Menjen a papírmentes leállításhoz, és élvezze a digitális életet

A „papírmentes iroda”, amit megígértünk, soha nem tűnik sok embernek. A valóság azonban az, hogy a papírmentes iroda ma itt van, ha ki akarja használni.

Ha még mindig valaki, aki e-maileket, weboldalakat és egyéb dokumentumokat nyomtat, akkor most leállíthatja. Jobb módon nyomon követhetjük az információkat, és gyorsabban elérhetjük azt - végül is nem tudsz keresni a fizikai papírdarabokat.

A nyomtatás ellen

A nyomtatás költséges és kényelmetlen, gyakran költséges tintapatronokra, nyomtatópapírra és új nyomtatókra van szükség, amikor az olcsó tintasugaras nyomtató elkerülhetetlenül meghibásodik. Mindezek a papírok rendetlenséget okoznak, amelyeket rendesen kell rendezni, vagy soha nem találja meg azt, amit keres. Nem érheti el, ha távol van az irodájától, nem kereshet az egészen, és csak egy példánya van, így bajba kerül, ha bármi is történik vele.

A nyomtatásra akkor volt szükség, amikor a számítógépek téglák voltak, amelyek az asztalokhoz csatlakoztak. Most a zsebünkben lévő számítógépekkel sétálunk, tabletták, amelyek közelíthetik egy papírlap méretét, és a felhőszolgáltatásokat, amelyek az összes dokumentumot biztonsági mentésükre és szinkronizálásra képesek az összes eszközön. Keresse meg azokat a dokumentumokat, amelyeket a benne foglalt szavakkal mentettek, így nem kell bonyolult nyilvántartási rendszert felállítani és kezelni.

Hogyan nem nyomtat

Lehet, hogy már régen leálltunk a nyomtatás, de sokan ott vannak, akik rendszeresen nyomtatnak e-maileket és weboldalakat. Megpróbálunk néhány tippet ajánlani, hogy távol lehessen a nyomtatótól, és egy új módszert biztosítson az információk mentésére és szervezésére.

• Hozzon létre egy digitális fájlszekrényt: Először is eldöntheti, hogy hol fogja menteni a dolgokat a nyomtatás helyett. Segít egy egységes helyszínen, ahol mindent elment. Javasoljuk, hogy valamilyen felhő szolgáltatást szinkronizáljon az összes eszközön, így az okostelefonokon és táblagépeken, valamint a számítógépen is hozzáférhet. Sokan használják az Evernote-t az összes jegyzetük és dokumentumuk archívumaként, de azt is eldöntheti, hogy elmenti a felhőtároló szolgáltatásba, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a Microsoft OneDrive. Ha valóban inkább a helyi tárolóeszközöket szeretné használni, akkor a fájlokat a számítógép egyetlen mappájába mentheti - de győződjön meg róla, hogy biztonsági másolatot készít. Ez kevésbé kényelmes, mivel manuálisan kell másolni a fájlokat a többi eszközre, ha máshol szeretné megtekinteni őket.
• Nyomtatás PDF formátumba: Bármi, amit nyomtatni szeretne - legyen az átvételi elismervény, dokumentum, e-mail vagy weboldal - nyomtatható PDF-fájlba. Először telepítenie kell egy PDF nyomtatót a Windows számítógépére. Ezután a nyomtatási folyamatot a szokásos módon, a virtuális PDF-nyomtató kiválasztásával végezheti el. Egy olyan fájlt fogsz kapni, amit Evernote-ban vagy Dropboxban tárolhatsz.

• E-mailek nyomtatása: Az e-maileket ugyanúgy lehet kinyomtatni PDF formátumba. Megpróbálhatod a főszerepet (ha Gmailt használsz) vagy egy speciális mappába vagy címkére, ahol később utalhatsz rájuk. Ezeket az e-maileket később bármelyik eszközről érheti el e-mail klienssel - nincs szükség nyomtatásra.
• Weboldalak nyomtatása: Ha későbbi oldalakra nyomtat weblapokat, akkor nyomtathatja azokat PDF-re. A későbbiekben megtekintheti őket is (a könyvjelzők szinkronizálhatók az összes eszközön). Ha később szeretné elolvasni a weboldalt, használjon olyan szolgáltatást, mint a Pocket vagy az Instapaper, hogy létrehozzon egy listát az olvasni kívánt dolgokról. Az ilyen szolgáltatások weboldalt hoznak létre, olvasható, csak szöveges cikkké alakítják át, és akár mobileszközökön is tárolhatják, így később olvashat a weblapról nyomtatás nélkül.
• Térképek nyomtatása: Nem kell térképeket nyomtatnia, ha rendelkezik egy GPS-vel rendelkező okostelefonral. Ha a Google Térképet használja, bejelentkezhet a Google Térkép alkalmazásba, és megtekintheti a Google Térkép webhelyén végzett keresések listáját a számítógépen. A térképet természetesen csak PDF-re nyomtathatja.
• Dokumentumok faxolása: Néhány meszesített vállalkozás még mindig faxot igényel. Használhat olyan szolgáltatást, mint a HelloFax, hogy faxokat küldjön az interneten keresztül. A HelloFax öt ingyenes faxot kínál havonta - ez több mint elég ahhoz, hogy otthoni felhasználók számára, akik csak alkalmanként faxoljanak egy vállalkozást.
• Amikor valaki ragaszkodik a nyomtatott dokumentumokhoz: Sajnos néhány szervezet továbbra is ragaszkodik a nyomtatott dokumentumokhoz. Csak nem kerülnek körbe. Ha nem fognak e-mailben PDF-t venni, esetleg nyomtatni kell.
• Mi a teendő a régi papírdokumentumokkal?: Könnyebb elkezdeni papírmentes úton haladni ahelyett, hogy eldöntené, hogy a régi papírdokumentumokat módszeresen konvertálja digitális változatokra - ez sok munka lehet. Mindazonáltal a régi dokumentumokat szkennerrel szkennelheti a PDF-fájlokba.

A digitális fájlok használata

Digitális munkaterületének számos előnye van, amit a papír nem tartalmaz:

• biztonsági mentés: Ha fájljait olyan szolgáltatással tárolja, mint az Evernote, a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Ha a háza leég, nem veszít el fontos dokumentumokat.
• Keresés: Könnyedén kereshet az összes elektronikus dokumentumon, hogy megtalálhassa a szükséges dokumentumokat anélkül, hogy átmenné a papír hegyeit. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, még a Windows is - mindegyikük teljes szöveges keresési funkcióval rendelkezik.
• Hozzáférés mindenhol: A papírok bárhonnan elérhetők PC-ről, okostelefonról vagy táblagépről. Ha ki akarsz nézni valamit, megteheted az okostelefonodról, nem pedig hazavehetsz és a papírokat ásni.
• Nincs rendetlenség: Nem kell aggódnia a dokumentumok tárolásával, szervezésével, helyet adásával és dekódolásával kapcsolatban.
• Nincs nyomtatási költség: Ha nem kell drága tintát, olcsó nyomtatókat és nyomtatópapírokat vásárolni, pénzt takaríthat meg.

Természetesen egyes dokumentumok túl érzékenyek lehetnek az online tároláshoz. Ilyen esetekben mindig titkosítást használhat - hozzon létre egy titkosított tárolót, és tárolja azt olyan szolgáltatásban, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Az embereknek szükségük lesz a jelszóra, mielőtt hozzáférhetnek a dokumentumokhoz.

Képhitel: Sarah Kolb-Williams a Flickr-nél, a Flickr-nél a cellanr, a jeremyfoo a Flickr-en