A mellékletek kezelése az Outlook 2013 programban

Eljött az idő, a munkahelyi vadászat, vagy az idősebb családtagokkal fotózás, ahol szükség lehet arra, hogy a régi vágású dolgokat küldje el e-mail mellékletként. Ha e-mailt küldött a munkahelyen, ez része lehet az e-mail repertoárjának.

A csatolásokról van szó, van egy íratlan kód, ami a küldésre vonatkozik. Például, miközben hatalmas fájlt küldhet egy e-mailben (attól függ, hogy az általunk használt szolgáltatás vagy internetszolgáltató mennyi lesz), ez nem feltétlenül hatékony. Hasonlóképpen, több fájl küldése általában jobban megvalósítható egy tárolófájlban.

Természetesen, attól függően, hogy milyen fájl van, vagy nem érkezik meg a rendeltetési helyére. Az olyan fájlokat, mint a .EXE, .BAT és más végrehajtható típusok, gyakran (általában) blokkolják vagy eltávolítják a rosszindulatú programokkal való kapcsolatuk miatt. Ha ilyen fájlt szeretne elküldeni, valószínűleg be kell csatolnia azt egy .ZIP archívumba.

Az e-mail létrehozása és a partnerek kezelése az Outlook programban eléggé egyszerű, és bár a mellékletek hozzáadásának és kezelésének mostanra a második természetűnek kell lennie, sok felhasználó előfordulhat, hogy nem veszi észre, hogy jobban tudják csinálni.

Melléklet hozzáadása

Melléklet hozzáadásához húzhat egy fájlt vagy fájlokat egy üres e-mail üzenetbe, és csatolmányként fogja beilleszteni. Vagy kattintson a "Fájl csatolása" gombra a szalagon, a Beleértve részben.

Keresse meg azt a helyet, ahová a csatolni kívánt fájlt találja, majd válassza ki azt a fájlt vagy fájlokat, amelyeket az üzenetbe kíván beilleszteni, majd kattintson a „Beszúrás” gombra. Alternatívaként kattintson a kis nyílra, és válassza ki a „Beillesztés Szöveg ”és a melléklete beillesztésre kerül, ami azt jelenti, hogy külön üzenetként jelenik meg az üzenetben.

A csatolást követően megtekintheti azt a Tárgy mező alatt található Csatolt mezőben.

Végül mondjuk, hogy csatoltad a csatolódást, és rájössz, hogy ez rossz. Nem probléma, egyszerűen kiválaszthatja a mellékletet, amelyet a „Törlés” gombra kattint a billentyűzeten, vagy kattintson jobb gombbal, és válassza az „Eltávolítás” lehetőséget.

A fájlok azonban nem az egyetlen dolog, amellyel az üzenetet csatolhatja, de csatolhat elemeket és aláírásokat.

Egyéb tárgyak csatlakoztatása

Az elemek tartalmazhatnak névjegyeket (.VCF-fájlokat, korábban tárgyaltakat), naptárakat és Outlook-elemeket, amelyek lehetnek az Outlookban megnyitott megjegyzések, feladatok, kapcsolatok és egyéb dolgok..

A naptárak egy másik dolog, amit időről időre meg akarsz osztani, és ha rákattintasz az „Elem csatolása” gombra, akkor látni fogod, hogy ezt egyszerűen megteheti. A naptár megosztása nem jelenti azt, hogy minden egyes elemet meg kell osztania minden nap. Lehet, hogy csak néhány napot vagy egy hetet szeretne megosztani, például egy céges menekülési vagy családi üdülési útvonalra.

A naptár megosztása lehetőséget ad arra, hogy kiválassza a tényleges naptárat, a dátumtartományt, a részleteket és az egyéb speciális beállításokat.

Ha az „OK” gombra kattint, akkor látni fogja, hogy a naptár hozzá lesz csatolva az e-mailhez, így megnyitható és megtekinthető, de azt is beilleszti az aktuális üzenetbe, hogy a címzettek könnyen megnézhessék.

Az Outlook elemei alapvetően bármit hozhatnak létre az Outlook programban, amelyet ezután hozzá lehet rendelni és elküldeni más Outlook felhasználóknak. A következő képernyőn láthatja, hogy ez hogyan működik. Kiválasztja a forrást, majd onnan válassza ki a csatolni kívánt elemet vagy elemeket (amelyek közül többet választhat).

Megjegyzendő, hogy eldöntheti, hogy az elem tényleges fizikai mellékletként vagy csak szövegként érhető-e el. Ez ugyanaz, mint amit korábban tárgyaltunk, ahol „beszúrhatsz szövegként”, és a fizikai üzenet részeként jelenik meg.

A névjegykártyák lehetnek, vagy nem lehetnek azok a dolgok, amelyeket Ön használ vagy igényel, de ez egy nagyon kényelmes módja annak, hogy azonnali részleteit egy egyszerű, kényelmes csomagban ossza meg. Ha meg szeretné osztani (vagy bárki más) névjegykártyáját, egyszerűen válassza ki azt az Elem csatolása menüből, és a partnerek megjelennek

Válassza ki a csatolni kívánt kártyát vagy kártyákat, majd kattintson az „OK” gombra, és a kártyák szövegként jelennek meg, és a .VCF fájlként is megjelennek, ami azt jelenti, hogy bármely olyan címjegyzékbe importálható, amely támogatja az ilyen fájlokat.

