Kezdő A feladatok létrehozása és kezelése az Outlook 2013 programban

Ha Ön egyike azoknak az embereknek, akiknek egy táblája vagy jegyzettömbje van egy folyamatosan fejlődő teendőkkel, vagy az íróasztal és a monitorok a Post-its® emlékeztetve a fontos eseményekre, akkor ez a cikk az Ön számára.

Az Outlook lehetővé teszi, hogy teendőkből álljon össze feladatokból, amelyeket mindenféle dologra tehet, például az esedékesség dátumait, emlékeztetőit, kategóriáit stb. A lényeg az, hogy egy aktívabb feladatlistát hozzunk létre, amellyel együtt tudsz lépni, és őszinte marad.

Munka a Feladatok nézetben

A közelmúltban megvitattuk az Outlook 2013 különböző bonyolultságait, így ha új vagy, akkor javasoljuk, hogy olvassa el a bevezetést.

Ellenkező esetben nyissa meg az Outlook-ot a Feladatok nézetig, és nézzen körül. Első pillantásra észre fogod venni, hogy elég üres és kopár. Ennek az az oka, hogy még mindig ki kell töltenünk azt a sok dolgot, amit meg kell tennünk, és futtatni kell.

Menjünk át, és mutassuk meg, hogyan kell használni a feladatokat, mint egy profi, és tovább szervezni az életedet az Outlook programban. Egy kis idővel és munkával teljes körű feladatok állnak rendelkezésre, amelyeket beállíthat, hogy emlékeztesse Önt, amikor azok esedékesek, vagy akár egy másik személyhez is rendelheti őket!

Feladatok hozzáadása

Először feladatokat szeretne hozzáadni. Észreveheted, hogy a bal oldali oldalon van az ismerős mappapanel. Új mappákat adhat hozzá ehhez a nézethez, így hatékonyan szervezheti meg feladatait kategóriákba. Még új mappacsoportot is létrehozhat, így szükség esetén újra elkülönítheti feladatait a szakmai és a személyes élet között.

Először is észre fogod venni, hogy van egy feladatmappacsoport hívás a Saját feladatok és két al-feladat mappa: Teendők és feladatok. Ha jobb egérgombbal rákattintunk a legmagasabb szintű mappára, létrehozhatunk egy „Új mappa csoportot”, amelyet nevezünk a Munkaköröknek.

Egy gyors feladat hozzáadásához kattintson a „Kattintson ide az új feladat hozzáadásához” gombra, vagy kattintson az „Új feladat” gombra az Otthoni szalagon. Nézze meg a következő névtelen feladatot, amelyre számos lehetőséget választhat, megjelenítheti a Feladatot, annak adatait, valamint kezelheti azt.

Töltsünk ki egy kicsit néhány alapvető adattal, majd kattintsunk a „Mentés és bezárás” gombra. Kiválaszthatja a kezdő dátumot, a dátumot (ha van ilyen), az állapotot, a prioritást és a befejezés százalékát. Ellenőrizheti a „Emlékeztető” mezőt, és az Outlook értesíti Önt arról, hogy mikor jön a feladat.

Feladatok megtekintése, módosítása és frissítése

Néhány feladat létrehozása után láthatjuk őket a Feladatok nézetben. Itt végezhet néhány alapvető bonyolítást, például az esedékesség dátumának megváltoztatását vagy egy kategória hozzárendelését, de ha valóban meg szeretné tekinteni és szerkeszteni szeretné, dupla kattintással megnyithatja azt.

Itt van ismét a feladatunk. Változtathatunk, mint például az állapot vagy a prioritás, vagy rákattinthatunk a „Részletek” gombra.

Ha a feladathoz további részletek is vannak, akkor itt töltheti ki őket. Bár ez talán nem releváns a legtöbb ember számára, ha önálló vállalkozókkal vagy tanácsadókkal foglalkozik, akkor ez egy nagyszerű hely, hogy nyomon kövesse, hogy mennyire számítanak neked.

Van néhány más dolog, amit megemlíthetünk, mielőtt továbblépünk az ismétlésekre. Miközben a feladat kezelőfelületén tartózkodik, vegye fel egy pillanatra, hogy megjegyezze, hogy törölheti vagy továbbíthatja a feladatot, ha úgy dönt, hogy nem érdemes folytatni, vagy ha valaki másnak szüksége van rá,.

A feladatot is kezelheti, mint például a teljes jelölést, annak hozzárendelését és állapotjelentés küldését. Erről hamarosan többet fogunk beszélni. Most nézzük meg röviden, hogyan állíthat be ismétlődő feladatokat.

Ismétlődő feladatok kezelése

Ismétlődő feladat létrehozása megegyezik az ismétlődő találkozó vagy ismétlődő találkozó létrehozásával. A “Visszatérés” gombra kattintva megjelenő párbeszédablak valószínűleg nagyon ismerős lesz.

Tehát itt van a „beszélgetés a dolgokról” feladat, amely szerdán minden héten ismétlődik, és nincs vége a látványnak. Ne feledje, hogy még akkor is, ha a feladat ismételt végrehajtásakor nem fejezi be a feladatot, még egy másik generálódik.

Ezt felülírhatja úgy, hogy kiválasztja a „regenerate new task” opciót, amely ahelyett, hogy automatikusan megismétlődne x napon, nem fogja visszaállítani a feladatot addig, amíg az aktuálisat nem jelöli meg a teljes.

