Kezdő A naptárak létrehozása, kezelése és megosztása az Outlook 2013 programban

Hacsak nem él a felelősségtől mentes élet, a nap valószínűleg a napi naptárban emelkedik és letelepedik. Ha nem tudod, mi folyik naponta, gyorsan elveszítheti magát a nem fogadott találkozók és a meglepő találkozók labirintusában.

Beszéljünk az Outlook naptárairól, mert az e-mailen kívül (talán még időnként is) a szervezettség és a produktivitás az események kezelésére való képességre és a dolgok megtételére támaszkodik. Az egyik dolog, amit az Outlook nagyszerű bántalmazással, talán jobb, mint a legtöbb más alkalmazás, naptár. Az Outlook naptárfunkciói másodsorban nem jelennek meg az események létrehozásával, módosításával és megosztásával kapcsolatban.

Ez a cikk elsősorban az egyszerű dolgokra fog összpontosítani. Bemutatjuk, hogyan hozhat létre és kezelhet naptárakat, találhat találkozókat, találkozókat, és megoszthatja azokat a címjegyzékben lévő többi felhasználóval az egyszerű együttműködés érdekében. Miután elkészültük, megmutatjuk, hogy az Outlook használatakor az alapok, például az e-mailek vagy a kapcsolattartók és a címjegyzékek használatával a naptárat felveheti a forgalmas életbe, és javíthatja otthonát vagy kis irodáját.

Naptár alapjai

Ha az Outlookot használja, akkor a naptárkészülékei rendelkezésre állnak. Még akkor is, ha nem rendelkezik e-mail fiókkal, mégis használhatja az Outlookot a többi funkciójához. A naptár azonban a legjobban működik, ha az együttműködési képességeit kihasználhatja, így az e-mail fiók használata biztosítja, hogy küldeménymeghívásokat küldhet és résztvevői értesítéseket kaphat.

Függetlenül attól, hogy itt van-e az alap, mindennapi naptár, vagyis az alapértelmezett Outlook-profilhoz társított naptár. Ez a havi nézet, de az Arrange lapon található funkciók segítségével módosíthatja a nézetet.

Az alábbiakban például a munkahét nézet látható (szemben a teljes heti nézettel). Ez nagyon egyszerű, az időjárás (beállíthatja a várost), és egy keresőmező. Ha találkozásait vagy találkozásait találod, itt láthatod őket, és átugorhatsz az előző vagy a következő hétre, ha rákattintasz a „Előző kinevezés” vagy „Következő találkozók” gombokra, a naptárélek mentén.

Haladjunk tovább egy kicsit, és arra összpontosítsunk, hogyan változtassuk meg a naptár elrendezését, hogy jobban megfeleljenek az Ön konkrét vagy különleges igényeinek.

A naptár izomzatának hajlítása

Meg tudod csinálni egy kicsit, hogy megváltoztassuk a naptár elrendezését és megjelenését. Ha megnézed az alábbi Nézet lapot, egész sor választékot láthatsz, melyet a szervezeti igényeidnek megfelelő naptárban használhatsz.

Nézze meg a következő naptárat. Néhány kisebb változtatást tettünk a megjelenésében. Egyrészt megváltoztathatja a színt, ami finom, de szép érintés.

A Nézet lap segítségével további nézeteket adhat hozzá, hogy kiemelje az Ön által használt módot. Például van egy teendők, amely lehetővé teszi naptárak, emberek és feladatok hozzáadását a jobb oldali oszlophoz (lásd fent). Ez a teendő sáv testreszabható az Ön által használt módhoz, így még ha a feladatok és a naptár is engedélyezve van, mint a fenti képernyőképben, ha bekapcsolja a beérkezett üzeneteket, újra kell engedélyeznie a címzettet -Bár.

Jó ötlet, hogy minden üzemmódban a Nézet lapon játsszon, mert nem mindegyik pontosan ugyanaz lesz. Például, a Reading Pane nem sok hasznos a naptár nézetben, de ez határozottan hozzáadott postafiók.

Hasonlóképpen, nézze meg a napi naptár nézetet a napi feladat nézetben engedélyezve. Itt láthatja naponta a naptárat a megfelelő feladatokkal.

Sokkal többet fogunk megvitatni a következő cikkekben szereplő feladatokról, de most összpontosítsunk mindenre, amit érdemes tudni a találkozókról és az ülésekről.

Találkozók és találkozók hozzáadása

Nézzük meg a találkozók és találkozók létrehozását. A következő példában pizzát szervezünk. A téma természetesen a kinevezés jellege, és bár a pizza párt nem feltétlenül „kinevezés”, akkor megkapja az ötletet. Ezután hozzáadhat más jellegzetességeket, mint például a pizzák megrendezésének helyét, valamint annak kezdési és befejezési idejét.

