváltozott, hogy tükrözze a Naptár beállításait. Megjegyzendő, hogy a szalagot úgy rögzítettük, hogy a pushpin egy nyílra változott, ha újra szeretné összeomlani (vagy „CTRL + F1”).
A fennmaradó szalagfülek - Küldés / fogadás, Mappa, Nézet és természetesen a Fájl - mindegyike nagymértékben konzisztens minden olyan módban, ahol be van kapcsolva..
Nézzük meg gyorsan, hogyan mozoghatunk a módok között, és módosíthatjuk a nézeteket. A bal szél mentén megjelenik a mappa ablaktábla. A panel alján az Outlook módjainak gyorsbillentyűi találhatók. Ebben a példában a Bejövő, a Naptár, az Emberek, a Feladatok stb. Ikonjait láthatja.
Ha rákattint a navigációs ablaktáblán található nyílra, akkor kibontja a panelt, amely megjeleníti az e-mail fiók mappafáját.
Hasonlóképpen, ha átkapcsol a Naptár módra, a mappa ablaktábláján megjelenik a megfelelő nézet.
Kattintson a három pontra a további Outlook-módok eléréséhez, mint például a Jegyzetek, mappák és az Outlook parancsikonjai. Válassza a „Navigációs beállítások” lehetőséget, és megváltoztathatja a navigációs elemek megjelenési sorrendjét.
A „Compact Navigation” kikapcsolása nagyobb felbontású kijelzőkkel rendelkező felhasználók számára is vonzó lesz. Emellett növelheti vagy csökkentheti, hogy hány elem jelenik meg és milyen sorrendben jelenik meg.
Küldés fogadás
A Küldés / fogadás lap kifejezetten a Bejövő funkciók felé irányul, de a többi módban (Naptár, Feladatok stb.) Is megjelenik, bár nem lesz ugyanaz a funkció.
Például itt láthatjuk a Naptár Küldés / fogadás lapját, amely elhárítja a Szerver részt.
Attól függően, hogy milyen típusú e-mail protokollt használ (az első képernyőn, egy IMAP-fiókkal dolgozunk), lehet, hogy nem csak a fejléceket töltheti le, vagy jelölheti / törölheti a letöltendő üzeneteket stb..
A küldés / fogadás opciók tehát attól függnek, hogy hogyan állítod be az e-mail fiókodat, de a rövid történet rövid: ajánljuk az IMAP-ot.
Folder
Összességében a Mappa lap meglehetősen következetes minden üzemmódban, a Naptár kivételével. Az alábbiakban láthatja a Bejövő mappák lapot, amely lehetővé teszi, hogy mindenféle mappa adminisztrációt végezzen (ha nem használ IMAP-fiókot, akkor nem fogja látni az IMAP-lapot).
Az AutoArchive beállítások gomb egy kicsit zavaró, mivel nem igazán befolyásolja, hogy a beérkező levelek automatikusan archiválják a régi leveleket. Ha szeretné, hogy a postai lábnyoma kicsi és könnyebben kezelhető legyen, meg kell nyitnia az opciókat, és részt kell vennie az AutoArchive beállításban. Nyissa meg az Opciók elemet, és válassza ki a „Speciális” kategóriát.
Miután megtalálta az AutoArchive opciót, kattintson az „AutoArchive Settings…” gombra az sokkal hasznosabb párbeszédablak megnyitásához, mint amit a szalagról adtál meg.
Amint már említettük, a legtöbb mappa lap eléggé konzisztens az Outlookban, kivéve a Naptárot, amely a naptár-specifikus funkciókat szolgálja. Például nem másol vagy nem helyez át mappákat, naptárakat másol vagy mozgat, és így tovább.
A legtöbb esetben a postafiókot illetően sok mappa-adminisztrációt fogsz csinálni, mert nyilvánvalóan az e-mail gyorsan válhat nehézkesnek és elsöprőnek, ha nincs jó mappaszerkezete és szervezete.
