Hogyan soha ne faxoljon dokumentumot újra

A faxkészülékek világszerte még mindig irodákban vannak. A kormányhivatalok, az ügyvédek, az orvosok és más lassan mozgó szervezetek gyakran még mindig faxokat igényelnek - legjobb esetben ez egy szükséges gonoszság.

A faxot gyakran biztonságosabbnak tekintik, mint az e-mail, bár valójában nem. A faxkészülékek titkosítási és telefonos vonalakon keresztül kommunikálnak, és a faxkészülékeket gyakran elfoglalt területeken tartják, ahol bárki könnyen megragadhatja a dokumentumokat..

A faxolás alternatívái

A faxoláshoz rengeteg alternatíva van. Ha nem korlátozza a törvényeket, vagy mert a személy a másik végén igényel faxot, próbálja ki az alábbi alternatívákat:

• E-mail dokumentumok: Igen, az alázatos e-mail számos faxot helyettesíthet. Valószínűleg faxot küld egy számítógépről beírt dokumentumot, akkor miért zavarja a faxkészüléket? Csatolja a fájlt egy e-mailhez, vagy csak adja meg a fontos szöveget egy e-mailben.
• Szkennelés és e-mail: Ha olyan faxkészüléke van, amely szkennerként is működik, akkor papíralapú dokumentumokat szkennelhet a számítógépbe PDF fájlként. Csatolja ezeket a PDF-fájlokat egy e-mailhez, hogy elküldje őket. Megpróbálhatja még a telefont a dokumentum beolvasásához - biztos, hogy nem lesz a legjobb minőség, de láttunk néhány nagyon alacsony minőségű faxot.
• Dokumentumok feltöltése: Egyes szervezetek lehetővé teszik, hogy feltöltse ezeket a beolvasott dokumentumfájlokat a weben, nem pedig egyszerűen e-mailben.
• Használja a Csiga Mail-t: A csiga mail lassabb alternatívája a faxolásnak, ami sok szempontból rosszabb, de ez nem mindig rossz. Ha nincs faxkészüléke, és a dokumentum nem sürgős, akkor általában a legtöbb szervezetnek küldhet dokumentumot a faxolás helyett. Persze, a postai rendszerrel kell foglalkoznod, de legalább nem kell semmit faxolni.

Dokumentumok aláírása nyomtatás nélkül

Lehet, hogy alá kell írnia a dokumentumokat, és el kell küldenie őket valakinek, és ha kinyomtatják, lehet, hogy kísértés lesz faxolni. Végül is, az alternatíva az lenne, ha kinyomtatná a dokumentumot, aláírná, beolvassa azt a számítógépbe, és e-mailt küldene. Ahelyett, hogy ezzel időt pazarolnánk, használhatja a szoftvert a valódi aláírás alkalmazásához a számítógépén lévő dokumentumhoz. Egyszerûen rögzítse az aláírását, és egy képként tárolja, amelyet a dokumentumokhoz lehet alkalmazni. A jövőbeni dokumentumokat könnyedén aláírhatja a nyomtatás nélkül.

Ha rendelkezik egy tollal egy tabletta, akkor a tollat ​​is használhatja a dokumentum aláírására közvetlenül a képernyőn.

Dokumentum faxolása online

Az online faxszolgáltatások lehetővé teszik a dokumentumok faxolását anélkül, hogy saját vagy akár telefonvonalat is igénybe kellene vennie. Webalapú felületet használ a dokumentum feltöltéséhez és a címzett telefonszámának megadásához. A szolgáltatás maga gondoskodik az utolsó mérfölddel kapcsolatos dolgokról, faxot küld a távoli faxkészülékre saját telefonvonalon keresztül.

Ha csak ritkán kell faxokat küldeni, ezek a szolgáltatások lehetővé teszik, hogy néhány oldalt itt és ott küldjön, centet nélkül. Ha a dokumentumokat gyakrabban kell faxolni, esetleg valamit kell fizetnie - de fizetnie kell egy faxkészülékért és egy telefonvonalért..

Ezek a szolgáltatások technikailag faxolást foglalnak magukban, de legalább úgy érzik, hogy nem használnak egy régi, régi gépet, és nem igényelnek vezetékes telefont..

Fax Online fogadása

A fax fogadása fejfájás lehet, ha otthoni irodája van. A faxkészüléknek folyamatosan be kell kapcsolnia és hallgatnia kell a faxokat. Szüksége van egy külön vonalra a faxok fogadásához, hogy ne hagyjon ki semmilyen faxot, amikor a telefont használja. Megpróbálhatja megkérni az embereket, hogy egy adott időpontban faxoljanak egy dokumentumot, amikor biztos abban, hogy a vezetékes telefonja nincsen lekötve.

Ahelyett, hogy foglalkozna ezzel a nonszenszséggel, kérje meg az embereket, hogy szkenneljenek és küldjenek nekünk dokumentumokat. Más eszközöket is használhat, ha nem szeretne e-mailre támaszkodni - például használhatja a JotFormot a Dropbox-szal együtt egy olyan weblap létrehozásához, ahol az emberek feltölthetnek PDF-fájlokat, és a Dropbox-ban egy mappában jelennek meg.

Megpróbálhat egy olyan szolgáltatást is, amely külön faxszámot biztosít, és lehetővé teszi, hogy ott faxokat fogadjon. Ezek általában pénzbe kerülnek - végül is, a faxszolgáltatásnak külön vezetékes telefonszámot kell fizetnie, és figyelemmel kell kísérnie. Az eFax havonta 10 ingyenes bejövő oldalt kínál, bár nem ad semmilyen szabad kimenő oldalt. A HelloFax segítségével öt szabad oldalt küldhetsz, de ez az. Minden ingyenes online faxolási szolgáltatásnak van egy ilyen fogása - az ingyenes ajánlat létezik, hogy felhívja Önt, míg a legfontosabb funkciókért kell fizetnie. A faxolás a faxkészülékekkel és a vezetékes telefonszámokkal való kapcsolódást jelenti, és ez nem ingyenes. Gyakran használják üzleti célokra is, és a vállalkozások hajlandók pénzt költeni az ilyen jellegű dolgokra.

Az utolsó üdülőhely: használjon tényleges faxkészüléket anélkül, hogy egy ilyen lenne

Ha nem akarsz online szolgáltatásokkal vagy csiga-mailekkel foglalkozni, és Önnek nincs más választása, mintha az alkalmi dokumentumot faxként szeretné elküldeni, még mindig van alternatívája a saját faxkészülék megvásárlásának és vezetékes telefon használatának. Valószínűleg meglátogathat egy másolatot kínáló helyi áruházat, és néhány centet fizethet, hogy faxot küldjön. Ez nem ideális, ha gyakran küld faxot, de ha évente egyszer faxolnia kell valamit, ez lehet egy helyes lehetőség.

Természetesen ez még mindig egy faxkészülék használatát jelenti. Egyes szervezetek csak faxokat igényelnek, és lehet, hogy nem érzi magát kényelmesen feltöltve a rendkívül érzékeny dokumentumokat egy web-alapú faxszolgáltatásba. Nem sok, amit tehetünk, ha foglalkoznia kell egy olyan szervezettel, amely faxokat igényel.

A faxolás egy ideig még mindig velünk lesz, ha csak azért, mert csak olyan előírások vezetnek be, amelyek arra ösztönzik az egészségügyi és jogi szervezeteket, hogy a régi alternatívák helyett továbbra is használják a régebbi faxrendszert.

Képhitel: Abhisek Sarda a Flickr-en, a Flickr-en vándorló kagylókról szóló mesék, az AuthenticEccentric a Flickr-en