Sok hely van (technikailag korlátlan), hogy jegyzeteket, utasításokat vagy utasításokat adjon az eseményhez. Természetesen ez nem sok párt, ha nincs más embered. Tehát meg kell hívnunk néhány résztvevőt. Amint meghívja az embereket, már nem tekinthető találkozónak. Ehelyett az Outlook egy találkozóra módosítja. A következő képernyőn látjuk, hogy az új találkozón találkoztunk.

A neveket kézzel írhatja be, vagy kattintson a „To” gombra a résztvevők hozzáadásához a címjegyzékből. Ha még nem állított be címjegyzéket, elmondhatjuk, hogyan adhat hozzá és kezelhet kapcsolatokat, valamint importálhat más forrásokból, például a Gmailből származó kapcsolatokat.

Egyenesen vághatsz a chase-hez, és egyszerűen kattints a „New Meeting” -re a szalag kezdőlapján. Ha meghívja a résztvevőket, lehetősége van további válaszlehetőségek kérésére.

Ha válaszot kért (ahelyett, hogy egyszerűen elhelyezné a szót, és elhagyta azt), akkor a meghívottaknak lehetőségük lesz az RSVP-re. Ne feledje, hogy ez egy csodálatosan működik egy olyan Microsoft termékkel, mint például az Outlook.com e-mail fiókja, ahol a válaszadási opciókat közvetlenül az üzenetben adta meg.

A Gmail-ben ugyanolyan módon tudsz egy meghívást alkalmazni. Ugyanakkor válaszol, akkor elküldi az eseményszervezőnek, és automatikusan hozzáadódik az Outlookhoz.

Most, hogy tisztában vagyunk a találkozókkal és találkozókkal, tovább lépünk a módosításokhoz és azok törléséhez, mert a változás elkerülhetetlen, és néha a legjobban lefektetett terveink átesnek.

Találkozók és követési válaszok módosítása vagy törlése

Valami feljött, és a pizzát félig szombat este kell mozgatnunk. Ez nem számunkra jelent problémát, de mi van a résztvevőkkel? Nos, a terveik teljesen rajtuk vannak, de az Outlook legalább megkönnyíti a változások figyelmeztetését.

Egy találkozó módosításához és a résztvevők figyelmeztetéséhez először nyissa meg az eseményt az Outlook naptárából, és végezze el a szükséges módosításokat. Ebben az esetben csak egy napot mozgatunk az ülésen. Ne feledje, hogy a „Frissítés küldése” gombra kattintva a meghívottak frissülnek a változáson.

Ezen a ponton, ha bármelyik résztvevő korábban elfogadta a meghívást, újra kell fogadnia.

Lehet, hogy jó ideje megmutatni, hogyan lehet nyomon követni az ülés előrehaladását. Kattintson a „Követés” gombra, és innen láthatja a találkozó előrehaladását. Jelenleg csak egy meghívott fogadta el, így talán ez a szombat nem olyan jó idő.

Ismét valami most jött fel, és meg kell szüntetnünk az ülést. Egyszerűen kattintson a „Cancel Meeting” gombra. A meghívásod most megváltozik, és egy "Send Cancelation" (Küldés törlése) gombot kapsz, hogy rákattinthasson és küldje el a rossz híreket.

Olyan egyszerű, mint az, hogy a korábbi meghívottjaink frissített e-mailt kapnak, és az esemény eltávolításra kerül az Outlook naptárából.

Események

A találkozók-megfordult találkozók beírása és mentése a naptárban látható. Amikor fölé tolod, látod a vonatkozó részleteket. Ezen a ponton, ha minden jó, akkor hagyja el és lépjen tovább más dolgokra.

Ha azonban módosítani vagy törölni kívánja, nyissa meg azt, ha duplán kattint rá, vagy használja a megfelelő műveletet a szalagon, amely itt a „Megnyitás” gomb.

A jobb egérgombbal megjelenő kontextus menüből ugyanazokat a szalagvezérlőket is elérheti.

A találkozó vagy találkozó nyitva tartásával jegyezze fel a Beállítások lapot, amely lehetővé teszi, hogy befolyásoljon néhány változtatást, mint például az állapotának megváltoztatása (Foglalt, Előzetes, Irodai, stb.), Emlékeztető beállítása, az időzóna módosítása és végül a esemény, mint ismétlődő esemény.

Az ismétlődő események gyakoriak, mint például egy heti találkozó vagy negyedéves keresési esemény, vagy csak ebéd egy barátjával, ezért jó tudni, hogyan kell őket beállítani. Ahogy a képernyőről is látható, ez eléggé könnyű lesz dolgozni. Beállíthatja a találkozó időpontját, a mintát, és természetesen a tartományt, illetve az ismétlődés időtartamát.

A következő képen látható, ismétlődő eseményt állítottunk be minden hétfőn 13: 00-kor, ami végtelenül folytatódik.