Kilátás
A Nézet opciók a következő alapvető funkciókat tartalmazzák. Ez a Nézet lap a Bejövő mappából látható.
Jegyezze meg az Emlékeztetők ablak gombját, amely bármikor megnyitható az emlékeztetőinek ellenőrzéséhez, például ha elfelejtett egy vagy hiányzik egy másik. Ha bármilyen emlékeztetője volt, választhatsz, hogy mindegyiket elutasítja, megnyomja a szundi gombot, vagy egyszerűen csak egyszerre utasíthatja el mindent.
A másik Nézet lapok az üzemmódtól függően változnak. A következőt hozzárendeljük a naptárhoz, amely növeli az aktuális nézet, elrendezés, szín és elrendezés módosításának képességét. Az Elrendezés részben ismét ugyanazt az anyagot használja az Outlook programban, de fontos megjegyezni, hogy ez nem univerzális, ezért a feladatokban, illetve a Naptárban vagy az E-mail módokban engedélyezi, hogy az egész alkalmazásban nem lesz másolható.
Fontos továbbá figyelni az Elrendezés szakaszra. Íme, hogy az Elrendezés rész hogyan néz ki a Feladatok módban. Figyelje meg, hogyan rendezheti és módosíthatja a Feladatok nézetet a maximális hatás érdekében.
A Nézet lap használata a beállításai szerint lehetővé teszi az információk gyors vágását és rendezését, mivel az idővel növekszik és épül. A naptár nem marad üresen, a feladatok szaporodnak, a postázások felgyorsulnak, így különböző elrendezések és elrendezések használata segíthet abban, hogy sokkal produktívabb legyen, mint a vak.
Funkciós szalagok
Most beszéljük meg, hogyan változnak az opciók funkcióról a funkcióra. Itt van egy minden, amire szüksége van egy alapvető e-mail üzenet kinyomtatásához, mellékletek, címkék hozzáadásához és a szöveg formázásához. Semmi nem túl bonyolult, és elképzelhető, hogy csodálatos e-mail üzenetet készíthet.
Hasonlítsa össze azt a Feladat szalaggal, amely a feladat indításával vagy megnyitásával érhető el. Vegyünk egy pillanatot arra, hogy észrevegyük, milyen különbözik az üzenet szalagról.
Hasonlítsa össze ezt a Beszúrás lapon. A Beszúrás lap statikus az Outlook programban, ugyanazokkal a lehetőségekkel és funkciókkal befolyásolhatja az üzenet, a feladat, a naptár esemény stb. Tartalmát.
Az e-mail üzenetek hozzáadnak egy Beállítások lapot, melynek számos hasznos funkciója van. A Témákon túl, amelyek lehetnek, vagy nem hasznosak számodra, ott van a BCC (vak szénmásolat, ha a címzetteket el szeretné rejteni az e-mail fejlécből) és a Követési funkciók. Összességében nincsenek itt kritikus jelentőségűek, de ha valaha szükség van egy kézbesítési vagy olvasási kérelemre, akkor az Opciók lap az a hely, ahol.
A Formátumszöveg lap ugyanaz, függetlenül attól, hogy melyik funkciót használja, és nem lehet sokat beszélni. Ez a lap feltűnően hasonlít a Wordben található formázási funkciókhoz, így ha a Word-t használja a dokumentumok írására és formázására, ezek a vezérlők valószínűleg ismerősek lesznek.
Végül, a Felülvizsgálat lap a „csak-az-esetben” fül. Használhatja ezt a lapon a korrekciós eszközöket a helyesírás és a nyelvtan ellenőrzéséhez, talál egy jobb szót, és csak megtudhatja, hogy hány szó van az e-mailben / feladatban / találkozóban.
Az Áttekintés lap ugyanaz az Outlook alkalmazásban. Figyeljük meg, hogy tartalmaz nyelvi funkciókat, itt beállíthatja a nyelvi beállításokat és a korrekciós beállításokat. Azt is lefordíthatja az olyan elemeket, mintha egy külföldi partnerrel találkozik, vagy valaki küld egy kis szöveget egy másik nyelven.