Feladat hozzárendelése valakinek

Mindannyian felállítottuk a munkáról szóló dolgokról szóló beszélgetést! Kattintson a „Feladat hozzárendelése” gombra a szalag kezelése részében.

Ez megnyitja a feladatot e-mailként, amelyet másoknak címezhet. Ebben az esetben csak azt a feladatot rendeljük hozzá, hogy valaki másnak beszéljünk a dolgokról, ezért e-mailt küldünk nekik.

Ha be akarja írni a címet a „Címzett” mezőbe, vagy meg tudja szerezni a szerencsét a címjegyzékéből. Nincs beállított címjegyzék? Olvassa el a kapcsolatok létrehozásának és kezelésének módját, beleértve a kapcsolatok importálását a Gmailből az Outlookba.

Ez a címzett kap egy e-mailt, majd az „Elfogadás” vagy „Elutasítás” opcióval. Nem akarjuk, hogy a főnök megzavarodjon, így csak előre megyünk, és elfogadjuk a feladatot. Sőt, a munkából való beszélgetés soha nem rossz ötlet!

Végül, ha a hatáskörök - hogy-szeretnének tudniuk, hogy milyen előrehaladást (vagy annak hiányát) az aktuálisan kijelölt feladata. Küldhet egy állapotjelentést.

Összességében az átlagos otthoni Outlook-felhasználó nagyobb valószínűséggel használja a feladatokat, hogy az elkötelezettségeket vagy a házimunkát kinyomtassa, de hasznos tudni a feladatok készítésének teljes körét. Most lépjünk tovább a Home szalagra, és beszéljünk arról, hogy mit tehetünk, hogy onnan kezeljék a feladatot.

Feladatok kezelése és nézet szerinti rendezés

A hét folyamán néhány feladat elvégezhető, és néhány nem. Azok, amiket teljesítettél, akkor teljesnek és elfelejtheted. De azokat, amiket nem értek el, valahogy kell kezelni, vagy csak egy egyre növekvő listája van a fúvott feladatoknak.

Van néhány módja annak kezelésére. Nézzük meg a szalag szalagterületét, majd mutassuk meg, hogyan lehet a legtöbbet kihozni ezekből az eszközökből.

A „Remove from List” (Eltávolítás a listáról) gombra kattintva teljes körűvé válik, és eltávolítja azt a listából. Ha az Outlook problémát észlel, például ha a feladat ismétlődik, vagy hiányos, akkor megkérdezi, hogy mit szeretne tenni ezzel kapcsolatban.

Közvetlenül a feladatlistában látott feladatokkal is dolgozhat. További részletekért nézze meg az alábbi képernyőt. Látja, hogy egyszerűen kattinthat a jelző ikonra, hogy teljes legyen, vagy jobb egérgombbal kattintva láthatja a nyomon követési lehetőségeket.

Itt látható a következő képernyőképen, hogy a mi feladatunk, hogy „üljünk fel a labdarúgás a lábunkkal felfelé” holnap jöjjön létre, de a következő héten is megjelöljük azt. A nyomon követési feladat létrehozása alapvetően megduplázza azt a legmegfelelőbb időre, hogy esetleg kiegészítse. Ebben az esetben a holnapi feladatot teljesnek vagy eltávolíthattuk, de ez a kettős feladat még a jövő héten esedékes.

Megjegyzendő, hogy az öt előre beállított időközönként követheti a feladatokat, vagy létrehozhat egyéni nyomon követést.

Végül, a nézet megváltoztatása segíthet a szelet nagy feladatkörön keresztül. Ha nem jelenik meg a szalagon, kattintson a „Nézet módosítása” gombra, és láthatja ezeket a beállításokat.

Íme egy egyszerű lista. A nézet nem tesz különbséget a befejezési állapotok vagy a kategóriák között, vagy bármi más. Csak egy egyszerű nézetben mutat be minden múltbeli, jelenlegi és jövőbeli feladatot.

Másrészt, ha az aktív feladatokkal rendezzük a nézeteinket, látjuk, hogy a dolgok számunkra szűkültek.

Mindig ne felejtse el megváltoztatni a feladatnézetet, így gyorsan leképezheti vagy elrejtheti őket a maximális termelékenységi potenciál számára!

Feladatok beállításai

Végül ismerkedjünk meg vagy ismerkedjünk meg a feladatokkal. A feladat beállításai lehetővé teszik a beállítások módosítását és viselkedésének és megjelenésének megváltoztatását. Ezeket a Fájl menüből érheti el, a „Beállítások -> Feladatok” gombra kattintva.

Beállíthatja az esedékességgel rendelkező feladatok emlékeztetőinek beállításait, a késedelmes és befejezett feladatok színeit, a munkaidőt és más egyszerű csíkokat. Ha most szeretné, hogy a késedelmes feladatok fényes kékek legyenek, vagy ha a nap végére az alapértelmezett emlékeztetőket szeretné kezdeni, akkor a módosításokat itt teheti meg.

Amint azt mondhatod, az Outlook nagyon jól körülhatárolt alkalmazást jelent, és még nem beszéltünk még a naptárról és a jegyzetekről! Reméljük, hogy a Feladatok használatával párosodhat a szervezeti készségeket. Nagyon könnyen beállíthatók és hozzárendelhetők, és jó, ha ezeket az emlékeztetőket látjuk, és hogy a listán szereplő összes dolog lassan ellenőrizhető lesz.

Addig is érdekeltek vagyunk, hogy meghallgassunk téged. Kérdése vagy megjegyzése, amit szeretne velünk hagyni? Dobd be a vitafórumunkat és tegyük ki a tüzet.