Fontos megjegyezni, hogy míg az üléseken és a találkozókon több kulcsfontosságú különbség van, még mindig úgy néz ki, és ugyanúgy módosítható, így a találkozókra vonatkozó összes lehetőség ugyanaz lesz a találkozóknál.

Fájl vagy dokumentum csatolása a naptárelemhez

Képzeljük el, hogy találkozót tartottál, mint például, hogy elveszed a kisállatát az állatorvoshoz, vagy megváltoztathatod az olajodat, és mindkét esetben egy dokumentumot vagy képet szeretnél csatolni ahhoz, hogy ne felejtsd el.

A következő példában végül az olajunkat megváltoztatjuk, és kapunk egy kupont. Kinyomtathatja a kupont, és próbálhatja meg először emlékezni, vagy egyszerűen csatolhatja azt a találkozóhoz, így amikor az Outlook emlékezteti Önt, a kupon ott van, így kinyomtathatja azt, amíg azt gondolja.

Ehhez kattintson a „Fájl csatolása” gombra, majd keresse meg azt a helyet, ahová mentett. A fájlt úgy is beillesztheti, mint szöveget, szövegként beillesztve, vagy hiperhivatkozásként helyezze be a fájl helyét. Ebben az esetben csak a PDF-t fogjuk csatolni.

Természetesen ez nagyon hasznos funkció lesz, ha üzleti találkozókon meg kell osztania a dokumentumokat, a tananyagot a diákok számára elküldeni, vagy ha a helyzet kiegészítő információkat kérhet.

Naptárak kezelése és megosztása

A naptárak kezelése két dolgot tesz lehetővé. A naptárakat különféle forrásokból nyithatja meg, és létrehozhatja és mentheti a naptárcsoportokat.

Ha rákattint a „Naptár megnyitása” gombra, létrehozhat egy naptárat több forrásból, például az internetről, vagy létrehozhat egy üres naptárat. Az üres naptár létrehozásának egyik előnye, hogy képesek vagyunk a munka és az otthoni élet elkülönítésére.

A következő képernyőn több naptárat hoztak létre, és létrehoztunk egy speciális munkacsoportot is. Az eseményeket valójában egy naptárból a másikra lehet húzni; látod, hogy van egy bejegyzésünk a heti találkozóra a megjelenített két naptárban.

Az események naptárakon keresztüli húzásával azt jelenti, hogy ha egy találkozót vagy találkozót töltött fel, ha később úgy dönt, hogy más naptárban kell lennie, nem kell újra létrehoznia az eseményeket.

Végül megoszthatja azokat a naptárakat, amelyeknek elég magától értetődőnek kell lenniük, ugyanakkor képesek vagyunk naptárt küldeni e-mailben. Röviden tárgyaltunk egy korábbi cikkben, ez egyszerűen egy másik módja annak elérésére. Itt a következő képernyőn láthatja, hogy mi történik, ha ezt az opciót használja.

Megadhatja, hogy melyik naptárat használja, a dátumtartományt (egy naptól a teljes naptárig), a megosztandó adatok szintjét (egyszerű elérhetőség, korlátozott és teljes részletek), majd néhány speciális beállítást használhat.

Az így történő megosztás azt jelenti, hogy gyorsan, egyszerűen és zökkenőmentesen terjesztheti naptáradatait más Outlook felhasználókkal, valamint integrálhatja az Önnek küldött naptárakat.

Naptárbeállítások

Számos naptári lehetőség van a sorrendbe rendezésre (bár nem annyira, mint az e-mailben). A legtöbb ilyen lehetőség arra szolgál, hogy a naptárat hatékonyabban tudja beállítani a szakmai és személyes szükségleteivel.

Például megváltoztathatja a munkaidőt és a munkahét, adhat szabadságot, módosíthatja az időzónát, beállíthatja az alapértelmezett színt, és még a Fahrenheit és a Celsius között is választhat. Dolgozzon végig rajtuk a szabadidőben, és próbálja ki, ami a legjobban megfelel Önnek.

Az Outlook naptárjellemzői a legmagasabb szintűek, és ha egy központi Exchange kiszolgálóval rendelkező szervezetben dolgozol, akkor valószínűleg ismeri, hogyan lehet együttműködni a megosztott naptárakban, lásd az eseményeket és így tovább. Mindez zökkenőmentesen működik a saját helyi Outlook-telepítésénél a hozzáadott erő és kényelem érdekében.

Otthon jó, ha egy naptárat olyan sok funkcióval rendelkezik a programban. Nincs szükség az e-mail alkalmazásról a naptáralkalmazásra váltani, eseményeket ütemezni, és az egérgombbal néhány kattintással gyorsan meghívhatja a résztvevőket, és még sok más.

De ez elég beszél rólunk. Miért nem hallunk rólad most? Tudassa velünk a gondolatait, vagy mondja el véleményét a fórumunkban.