Hogyan lehet beállítani az üzenetet az Outlookban
Hamarosan kiment az irodából, és be kell állítania egy Irodán kívül, El vagy Vakáció üzenet az Outlook programban? Azt gondolnád, hogy szuper könnyű lenne, de sajnos ez nem! Az automatikus válasz létrehozásának két módja van, és attól függ, hogy az Outlook önálló vagy a Microsoft Exchange-t használja.
Ha vállalati környezetben van, és az Outlook csatlakozik az MS Exchange-hez, akkor az irodán kívüli válasz beállítása nagyon egyszerű. Menjünk át először ezt a módszert, majd megvitassuk, hogyan kell csinálni, ha nem használja az Exchange-t.
Az Office Message w Exchange-n kívül
Az Office 2007-ben és korábbi verzióiban keresse meg a következőt: Eszközök és kattintson a gombra Az irodán kívüli asszisztens. Ne feledje, hogy az Exchange 2003 használata esetén az Outlook 2003 és az Outlook 2007 programban automatikusan kell lennie. Ha nem látja az opciót, akkor nem használ Exchange-t.
Az Office 2010 és az Office 2013 programban kattintson a gombra fájl fülre Info és megjelenik egy hívott gomb Automatikus válaszok (az irodán kívül).
Az Office 2007 és korábbi verzióiban kattintson a Jelenleg a Hivatalon kívül vagyok és írja be az üzenetet a Autómatikus válasz doboz.
Menj előre, és tedd be a dátumot, amíg ki nem áll, és ha bármilyen vészhelyzet van, tedd be az összes elérhetőségi adatot. Jelenleg az irodában vagyok.
A bejövő üzenetekre szabályokat is hozzáadhat, ha az irodán kívül van Szabály hozzáadása. Ez akkor hasznos, ha bizonyos műveleteket szeretne végrehajtani a különböző emberekből érkező e-mailekben. Ha például egy kliensről kap e-mailt, érdemes továbbítani azt a telefonjára, vagy válaszolni egy másik e-mail sablonnal, mint amit a belső alkalmazottak használnak. Ha nem tudja, hogyan kell használni a szabályokat, olvassa el az előző hozzászólásomat az Outlook szabályok létrehozásának módjáról.
Az Outlook 2010-ben és 2013-ban egy kicsit más. Ha rákattint Automatikus válaszok, megjelenik egy felugró ablak, mint az alább látható.
Válaszd ki a Automatikus válaszok küldése gombot, majd ellenőrizze a Csak ebben az időintervallumban küldje el mezőbe, ha tudja, hogy pontosan hol leszek. Ha nem hagyja figyelmen kívül, akkor az automatikus választ csak akkor hagyja be, amíg manuálisan nem érkezik és kiválasztja Ne küldjön automatikus válaszokat.
Az is jó, hogy ez a verzió is hűvös, hogy önállóan válaszolhat az automatikus válaszadásra azon személyek számára, akik a szervezeten kívül és kívül tartózkodnak. Ismét, mint az Office korábbi verzióiban, kattintson a gombra szabályok ha kivételeket szeretne hozzáadni az automatikus válaszhoz.
Az Office-n kívüli üzenet cseréje
Tehát ez nagyszerű, ha Outlook-on van Exchange-el, de mi van, ha nincs hozzáférése Az irodán kívüli asszisztens vagy Automatikus válaszok? Nos, van egy módja, hogy EMULATE az irodai asszisztenst azáltal, hogy egy automatikus válasz szabályt, valamint az irodán kívüli sablont hoz létre. Íme az alábbi lépések.
1. lépés: Először hozzon létre egy új üzenetet az Outlookban, mintha valaki e-mailt írna. Ne tegyen semmit a TO vagy CC dobozokba. Írja be a távoli e-mail üzenetét, és tegyen egy témát is.
Kattintson a Microsoft Office gombra vagy a fájl lap az Office új verzióiban és válassza ki Mentés másként. A Save as type (Mentés típusként) kombinációs mezőben válassza a lehetőséget Outlook-sablon. Írjon be egy nevet, például Válasz az Office nem megfelelő ban,-ben Fájl név és kattintson a gombra Mentés.
2. lépés: Most mindössze annyit kell tennünk, hogy létrehozunk egy szabályt, és mondjuk el az Outlooknak, hogy használja az újonnan létrehozott új e-mail sablont. Az Office 2007 esetében kattintson a Eszközök menüt és menjen Szabályok és figyelmeztetések.
Az Office 2010 és 2013-ban kattintson a itthon lapot, majd kattintson a gombra szabályok majd kattintson a gombra Szabályok és figyelmeztetések kezelése.
Kattintson Új szabály alatt E-mail szabályok új Outlook-szabály létrehozásához.
A szakasz alatt Indítsa el az üres szabályt, menj előre, és kattints Ellenőrizze az üzeneteket, amikor megérkeznek az Office korábbi verzióiban Alkalmazzon szabályt a beérkező üzenetekree az Office újabb verzióiban, majd kattintson az OK gombra Következő.
Ezután ki kell választania, hogy mely feltételeket kívánja ellenőrizni. Az irodai automatikus válaszok esetén általában nem ellenőrzek semmit, mivel azt szeretném, hogy az minden e-mailre vonatkozzon.
Kattintson a Tovább gombra, majd a gombra Hozzászólások, jelölje be a jelölőnégyzetet:Válasz egy adott sablon használatávalMajd az alján található második szövegmezőben kattintson a hivatkozásra egy meghatározott hőmérsékletkéső.
Most válassza ki a sablonokat, amelyeket korábban létrehozott a sablonok listájából. Ha nem látja a sablont, kattintson a gombra Benéz kombinált doboz és válassza ki Használjon sablonokat a fájlrendszerben.
Kattints Nyisd ki majd kattintson a gombra Befejez. Most, amikor új e-mailt kap, automatikus válasz érkezik az automatikus válasz sablon használatával. Az Outlook emlékszik arra, hogy ki küld az üzeneteket, és csak egyszer küld minden egyes e-mail címre.
A kikapcsoláshoz vissza kell térnie a Szabályokba és a Figyelmeztetésekbe, és törölnie kell a szabály melletti négyzet jelölését. Azt is meg kell győződnie arról, hogy az Outlook nyitva van a számítógépén, mielőtt elhagyná az automatikus válaszokat! Ha bármilyen kérdése merülne fel, nyugodtan hagyjon megjegyzést. Élvez!
