Keresés az Outlook e-mailben a küldő, a dátum, a kulcsszó, a méret és a több között
Az Outlook e-mailben történő keresés nehéz feladat lehet, ha valaki olyan, mint én, több PST-fájlban és több tízezer e-mailben, amely évtizedekig terjed. A legtöbb vállalati környezet Outlook-t használ e-mailhez, és sokan az üzleti és személyes e-maileket tárolják az Outlook programban.
Az Outlook régebbi verzióiban harmadik féltől származó kiegészítőkre volt szükség, mint például a Xobni az e-mailek gyors kereséséhez. Szerencsére az Office 2010 óta a Microsoft létrehozott egy használható keresési funkciót, amely ténylegesen működik és lehetővé teszi az e-mailek gyors megkeresését számos szűrő segítségével. Kereshet szöveget, címeket, mellékleteket, küldőket stb., És dátum, méret, téma, fontosság és több szűrés alapján szűrhető.
Ebben a cikkben megmutatom, hogyan győződhetünk meg arról, hogy az összes e-mailt a Windows indexeli, majd hogyan végezhet különböző típusú kereséseket attól függően, hogy mit keres.
Vegye figyelembe, hogy ez a cikk feltételezi, hogy az Office 2010, 2013 vagy 2016-on dolgozik, mivel ezek a verziók a legjobbak a keresésre.
Az indexelés bekapcsolása
Mielőtt villámgyors keresést hajthat végre az Outlook programban, meg kell győződnie arról, hogy az összes e-mailt indexelték. Ennek ellenőrzéséhez menjen előre, és kattintson az e-mail postafiók tetején látható keresőmezőbe.
Ha a keresőmezőbe kattint, megjelenik a Keresési eszközök fül jelenik meg a szalagban. A jobb szélen kattintson a gombra Keresési eszközök majd kattintson a gombra Keresési beállítások.
Alatt források, kattintson a Indexelési beállítások gomb.
Ez a Windows-hoz vezet Indexelési beállítások képernyő, ahol kiválaszthatja és kiválaszthatja az indexelt helyeket. Ha nem látod Microsoft Outlook a listában kattintson a gombra Módosít gomb.
Menj, nézd Microsoft Outlook majd kattintson az OK gombra.
A Windows azonnal elkezdi indexelni az e-maileket, és ellenőrizheti, hogy mikor történik a kattintással Index állapot a fentebb látható keresőeszközök alatt.
Látni fog egy üzenetet, amely jelzi, hogy hány elemet hagynak indexelni és miután elkészült, azt mondja, hogy az Outlook befejezte az összes elem indexelését. Most megtudjuk, hogyan kereshet az Outlookban.
A keresések végrehajtása az Outlook programban
Az Outlook alkalmazásban történő keresés elindításához kattintson a gombra Bejövő vagy kattintson egy adott mappára. Ha rákattint a Bejövő mappára, észre fogod venni, hogy a doboz lesz Keresés a jelenlegi postafiókban listázott. A jobb oldali legördülő listára kattintva választhat más lehetőségek közül Jelenlegi mappa, Almappák, és Összes Outlook elem.
Ha rákattint a Bejövő mappába, Jelenlegi postafiók automatikusan kiválasztásra kerül. Ez az egész postafiókban lévő összes e-mailben fog keresni, beleértve a Bejövő üzenetek, az Elküldött elemek, a Törölt elemek, a Kimenő üzenetek stb. Alatt találhatóakat. Ha egy adott mappára kattint, a keresőmező alapértelmezés szerint a következő lesz: Jelenlegi mappa, amely csak az adott mappában található e-mailben keresi az almappákat nem tartalmazó mappát.
Ha van olyan mappája, amely almappákat tartalmaz, győződjön meg róla, hogy kiválasztotta Almappák a legördülő menüből csak az almappák kereséséhez.
Most, hogy megértjük, megtanuljuk, hogyan végezhetünk különféle kereséseket az Outlook programban. Ennek két módja van: a Keresés szalag használata vagy a keresési lekérdezés szintaxisának használata. Amint lehet mondani, az utóbbi lehetőség sokkal technikaiabb, de lehetővé teszi, hogy bonyolult kereséseket hozzon létre.
A keresési eszközök használata az Outlook programban
Kezdjük a könnyebb módszerrel, amely jól fog működni a legtöbb ember számára. Kattintson a keresőmezőre, miután kiválasztotta a Bejövő vagy egy mappát, majd kattintson a gombra Keresési eszközök a szalagban. Nézzük meg a különböző lehetőségeket.
A baloldalon a terület, ami megegyezik a fent említett legördülő listával. Következő Eredmények, amely nem lesz aktív, amíg a keresés meg nem történik. Alapértelmezés szerint az Outlook csak a legutóbbi elemeket jeleníti meg, amelyek megfelelnek a keresésnek, és nem mutatják meg az összes eredményt. Kattintson a gombra Tartalmazza az idősebb eredményeket az összes eredmény megjelenítéséhez, vagy görgetés a keresési eredmények aljára, és válassza ki Mutass többet.