Ez nagyban hozzájárul az Outlook további funkcióihoz. Nyilvánvaló, hogy sok részletet kihagyottunk, de úgy érezzük, hogy ha megértjük a szalagrendszer jellegét. Ha egy funkciót szeretne használni, tudja, hol keresse.
Az e-mail fiók automatikus és kézi beállítása
Tegyük fel röviden az e-mail fiók automatikus és kézi beállítását. Amikor először indítja el az Outlookot, hiba lesz a fiók beállításához.
Választhat, az Outlookot azonnal beállíthatja egy e-mail fiókkal, vagy kihagyhatja ezt a részt, és később hozzáadhat fiókot.
Ha a „Nem” lehetőséget választja, akkor egy figyelmeztető üzenet fog megjelenni, hogy alapvetően elmondja, hogy az Outlook elég béna, legalább egy e-mail fiók nélkül. Természetesen továbbra is használhatja a feladatok, a jegyzetek, a naptár és egyéb dolgok követésére, de az Outlook valóban egy e-mail-központú tapasztalat.
Ezt szem előtt tartva az Outlookot egy e-mail fiókkal állítjuk be. Először is megpróbálhatja ezt automatikusan elvégezni, ahol néhány fontos információt ad meg fiókjáról, és az alkalmazás megpróbálja automatikusan felismerni a beállításokat.
Néha ez működik, valami nem. Ha igen, akkor nyer, és ugorhat a következő szakaszra. Ha nem, vagy tudni kell, hogy további kiszolgálót kell beállítania, válassza ki a „Kézi beállítás” opciót, majd kattintson a „Tovább” gombra a folytatáshoz.
A célszerűség érdekében az automatikus módszerrel létrehozunk egy meglévő fiókot. A kézi módszereket csak egy kicsit írjuk le. Ha manuálisan kell beállítania egy fiókot, javasoljuk, hogy ugorjon az adott részre. Addig is egyszerűen csak egy Outlook.com-fiókot használtunk, jelszót adtunk, és az alábbi eredményt látja.
Az Outlook.com használata egyszerű kiindulópont, ha nem Microsoft levelezést szeretne beállítani, akkor valószínűleg manuálisan kell konfigurálnia. Ha nem tudja, hogyan kell ezt megtennie, javasoljuk, hogy keresse meg, hogyan állíthatja be az Outlookot az adott e-mailben.
Ez azt jelenti, hogy egyszerű példánkban a „Befejezés” gombra kattintunk, majd az Outlook megnyílik a fényes, új postafiókunkra.
Kézi fiókbeállítás
Most, hogy megérted az Outlook alapvető funkcióit, térjünk vissza, és vitassuk meg, hogyan állíthatunk be további e-mail fiókokat. Jó esélye van, mint sok más embernek, és két vagy több e-mail fiókja van. Szerencsére beállíthatja, hogy az Outlook számos különböző e-mail fiókkal működjön, beleértve a POP-ot és az IMAP-ot, és annyi fiókot kaphat, amennyit csak tudsz kezelni.
POP és IMAP?
Tehát mit jelent a POP-ról és az IMAP-ról beszélni?
A POP vagy a Post Office protokoll örökre megtörtént, és ha valaha is használta és e-mail kliens csatlakozik az internetszolgáltató által biztosított e-mailhez, vagy ha e-mailt küld egy webmail szolgáltatásból, az esélye, hogy a POP segítségével csatlakozott. A POP nagyszerű az üzenetek letöltéséhez.
Ha beállítja a fiókját az IMAP használatához, az Outlook átmásolja az online mappa struktúráját, és csak egyszerre pár héttel érkező e-maileket szinkronizál. Az e-mailjeit nem távolítja el a kiszolgálóról, és egyszerűen csak az üzenetfejléceket töltheti le, ami fantasztikus, ha 1000-es üzenete van a mappákban.
