A névjegyek létrehozása és kezelése az Outlook 2013 programban

Az Outlook nem sok hasznos, ha nincs kapcsolata. Persze, e-mail címeket is megadhat, ahogy megy, de ez időigényes és hibamentes. Jobb, ha a partnereket már az Outlook programban találja, így néhány kattintással leállíthatja a gyors üzenetet.

Egy nemrégiben megjelent cikkben megvitattuk, hogyan lehet elkezdeni az Outlook használatát, és ma azt szeretnénk kiterjeszteni, hogy magában foglalja a kapcsolatokkal való munkát. Az Ön partnerei az Outlook tapasztalatának középpontjában lesznek, akiknek megfelelnek, és hogyan használják az alkalmazást.

Ahogy elvárható, az Outlook használatával sok kapcsolatkezelést végezhet, és a címjegyzék létrehozása a használat megkezdése előtt sok értelme van.

Címjegyzék létrehozása

A kapcsolatok kezelésének megkezdéséhez az első dolog, amit meg akarunk csinálni, nyissa meg az Emberek módot, hogy le tudjon dolgozni. Számos módja van arra, hogy a címjegyzékbe névjegyeket adjon hozzá. Kezdetben valószínűleg egy másik forrásból, például webmailből vagy más e-mail programból importálja címjegyzékét.

Megjegyzendő, hogy minden egyes e-mail fióknál van egy címjegyzéke. Ebben a konkrét helyzetben van egy helyi címjegyzékünk a helyi Outlook adatfájlunkhoz, és van még egy e-mail fiókunkkal.

Mindenesetre fedjük le az alapokat, hogy ha nincs importálandó címjegyzéke, elkezdheti a kapcsolatok manuális hozzáadását. A következő képernyőn egy új címjegyzékünk egy részét látjuk, amely most teljesen üres.

Először kattintson az „Új kapcsolat” gombra, és megnyit egy új kapcsolattartó ablakot. Az első dolog, ami kiugrik az Ön számára, az, hogy mennyire elfoglalt, de a félelem nem, ha a szalag sok funkciójával túlmutat, látni fogja, hogy ez egy elég szabványos, malomkapcsolat.

Akkor vágjuk le a hajsza, majd hozzon létre egy kapcsolatot a How-To Geek-hez a megfelelő értékek kitöltésével. Ön is hozzáadhat egy képet, ami felesleges, de mégis kellemes tapintás az unalmas, unalmas címjegyzékhez.

Miután befejezte a kapcsolat vagy a kapcsolattartók megadását, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra, vagy a „Mentés és újítás” gombra kattintva újabb kapcsolatot hozhat létre. Csináljuk meg. Választhatunk, hogy egy teljesen új kapcsolatot vagy egy új kapcsolatot hozzunk létre ugyanarra a cégre.

Ebben az esetben az utóbbit választjuk, hogy időt takarítson meg a gépeléskor, majd a „Mentés és bezárás” gombra kattintva új címjegyzék-bejegyzéseinket feltárjuk.

Nem rossz, már két kapcsolatunk van e-mailben, de ember, ez az időigényes. Sokkal könnyebb lenne, ha egy másik forrásból származó adatokat áthelyeznénk az Outlookba.

Ha webmail-szolgáltatást vagy más szolgáltatást használ, akkor a partnerek valószínűleg ott vannak, és be kell importálniuk az Outlookba. Ha minden egyes névjegyet egyenként szeretne megadni, akkor biztosan üdvözöljük, de javasoljuk, hogy importálja fő kapcsolattartóit, legyen az Thunderbird vagy Gmail, vagy egy másik e-mail szolgáltatás.

Kapcsolati rekordok importálása és exportálása

Függetlenül attól, hogy a Gmail vagy a Yahoo Mail! -Et használod-e, vagy van egy 1997-es e-mail fiókod, amit gondosan karbantartott és karbantartott, a névjegyeket és mindent, elkerülhetetlenül szükséged van arra, hogy a névjegyeket tömegesen elhelyezd az Outlook névjegyeinkbe.

Ehhez exportálhat kapcsolatokat egy másik forrásból, majd importálhatja azokat az Outlook programba. Általában ez egyszerűen elvégezhető az e-mail fiók vagy kliens beállításainak vagy opcióinak egyszerű elérésével, majd az exportálási kapcsolatok kiválasztásával.

Általában akkor mindössze annyit kell tennie, hogy importálja őket az Outlookba. Ez egy meglehetősen egyszerű folyamat, és a legtöbb e-mail alkalmazásban hasonló lesz. Javasoljuk, hogy olvassa el a cikkünket, amely elmagyarázza, hogyan exportálhat és importálhat kontaktusokat az Outlook programba, és fordítva.

vCard? Mi a vCard?

Lehet, hogy hallottál vCards-ot (Virtual Card File vagy .VCF), talán még egyet is kaptál vagy használsz egyet. A vCards egy szabványos elektronikus névjegykártya-formátum, amelyet meg lehet cserélni másokkal, például e-mail aláírással vagy mellékletgel.