A névjegyek névjegykártyák megosztása valóban gyors és kényelmes módja annak, hogy valaki másnak elérhetővé tegye a kapcsolattartási adatokat, vagy importáljon kontaktinformációt valakitől anélkül, hogy kézzel kellene beírnia a címjegyzékébe..

Mellékletek kezelése

Természetesen, e-mailben mindig van lehetőség arra, hogy megkapja az adatot. Szóval, mit csinálsz, amikor egy mellékletet tartalmazó üzenet érkezik a beérkezett üzenetekbe? Általában elég egyszerű, például a következő képen. Látod, hogy a tesztüzenet érkezett egy csatolt képpel.

Ha egyszerűen kattintsunk a mellékletre, akkor láthatod, hogy az opciók megjelennek a szalaghívás csatolóeszközökben. Innen lépéseket tehetsz rajta. Megjegyezzük továbbá, hogy ha több fájlt kap, egyszerre mentheti az összes mellékletét, és ha nem biztos benne, hogy bölcs-e egyáltalán megnyitni a mellékletet, akkor eltávolíthatja azt, bár valószínűleg okosabb az üzenet törlése, ha kétségei vannak.

A jobb egérgombbal kattintson az üzenet bármely mellékletére, és az eredményül kapott legördülő menüből ugyanazokat a műveleteket hajthatja végre, mint a szalagon.

A mellékletek kezelésénél a figyelmeztetések bővelkednek. A mellékletek veszélyesek lehetnek, hiszen bárki, aki az elmúlt húsz évben használta az e-mailt, igazolhatja. Az alsó sorban ne nyisson meg semmit, ami nem olyan személytől származik, akit nem ismer vagy nem bízik meg, és mindig használjon vírus- / malware-szkennert a számítógépén.

Több fájl vagy nagy fájl kezelése mellékletként

Beszéltünk egy kicsit arról, hogyan kell kezelni egy vagy talán néhány mellékletet, de mi van, ha több tucat vagy akár több száz fájlt szeretne csatolni? Vagy mi van, ha nagy fájlt szeretne csatolni?

Nagy csatolmányok küldése egyfajta éretlen, különösen, ha valaki sok e-mailt kap a folyamatban. A nagy fájlok e-mailben történő küldésével kapcsolatos probléma nem annyira az, hogy a levelezőszerver engedélyezi-e bizonyos méretű mellékleteket. A legtöbb esetben valószínűleg nem fog meghaladni egy megabájtnál nagyobb vagy annál nagyobb fájlt, vagy legalábbis nem.

Mindazonáltal, ott leszek azok az idők, amikor el kell küldeni valamit, ami egy kicsit nehézkes. Ha olyan webmail szolgáltatást használ, mint a Yahoo, a Gmail vagy a Microsoft, akkor a méretkorlátja (25Mb, 25Mb, 20Mb) lesz, csakúgy, mint az internetszolgáltató, pl. Comcast, Time Warner, AT&T stb. Is (általában kb. 10 Mb).

A legtöbb esetben, amikor a fájlok túl nagyok vagy nagyok, elhalasztjuk egy felhőszolgáltatás használatát, amely bőséges és elegendő szabad helyet kínál a fájlok nagy többségének elküldéséhez. Gyorsabban és megbízhatóbb, mint az e-mail, egyszerűen csak feltöltve a fájlokat egy felhőmeghajtóra, majd megosztva azt. Egy praktikus módszert kapunk, amely pontosan elmagyarázza, hogyan küldjön nagy fájlokat e-mailben, ha többet szeretne megtudni.

Ami a több fájl küldését illeti, nem kell gondot okoznia, ha néhány, de ha elkezdi a több tucat kép vagy dokumentum csatolását, a dolgok kicsit kényelmetlenek lesznek. Ismét fontolja meg egy felhő szolgáltatás használatát. Függetlenül attól, hogy javasoljuk, hogy feltétlenül küldjön több fájlt, mielőtt elküldi őket. A Windows natív támogatást nyújt a zip fájlokhoz, így nem kell aggódnia, hogy a címzett nem tudja megnyitni.

Kérjük, nézze meg ezt a cikket, amely mindent megmagyaráz, amit tudni kell a zip-fájlokról.

Ez nagyon jó helynek tűnik a mellékletekről folytatott megbeszélés befejezéséhez. Nem bonyolult téma, de függetlenül attól, hogy az Outlookot, vagy a Gmailt, vagy bármilyen más e-mailt használ, a fájlok küldése néhány további lépést igényelhet, ha egyszerűen csak csatolják őket.

Mostanra az Outlook e-mail hatásköreinek - a kapcsolatok, a címzés, a komponálás - legfontosabb alkatrészeit fedtük le, amelyek mindegyike elég egyszerű dolog. Most a csatolásokkal meglehetősen jól megismerjük az egyszerű dolgokat.

Most itt az ideje, hogy fokozzuk a játékunkat. Az Outlook használata és az e-mailek felhalmozása során meg kell tanulnia, hogyan kell kezelni azt olyan eszközökkel, mint a Gyors lépések és szabályok, amelyekről egy közelgő funkcióban fogunk beszélni. Addig is, és mint mindig, javasoljuk, hogy küldje el nekünk visszajelzéseit a fórumunkban.