Tehát POP van, ami elavult, és valami olyan, mintha egy mecsetet venné az e-mailhez, majd ott van az IMAP, amely kifinomultabb, modernebb és jobban illeszkedik, ha ugyanazt a postafiókot szeretné fenntartani online és offline állapotban.
Mint mondtuk, úgy gondoljuk, hogy az IMAP a sokkal jobb módszer.
Több e-mail fiók hozzáadása és kezelése
Több e-mail fiók hozzáadása és kezelése az Outlook programban nagyon egyszerű. Ha új e-mail fiókot szeretne hozzáadni, kattintson a „Fájl” fülre a szalagon, majd kattintson a „Fiók hozzáadása” lehetőségre. Megjelenik az Automatikus fiókbeállítás képernyő. Ha azt szeretné, hogy manuálisan állítsa be a fiókját, válassza a „Kézi beállítás” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
Ahogy korábban említettük, a fióktípusok közötti választás valószínűleg POP vagy IMAP lesz, és a fiókjának egy vagy másik beállítását általában az e-mail szolgáltatója részletezi. Ez azt jelenti, hogy ha a Gmailt vagy a Yahoo! -Ot használja, vagy akár az internetszolgáltató által megadott e-mail üzenetet is kér, konzultáljon velük vagy az Internetrel az egyes utasítások és beállítások használatához, amelyeket az Outlook használatához szüksége lesz..
Másrészről, ha Outlook.com vagy más Exchange ActiveSync típusú szolgáltatást használ, akkor az információ elég egyszerű lesz.
Miután hozzáadta fiókjait, ha valaha is szüksége van rá, hogy kezelje őket, kiválaszthatja azt a fiókot, amelyet a Fájl lapon található Fiókinformáció oldal tetején lévő legördülő választógombon szeretne kezelni..
Kattintson ismét a "Fiókbeállítások" és a "Fiókbeállítások" elemre. A kapott ablakban létrehozhat egy új fiókot, javíthat egy aktuális fiókot, távolíthatja el, alapértelmezettként állíthatja be (ha több mint egy), és szükség esetén módosítsa a beállításokat..
Itt láthatjuk az Outlook.com-fiók beállításait. Nem sokat tehetünk vele, bár ha nemrég megváltoztatta a jelszavát, akkor gyorsan meg tudja javítani.
Az alábbiakban egy IMAP-beállítás található, amelyet kézzel állított be a Google által megadott beállítások szerint.
Hát, ott van egy csomó több is, és még a "További beállítások ..." -ba is be kell ásni a szerverportokkal való hamisítást.
Ne feledje, hogy csak egyszer kell ezt megtenni, majd elfelejteni. Hacsak később nem módosítasz egy jelszót, vagy nem szeretnél hozzáadni / eltávolítani egy fiókot, akkor az e-mail fiók beállításai hatékonyan befejeződtek.
Ha többet szeretne megtudni a Gmail IMAP-fiókjainak az Outlook-hoz való hozzáadásáról, van egy praktikus kis útmutató, amely segíthet abban, hogy.
Kész, Set, E-mail!
Bár lehet, hogy elégedett a Gmail vagy a Yahoo! Ha napi több e-mail fiókot használ, például személyes, szakmai és / vagy munkahelyi fiókot használ, küldjön e-mailt, így az olyan levelezőprogramok, mint az Outlook, kiküszöbölhetik a fiókok közötti váltást, a találkozók összekapcsolását a naptárba vagy a feladatok kezelését.
Ez egy igazi, életképes, egyfajta termelékenységű megoldás, és mivel a Microsoft az Office-csomagra fókuszál, a felhasználók napi rutinjainak releváns része marad.
Az e-mail fiókok beállítása és készítése után elkezdheti az Outlook használatát és feltárhatja az összes funkcióját. Valószínűleg nagyon könnyen használható lesz, és sokkal több van, hogy a How-to Geek segíthet a korábbi cikkekben, vagy egyszerűen csak érdeklődhet a fórumunkban.
