Dokumentumok és sablonok korlátozása és védelme

A dokumentum korlátozása és védelme biztosítja a végső jogosultságot a folyamatban.

SCHOOL NAVIGÁCIÓ

1. Sablonok használata a közös elrendezés és formázás biztosításához
2. A dokumentumban végrehajtott változtatások nyomon követése
3. Megjegyzések használata a dokumentumban történt változások jelzéséhez
4. Dokumentumok és sablonok korlátozása és védelme
5. Dokumentumok módosítása, összehasonlítása és kombinálása

Annak ellenére, hogy esetleg más ellenőrök javasolhatnak módosításokat, és megjegyzéseket tehetnek egy dokumentumra, előfordulhat, hogy korlátozni szeretné őket a szerkesztéstől és a formázás módosításától..

Ezenkívül esetleg kényszerítené az összes változáskövetést, vagy csak korlátozóan értékelni. Ennek lényege, hogy a dokumentumot ne változtassuk meg úgy, hogy ne feleljen meg a látásodnak vagy stílusodnak.

Ebben a leckében megmutatjuk, hogyan lehet korlátozni a formázást és a szerkesztők típusait, amelyeket a többi felülvizsgáló elvégezhet a dokumentumon. Miután a dokumentum közel állt a végső állapothoz, azt véglegesnek jelölheti, hogy elkerülje a véletlen változtatásokat.

Emellett érdemes korlátozni a dokumentumhoz való hozzáférést, hogy csak az Ön értékelői csapatát foglalja magába. Megmutatjuk, hogyan védheti meg a dokumentumot a jelszóval. Ezután csak a csapatnak mondhatja el a jelszót, és senki más nem tudja megnyitni a dokumentumot.

Elindítjuk a dolgokat a dokumentum formázásának korlátozásával.

Formázás korlátozása egy dokumentumban

Ha dokumentumot terjeszt egy másik felülvizsgálati célú dokumentumra, előfordulhat, hogy nem kívánja, hogy módosítsák a dokumentum formázását. A Word lehetővé teszi, hogy korlátozza az összes vagy néhány témát és stílust, valamint lehetővé teszi az értékelők számára, hogy megváltoztassák a témák és stílusok egy részét. Ehhez kattintson az „Áttekintés” fül „Védelem” szakaszának „Korlátozás szerkesztése” pontjára.

A „Szerkesztés korlátozása” panel a fő szöveg jobb oldalán jelenik meg. A „Formázási korlátozások” részben válassza ki a „Formázás korlátozása a stílusok kiválasztásához” lehetőséget, majd kattintson a „Beállítások…” linkre.

A „Formázáskorlátozások” párbeszédablakban a „Ellenőrzött stílusok jelenleg engedélyezett” mező összes stílusa alapértelmezés szerint van kiválasztva. Ha csak bizonyos stílusokat szeretne kiválasztani a dokumentumban, a „Nincs” gomb segítségével kiválaszthatja az összes stílust, majd kiválaszthatja azokat, amelyeket engedélyezni kíván. Használhatja a Word ajánlott minimális stílusát az „Ajánlott minimális” gombra kattintva is. Ha szükséges, válassza a „Formázás” szakaszban található további korlátozásokat, és kattintson az „OK” gombra, ha kész.

A következő párbeszédpanel megjeleníti azt a kérdést, hogy szeretné-e eltávolítani a nem engedélyezett stílusokat. Javasoljuk, hogy ne. Kiderülhet, hogy a jövőben ezeket a stílusokat szeretné használni a dokumentumban. Más ellenőrök nem tudják ezeket megváltoztatni vagy alkalmazni.

Kattintson a „Nem” gombra a dokumentumban nem megengedett stílusok megtartásához.

Ezen korlátozások alkalmazása előtt meg kell kezdeni a védelem érvényesítését. Ezt megvitatjuk, miután megmutattuk, hogyan korlátozhatja a szerkesztést.

Szerkesztés korlátozása egy dokumentumban

A dokumentum felülvizsgálóinak formázásának korlátozása mellett korlátozhatja azt is, hogy a szerkesztők milyen típusú dokumentumokat végezhetnek. A „Szerkesztés korlátozása” panelen jelölje be a „Csak az ilyen típusú szerkesztés engedélyezése a dokumentumban” jelölőnégyzetet, és jelöljön ki egy opciót a legördülő listából, hogy jelezze a dokumentumban engedélyezni kívánt szerkesztés típusát. Lehetővé teheti, hogy más értékelők csak nyomon követhessék a változásokat, írjanak be megjegyzéseket, vagy töltse ki az űrlapokat. Akkor is korlátozhatja a dokumentumot, hogy más emberek csak olvasni tudjanak, és ne változtassanak.

Megkérdezhetjük, hogy mi a különbség a szerkesztés korlátozása és csak a nyomon követett változások között, és a „Track Changes” zárolásának megtartása, amint azt a 2. lecke tárgyalja. a funkció ugyanaz. Bármelyik módszert könnyebb használni az Ön számára.

Kivételeket adhat meg a korlátozott formázás és szerkesztés, illetve azok számára, akik szabadon szerkeszthetik a dokumentumot. Kattintson a „További felhasználók…” linkre a „Szerkesztés korlátozása” panel „Kivételek (opcionális)” részében.

A „Felhasználók hozzáadása” párbeszédpanelen hozzáadhat felhasználókat az aktuális számítógéptől, olyan tartománytól, amelynek az aktuális számítógép része, vagy írjon be valaki e-mail címét. Az összes felhasználót és e-mail címet egy pontosvesszővel válassza ki, majd kattintson az „OK” gombra.

Azok a személyek, akiket a „Felhasználók hozzáadása” párbeszédpanelen adtak meg, a „Szerkesztés korlátozása” panel „Kivételek (opcionális)” részének „Egyének” mezőjében jelennek meg. Jelölje ki annak a dokumentumnak az egészét vagy részét, amelyet egy személy szerkeszteni szeretne, majd jelölje be az adott személy jelölőnégyzetét az „Egyének” mezőben.

Most, hogy korlátozta a dokumentum formázását és szerkesztését a kívánt módon, meg kell mondania a Wordnek, hogy elkezdje érvényesíteni a védelem érvényesülését. A „Szerkesztés korlátozása” panel „Végrehajtás indítása” részében kattintson az „Igen, a védelem végrehajtásának megkezdése” pontra.

A „Védelem indítása” párbeszédpanelen győződjön meg róla, hogy a „Jelszó” opció van kiválasztva, írjon be kétszer egy jelszót, majd kattintson az „OK” gombra.

Ne feledje, hogy a jelszó nem szükséges, és nem védi meg teljesen a dokumentumot (a dokumentum nincs titkosítva). Ez egyszerűen segít megakadályozni, hogy az emberek kikapcsolják a formázási és szerkesztési korlátozásokat.

Ha a „Felhasználó hitelesítése” lehetőséget választja, valószínűleg a következő hibát észleli:

„A készülék nincs beállítva az információs jogok kezelésére (IRM). Az IRM beállításához jelentkezzen be az Office-ba, nyisson meg egy meglévő IRM-védett üzenetet vagy dokumentumot, vagy lépjen kapcsolatba a súgójával. ”

Javasoljuk, hogy használjon jelszót. Ez sokkal egyszerűbb.

A korlátozások végrehajtása után a „Szerkesztés korlátozása” panelen megjelenik a megfelelő szöveg, amely lehetővé teszi, hogy a felülvizsgáló csak a megengedett szerkesztési és formázási feladatokat hajtsa végre.