Homepage » hogyan kell » Mi az AutoArchive az Outlookban és hogyan működik?

    Mi az AutoArchive az Outlookban és hogyan működik?

    Ha a postafiók-tisztító eszközt használta, akkor meglátta az AutoArchive gombot, de lehet, hogy óvatosan működik, és mit fog tenni. Itt van, hogy mit csinál, és hogyan lehet használni.

    Az AutoArchive gombra kattintva a folyamat az Outlook összes mappáján átfordul, és az Ön által beállított AutoArchive szabályokat alkalmazza (ne aggódj, az alapértelmezett AutoArchive szabály nem tesz semmit, így nem tehetsz semmit, a gombra kattintva). Ha azonban a régebbi elemeket egy archívumba szeretné helyezni, ahol az utat nem érik el, az AutoArchive az, hogyan automatizálja a folyamatot. Menjünk át, és futtassuk.

    Az AutoArchive bekapcsolása

    Először kapcsolja be az AutoArchive funkciót, és válassza ki a beállításokat. Lépjen a Fájl> Beállítások> Speciális menüpontra, majd kattintson az "Automatikus beállítás" gombra.

    Mindaddig, amíg a „Run AutoArchive minden” opció ki van kapcsolva (ami az alapértelmezett), az AutoArchive soha nem fog futni.

    Miután bekapcsolta az „Automatikus futás minden futtatása” opciót, az összes opció elérhető.

    Ellentétben a Folder Cleanup szolgáltatással, amely a Fájlbeállítások egyetlen beállításablakát teszi lehetővé, majd lehetővé teszi, hogy ezeket a beállításokat bármelyik mappához futtassa, mint manuális feladatot, az itt látható AutoArchive beállítások az alapértelmezett beállítások. Mindegyik mappa, amelyen az AutoArchive be van kapcsolva, használhatja ezeket az alapértelmezett beállításokat, vagy különböző beállításokat használhat a különböző mappákhoz, ha akarja. Később végigmegyünk, hogy ezt tegyük meg, de most nézzük meg az alapértelmezett beállításokat.

    Az AutoArchive beállítása

    Az első dolog, hogy az AutoArchive bekapcsolása után 14 naponta fog futni. Ezt a fel és le nyilakkal módosíthatja, vagy beírhatja a számot, és 1 és 60 nap közötti értéket választhat. Bármely kétjegyű számot írhat be, de ha több mint 60, az Outlook egy hibaüzenetet jelenít meg, amikor az „OK” gombra kattint, és meg kell változtatnia az értéket, mielőtt elmentené.

    A következő opció - „Kérdezd az AutoArchive futtatása előtt” lehetőséget ad arra, hogy az Outlook megjelenjen egy kérést, mielőtt az AutoArchive megtörténne. Ez az üzenet lehetővé teszi a beállítások áttekintését, vagy az AutoArchive futásának törlését, ha akarja.

    A többi beállítás az archiválandó elemekre vonatkozik, és mi történik az archív folyamat során. Az első lehetőség - „A lejárt elemek törlése (csak e-mail mappa)” - olyan e-mailekre vonatkozik, amelyeknek lejárati dátuma van. Ez nem befolyásolja a feladatokat és az eseményeket, még akkor sem, ha az AutoArchive be van kapcsolva ezekre a mappákra.

    A többi beállítás minden elemre vonatkozik, nem csak az e-mailre. Ez naptári eseményeket, feladatokat, jegyzeteket és naplóbejegyzéseket jelent.

    Feltéve, hogy bekapcsolt állapotban hagyja a „Régi elemek archiválása vagy törlése” lehetőséget, az alapértelmezett beállítások az Outlook számára a 6 hónapnál régebbi elemeket az Archive (alapértelmezett) nevű új, különálló .pst fájlba helyezik át, és ezt a navigációs ablakban láthatóvá teszik Az Outlook, így bármikor elérheti az archivált elemeket. Módosíthatja a „Tisztítsa meg a régebbi elemeket” értéket 1 naptól 60 hónapig, válasszon egy másik .pst fájlt, hogy archiválja az elemeket, vagy válassza a „Régi elemek végleges törlése” lehetőséget.

