Hogyan lehet együttműködni az Office 2016 dokumentumokban a valós időben?
A Microsoft Office 2016 javította együttműködési funkcióit, így több szerző is valós időben dolgozhat a dokumentumon. Megoszthatja a dokumentumot a OneDrive programban, és megtekintheti, hogy ki dolgozik rajta, és még egy linket is küldhet másoknak, hogy megkönnyítsék a hozzáférést a dokumentumhoz.
Ebben a cikkben a Word-t fogjuk használni, hogy bemutassuk, hogyan lehet együttműködni a dokumentumokban; azonban ez a valós idejű együttműködési funkció az Excel és a PowerPoint programban is elérhető.
Először nyissa meg a megosztani kívánt dokumentumot, és kattintson a Word ablak felső jobb felső sarkában lévő szalagsávon lévő „Megosztás” gombra..
MEGJEGYZÉS: Mielőtt megosztaná a dokumentumot, meg kell győződnie arról, hogy van egy megosztott mappa a OneDrive-fiókjában. Vagy használhatja alapértelmezés szerint a fiókjában létező „Nyilvános” mappát.
Megjelenik a „Megosztás” panel. A dokumentumnak a OneDrive-fiókjában megosztott mappába való mentéséhez kattintson a „Mentés a felhőre” lehetőségre.
A „Mentés másként” backstage képernyőn válassza ki azt a megosztott helyet, amelyre menteni kívánja a dokumentumot, vagy kattintson a „Tallózás” gombra, hogy kiválasszon egy helyet a OneDrive-fiókjában, amely nem szerepel a legutóbbi listában.
Ha szükséges, lépjen a megosztott mappába a „Mentés másként” párbeszédpanelen. Ha módosítani szeretné a fájl nevét, írjon be egy új nevet a „Fájlnév” szerkesztőmezőbe. Kattintson a „Mentés” gombra.
Visszatér a dokumentumhoz, és a „Megosztás” panel csatlakozik, és meghívja az embereket, hogy megtekinthessék vagy szerkesszék a fájlt, vagy csak megtekinthessék. Ahhoz, hogy meghívjon valakit a dokumentumban való együttműködésre, írja be a felhasználó e-mail címét a „Meghívás emberek” szerkesztőmezőbe. Válassza ki, hogy a legördülő listából „Can edit” vagy „Can view” lehet-e. Ha egyéni üzenetet szeretne küldeni, írja be azt az „Üzenet beillesztése” mezőbe. A dokumentum megosztásához kattintson a „Megosztás” gombra.
A felhasználó hozzáadódik azon személyek listájához, akikkel megosztotta a dokumentumot.
Azt is megadhatja, hogy a „Mindig” vagy a „Soha” változás automatikusan megváltozik-e, vagy a változás bekövetkezésekor a „Kérdezzen” („Kérdezzen”) kérdéssel választhasson ki egy választást a „Változások automatikus megosztása” legördülő listából.
A felhasználó, akivel megosztotta a dokumentumot, a következő képhez hasonló e-mailt kap. A dokumentum eléréséhez kattintson a „View in OneDrive” lehetőségre.
MEGJEGYZÉS: Könnyedén kaphat egy linket a megosztott dokumentumhoz, hogy e-mailt küldhessen a felhasználóknak, ha a „Megosztás megosztása” ablak alján található „Megosztás megosztása” linkre kattint..
Két gomb jelenik meg a „Megosztás” panelen. Ha olyan linket szeretne küldeni, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy megtekinthesse és szerkessze a dokumentumot, kattintson a „Szerkesztési link létrehozása” gombra. Ha linket szeretne küldeni, amely csak lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy megtekinthesse a dokumentumot, és ne szerkessze, kattintson a "Csak nézetre mutató hivatkozás létrehozása" gombra.
A „Hivatkozás szerkesztése” mező megjeleníti az URL-címet, amely a megfelelő jogosultságokkal érheti el a dokumentumot. Kattintson az ablak jobb oldalán található „Másolás” gombra az URL másolásához, így például megoszthatja a linket e-mailben.
A felhasználó által e-mailben kapott linkre kattintva megnyílik a megfelelő Office 2016 alkalmazás online verziója.
Amikor a felhasználó megkezdi a dokumentum szerkesztését, egy felugró ablak jelenik meg, amely azt jelzi, hogy a „Vendég szerkeszti ezt a dokumentumot”.
A másik személy által végzett módosítások kiemelt szövegként jelennek meg a dokumentum példányában.
Ha engedélyezte a felhasználó számára a dokumentum szerkesztését, majd meggondolta magát, könnyedén módosíthatja az adott felhasználó jogosultságait. Kattintson a jobb egérgombbal a felhasználó nevére a listában, és válassza a „Megváltoztatás engedélyezése: Megtekintés nézetre” lehetőséget. Másik irányba is elmozdulhat, megadva a felhasználónak a dokumentum szerkesztésére vonatkozó engedélyt, miután csak lehetővé tette, hogy megtekinthesse.
Ha befejezte a dokumentum megosztását egy felhasználóval, akkor megállíthatja, hogy a felhasználó megtekinthesse vagy szerkessze a dokumentumot. Kattintson a jobb gombbal a felhasználó nevére a listában, és válassza ki a „Felhasználó eltávolítása” elemet a felugró menüből.
A „Megosztás” panel bezárásához kattintson az „X” -re a panel jobb felső sarkában.
Akár nagy vagy kis projekten dolgozik, az Office 2016 új együttműködési funkciója a valós idejű szerkesztéssel és a OneDrive-vel való felhőintegrációval erőteljes.