Függetlenül attól, hogy többféleképpen kezelheti a vCards programokat az Outlook programban. A legvalószínűbb forgatókönyv az, hogy szükség lehet egy névjegy importálására vagy exportálására vCard-ba. A How-To Geek-nek teljes körű leírása van a folyamatról, ami gyorsan felgyorsítja a folyamatot.

Előfordulhat, hogy számos vCard-ot tárolhat egyetlen vCard-fájlban. Ha azonban megpróbálja átalakítani ezt a fájlt, csak a fájl első vCard-ját importálja. Ennek a korlátozásnak a leküzdéséhez először át kell konvertálnia egy .CSV fájlba, majd importálnia kell azt az Outlookba. Javasoljuk, hogy olvassa el ezt a cikket a folyamat teljes leírása érdekében.

Végül, az előző bekezdésben leírtak szerint exportálhatja az összes névjegyet az egyes vCards-ekre vagy egyetlen master-vCard-ra. Még egyszer, van egy kis kis bemutatónk arról, hogyan kell ezt megtenni, így azzal, hogy viszonylag könnyedén felgyorsulhatsz arról, hogyan juthat hozzá az Outlookhoz és ki az Outlookból..

Kapcsolattartó csoportok létrehozása és kezelése

Most vitassuk meg a csoportokat, hiszen képesek vagyunk gyorsan eltávolítani egy üzenetet egy kiválasztott lélekcsoporthoz, hogy ne felejtsük el, hogy bárki beilleszkedjen, és elmenti az egyes nevek beírását a Címzett: mezőbe.

Egy kapcsolattartó csoport létrehozásához kattintson a szalagon az „Új kapcsolattartó csoportra”.

Megnyitás után először el kell döntenie, hogy mit szeretne hívni a csoportjának (itt nevezzük a „CES 2015” nevet), majd kattintsunk a „Tagok hozzáadása” pontra, és válasszuk az „Az Outlook névjegyekből” lehetőséget. repülni, vagy válasszon egy másik címjegyzéket, például, ha az embereket a cégkönyvtárából szeretné felvenni.

A listából csoportos tagjainkat választjuk. Ne feledje, kiválaszthatja a tagokat a „CTRL” és a bal egérgombbal. Függetlenül attól, hogy ha új tagokat szeretne hozzáadni, válassza ki a nevet vagy neveket, és kattintson a „Tagok ->” gombra, amely hozzáadja őket a csoporthoz.

Ha elkészült, kattintson az „OK” gombra.

Visszatér a csoportkezelő képernyőre, ahol megtekintheti az új csoport tagjait, és más változtatásokat végezhet. Például Vcard vagy Outlook névjegyként továbbíthatja a csoportot, hozzáadhat megjegyzéseket a csoporthoz, e-mailben elküldheti a csoportot, vagy csak a csoporttagokkal találkozhat.

Esetünkben csak a „Mentés és bezárás” gombra kattintunk, hogy hivatalosan létrehozzuk a csoportot és visszatérjünk az Outlook főablakába. Most már új csoportunkat látjuk a névjegyek listájában, amelyet csoport ikon jelez. Jobbra láthatja a csoport tagját, és ott vannak ikonok, amelyekkel műveleteket hajthat végre. Ebben a példában csak az e-mail ikon áll rendelkezésre, valamint a „Szerkesztés” gomb.

Meg kell jegyeznünk, hogy a csoport leggyorsabb küldése az, hogy egyszerűen írja be annak nevét a Címzett: mezőbe, így ebben az esetben írhatnánk be a „CES 2015” nevet, és az Outlook tudná, hogy az üzenetet a csoport mindenki számára elküldi.

Emberek beállításai

Ha a „Fájl -> Beállítások” gombra kattint, többféle módon is beállíthatja az Outlookot különböző kategóriákban.

Itt vannak az emberek lehetőségei. Az Outlook-opciók más kategóriáitól eltérően az Emberek beállításai kevések, és könnyen megkereshetők.

Az itt található lehetőségek lehetővé teszik, hogy eldönthessék, hogy a neveket hogyan kell benyújtani, hogy megjelenjen-e egy további index, illetve hogy megjelenjenek az online állapotok és fényképek.

Az Outlook-kapcsolatok kezelése meglehetősen egyszerű, de ahogy láttuk, sokkal többet tehetsz számukra, hogy megfelelően karbantartják őket. Sokkal többet kölcsönöz az Outlook tapasztalatainak körbevételéhez, ha több információval rendelkezik a névjegyekben, mint egy név és e-mail cím.

Ez azt jelenti, hogy ha továbbra is részese vagy, hogy elsődleges e-mail szolgáltatójaként használjon olyan Gmail-et, akkor továbbra is használhatja az Outlookot, hogy segítsen kezelni a névjegyeit, miközben szinkronizálja őket a Gmail-fiókjával.