    Figyelmeztetni kell, hogy ez a törlés megkerüli a Törölt elemek mappát, és az elemeket teljes egészében törli az Outlookból. Lehet, hogy még mindig elérheti azt a levelezőszerveren, a beállításaitól függően, de erre nem szabad bízni. Csak akkor válassza ezt az opciót, ha örökre törölni szeretné az elemeket.

    Ha az „OK” gombra kattint, az AutoArchive be lesz kapcsolva. Ez a választás az Ön által választott „Automatikusan futó minden futás” értéknek megfelelően történik (alapértelmezés szerint minden 14 nap), a mai naptól kezdődően. Tehát, ha bekapcsolod, azt várod, hogy elég gyorsan futjon. Kísérleteink során kevesebb, mint tíz percet vett igénybe a bekapcsolás és az automatikus értesítés fogadása között. Az AutoArchive alapértelmezés szerint csak néhány mappában fut, így ha azt szeretné, hogy bizonyos mappákban futtasson, vagy azt, hogy testreszabja, hogyan működik a különböző mappákban, tartsa be az olvasást.

    Hogyan kapcsolhatja be és testreszabhatja a különböző mappákhoz tartozó automatikus javítást

    Az AutoArchive bekapcsolásakor ez csak alapértelmezésben az alábbi mappákkal fut:

    • Elküldött elemek
    • Törölt tárgyak
    • mángorlógép
    • feladatok

    Ha azt szeretné, hogy bármely más mappában fusson, be kell kapcsolnia minden mappára (vagy kapcsolja ki azt a négy mappa közül, amelyek ellen nem kívánja futtatni). Ehhez kattintson a jobb oldali egérgombbal a navigációs panel mappájára, majd kattintson a „Tulajdonságok” gombra.

    A mappa tulajdonságaihoz a Folder (Mappa)> Folder Properties (Mappa tulajdonságai) menüpontot is elérheti. (Olyan mappák esetében, mint például a Naptár és a Feladatok, amelyek nem jelennek meg a navigációs ablakban, ez az egyetlen módja annak, hogy elérjük a mappa tulajdonságait.) Van egy lehetőség arra is, hogy egyenesen az AutoArchive beállításaihoz lépjen, amely egy lépést takarít meg. a Mappa tulajdonságai között.

    A Mappa tulajdonságai ablakban kattintson az AutoArchive fülre a mappa beállításainak eléréséhez.

    A legtöbb mappa esetében a „Ne archiválja az elemeket ebben a mappában” beállítást alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Ez azt jelenti, hogy amikor az AutoArchive folyamat fut, a mappa figyelmen kívül marad, és egyetlen elem sem kerül archiválásra. Ha azt szeretné, hogy a mappa szerepeljen, kapcsolja be az „Archív elemek ebben az mappában az alapértelmezett beállítások” opciót.

    Alternatív megoldásként, ha azt szeretné, hogy a mappa AutoArchive beállításai eltérjenek az alapértelmezett beállításoktól, kapcsolja be az „Archiválja ezt a mappát az alábbi beállításokkal” elemet, és módosítsa a beállításokat az Ön preferenciáira.

    Ha bármelyik helyre szeretné visszaállítani az összes mappát az alapértelmezett beállítások használatához, akkor visszatérhet a Fájl> Opciók> Speciális> AutoArchive beállítások elemre, majd kattintson az "Alkalmazza ezeket a beállításokat az összes mappára most" gombra. Ez megváltoztatja azokat a mappákat, amelyek be vannak kapcsolva a „Mappa archiválása az alábbi beállításokkal” funkcióban, hogy az „Archív elemek ebben a mappában az alapértelmezett beállítások segítségével” bekapcsolva legyen.

    Miután megkapta az AutoArchive alapértelmezett beállításokat, és a beállításokat egy mappánként beállította a kívánt módon, hagyhatja a folyamatot, hogy csendesen dolgozzon a háttérben, felszabadítva a helyet, és tartsa a mappákat túlságosan felháborodva.