Finomítsa hol tudunk igazán fúrni és pontosan megtalálni azt, amit keresünk. Először is, hogyan keressünk pontos szöveget az Outlookban? Tegyük fel, hogy szeretné megtalálni az összes e-mailt az SSN-szel vagy egy adott szóval. Ezekben az esetekben csak kettős idézeteket használ.
Fent keresem a szót Sherlock az idézőjelek belsejében. Ha a szó a témában van, akkor sárga színnel jelenik meg. Ha bármelyik e-mailre kattint, az Ön számára kiemelt szót is láthatja, ami kényelmes.
Ez az egyik leggyakoribb keresési típus. Egy másik közös keresés a feladó által történik. Ez az Outlook-ban nagyon egyszerű. Egyszerűen kattintson a Tól től gombot a szalagban, és kezdje be a személy nevét vagy az e-mail címet.
Ha több keresési kritériumot szeretne hozzáadni, mint például csak olyan e-maileket látni, amelyek egy mellékletet tartalmaznak, egyszerűen kattintson a Van melléklete gomb.
Az e-mailek eredményhalmazának csökkentése érdekében további szűrőket is hozzáadhat. A többi opció többsége eléggé magyarázó, mint például az Olvasatlan, Megjelölve, Fontos, stb. Ha dátum szerint szeretne keresni, akkor kattintson erre a hétre, és egy pár opciót kap, mint például ez a hét, ebben a hónapban, ez Év, stb, de ez erről szól.
Ha dátum szerint szeretne keresni, vagy valami hasonlót keresni az Outlook legrégebbi e-mailjeinek, akkor a Speciális keresés opciót vagy a lekérdezési szintaxist kell használnia. Kezdjük a Speciális keresés funkcióval. Ahhoz, hogy eljuthasson hozzá, ismét a Keresés eszközeire kell kattintania, és válassza ki Speciális keresés.
Ne feledje, hogy ez a keresés csak az alapértelmezés szerint kiválasztott aktuális mappában keres. Ha mindent szeretne keresni, akkor a gombra kell kattintania Böngésszen gomb a jobb felső sarokban.
Ha mindent szeretne keresni, válassza a Bejövő mappát, majd ellenőrizze a Az almappák keresése doboz alján.
Most megjelenik a fő kereső képernyőn Idő az alsó részen, de csak ugyanazokat a lehetőségeket adja meg, mint a legördülő listában. Egy részletesebb kereséshez kattintson a gombra Fejlett lap.
Itt meg kell építeni saját keresési feltételeit. Kattintson Mező,majd menj Dátum / idő mezők és válassza a lehetőséget kapott. Most kattintson a gombra Feltétel és görgessen lefelé az aljára, amíg meg nem jelenik más lehetőség vagy után, rajta vagy előtte, és között.
Ha úgy dönt között, akkor beírhatja a dátumokat 01/01/2005 és 2005/31/12 majd kattintson a gombra Listához ad. Itt van a keresésem.
Ne feledje, hogy további kritériumokat is hozzáadhat a listához az eredmények szűkítése érdekében. A fenti példámban csak e-maileket kapok az adott dátumtartományban, ami valószínűleg túl sok.
Ha szeretné megtalálni a legrégebbi e-mailt az Outlook programban, válassza a lehetőséget rajta vagy előtte állapotot, majd írja be azt a dátumot, amely szerintem elég régi.
Állítsa be a dátumot attól függően, hogy hány e-mailt kap. Ezzel a kereséssel eléggé könnyű megtalálni a teljes Outlook-fájl legrégebbi e-mailjét.
Egy másik népszerű keresés a PST-fájlban található legnagyobb e-mailek keresése. Ehhez kattintson a Több választás a Speciális keresés lapon, és alul látható egy méretméret. Választ nagyobb, mint majd adja meg az értéket kilobájtban. Ha például 5 MB-nál nagyobb méretű e-maileket szeretne keresni, akkor beírná 5000.
Ezek csak néhány keresést végezhetnek a Speciális keresés segítségével. Ezenkívül a keresőmezőbe is beírhatja mindezt a keresési szintaxis segítségével, és ugyanazokat az eredményeket kaphatja. Például egyszerűen beírhatom MESSAGESIZE:> 5 MB és kap ugyanazokat az eredményeket.
Nem megyek át az összes különböző keresési opción ebben a bejegyzésben, mert a Microsoft rendelkezik egy oldallal, amely felsorolja a különböző keresési szintaxis-beállításokat. Remélhetőleg a fenti eszközök segítségével megtalálhatja a keresett e-mailt. Élvez!
