Az Outlookban lévő e-mailek lejárati dátumának hozzáadása
Az Outlook segítségével megadhat egy lejárati dátumot az elküldött vagy fogadott e-mailekhez. Miután a lejárati idő letelt, az e-mailt különböző formázással jeleníti meg, és az Outlook beépített eszközeivel automatikusan leállíthatja a lejárt e-maileket.
A lejárati dátumok csak az e-mailekre vonatkoznak, nem naptári eseményekre vagy feladatokra, mivel ezeknek az elemeknek saját dátuma van, amellyel kezelheti őket
Hogyan állíthat be egy lejárati dátumot egy e-mailben
Ha lejárati dátumot szeretne hozzáadni egy küldött e-mailhez, megnyitania kell az e-mailhez tartozó Tulajdonságok ablakot. Nyissa meg az e-mailt, majd kattintson az Üzenet> Címkék elemre.
Ez megnyitja az e-mailek Tulajdonságok ablakát, amelyhez az Opciók> További beállítások vagy a Fájl> Tulajdonságok menüpontot is megnyithatja. Kapcsolja be a „Lejárat után” jelölőnégyzetet, majd válassza ki a dátumot és az időt.
Az e-mailhez való visszatéréshez kattintson a Bezárás gombra. Nem lesz látható jel arra vonatkozóan, hogy a lejárati dátumot hozzáadták, és elküldheti az e-mailt a szokásos módon.
Ha lejárati dátumot szeretne hozzáadni a kapott e-mailhez, nyissa meg az e-mailt, és kattintson az Üzenet> Címkék (vagy a Fájl> Tulajdonságok) elemre..
Ez megnyitja az e-mailhez tartozó Tulajdonságok ablakot. A fogadott e-mailek számára nincs olyan sok lehetőség, ahogyan egy küldött üzenethez tartozik, de még mindig beállíthat egy lejárati dátumot és időt.
Mit csinál egy lejárati dátum?
Így egy lejárati dátumot adott hozzá egy e-mailhez. Ez nagy és minden, de mi az előnye ennek?
A lejárati dátumokat az Outlook sokféle módon használja, hogy segítsen a fontosságra összpontosítani. A lejárt e-mailek általában nem olyan fontosak, mint a nem lejárt e-mailek, így az Outlook automatikusan leállítja a lejárt e-maileket.
Ha megnézte a feltételes formázás beállítását az Outlook programban, akkor előfordulhat, hogy észrevette a „Lejárt elemek” formázási szabályt.
Ez a szabály minden olyan e-mail formátumot formáz, amely a lejárati dátumát szürke betűtípussal és az áthúzott szöveggel tölti be.
Ezzel tudhatja, hogy az e-mail lejárt, így először a fontosabb e-mailekre koncentrálhat. Ha lejárati dátumú e-mailt küldött, a formázást a címzett Outlook-jában is alkalmazni fogják, de más olyan e-mail klienseket is, mint a Thunderbird, vagy olyan webes alkalmazásokat, mint a Gmail vagy a Yahoo! Mail, figyelmen kívül hagyja a dátumot, és semmit nem tesz vele.
Egy oszlopot is hozzáadhat egy mappához, amely megjeleníti az e-mailek lejárati dátumát. Kattintson jobb gombbal egy oszlop fejlécére annak a mappának, amelyhez hozzá kívánja adni az oszlopot, majd kattintson a „Field Chooser” gombra.
A legördülő menüből válassza ki a „Dátum idő mezőket”, majd válassza a „Lejárat” opciót.
Húzza át a „Lejárt” elemet a mappába, hogy hozzáadja az oszlopokhoz.
Egy lejárt e-mail megnyitásakor az Outlook értesítést küld a fejlécben lévő üzenetről.
A lejárt e-maileket továbbra is válaszolhatja vagy továbbíthatja, de ha megpróbálja továbbítani, az Outlook először figyelmeztet.
Kattintson az „Igen” gombra az e-mail küldéséhez, vagy a „Nem” gombra a törléshez.
A lejárati dátum használata az e-mail kezeléséhez
Az Outlook beépített eszközeinek egy része a lejárati dátumokat is használja. Ha beállította az AutoArchiving programot az Outlook alkalmazásban, akkor előfordulhat, hogy észrevett egy lehetőséget a „Lejárt elemek törlése (csak e-mail mappában)” lehetőségre.
Ha be van kapcsolva, akkor az AutoArchive törli vagy elmozdítja (a többi beállítástól függően) az e-maileket, amelyeken a dátum lejárt. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy automatikusan megszüntesse a lejárt e-maileket, és megakadályozza a postafiókot.
Ha nem szeretné, hogy lejárt e-mailjeit törölje vagy áthelyezje, de nem is szeretné őket látni az Outlook programban, akkor az Outlook szinkronizálási szabályait úgy állíthatja be, hogy megakadályozzák, hogy letölthessék őket az Exchange e-mail szerverről.
Amikor szinkronizálási szűrőt épít, kattintson az „Advanced” fülre, majd a „Field” gombra.
Válassza a Dátum / Idő mezők> A menüből lejár. A mező az „All Mail” mezőkben és az All Post mezőkben is elérhető.
Állítsa a „Feltétel” beállítást „be vagy előtt” és az „Érték” értékre „tegnap”, majd kattintson a „Hozzáadás a listához” gombra.
Ezzel megszűnik az összes lejárt feladat, hogy ha lejártak tegnap vagy korábban, akkor nem lesz szinkronizálva az Outlook alkalmazással, és nem jelennek meg a postafiókjában. Még akkor is elérhetők lesznek az Outlook webes alkalmazásban, ha látni szeretné őket.
Nem állíthat be szabályokat arra, hogy a bejövő e-mailek lejárati dátumát automatikusan hozzáadják, vagy hozzon létre egy gyors lépést, amely egy gombnyomásra a lejárati dátumot alkalmazza, de a kimenő e-mailek automatikusan hozzáadhat egy lejárati dátumot. Kattintson a Fájl> Opciók> Levelezés lehetőségre, görgessen lefelé az Üzenetek küldése lehetőségre, és kapcsolja be a "Jelölje be az e-mailek lejártát a több nap múlva" után.
Adja meg azt a napot, amelyen belül az üzenetek lejárnak, majd kattintson az „OK” gombra. Ez automatikusan hozzáad egy lejárati dátumot az összes elküldött e-mailhez.
A lejárati dátumok hasznos módja a prioritások és a postafiók kezelésének az alacsony világítású üzenetekkel, amelyek már nem relevánsak, és lehetővé teszik, hogy az Outlook eszközöket törölje vagy elrejtse azokra az üzenetekre, amelyekre már nincs szüksége. Ez egy újabb eszköz a harcban, hogy megakadályozzuk, hogy a postafiókod megszabaduljon az irányítástól, és nagyon hasznos eszköz.
