Hogyan használjuk a Mailbox Cleanup programot a szemét Outlook mappáinak tisztításához

A postafiók tisztítása az Outlookban egy olyan eszközkészlet, amelynek célja, hogy megszabaduljon a hulladéktól a postafiókból. Használhatja azt a postafiók méretének áttekintésére, az elemek méretének és dátumának automatikus törlésére, valamint néhány más funkció végrehajtására. Menj át rajtuk, és nézd meg.

Először meg kell nyitnia az eszközt. Menjen a Fájl> Eszközök elemre, majd kattintson a Postafiók-tisztítás elemre.

Néhány eszköz áll rendelkezésre, és elkezdjük megnézni a postafiókban lévő adatok mennyiségét.

Tekintse át a postafiók méretét

Az Outlook-postafiók mappákból áll - Bejövő, Elküldött elemek, Archívum, és így a mappák méretének ismerete segít megnézni, hogy hol vannak az összes e-mail. Ha meg szeretné tudni, kattintson a „Postafiók mérete” elemre.

Ez megnyitja a Mappa méret ablakot, amely megmutatja az egyes mappák méretét. Alapértelmezés szerint megnyílik a Helyi adatok lapon. A helyi adatok a számítógépen tárolt adatok .pst és.ost fájljaikban.

Az oszlopok megjelenítik a mappa nevét, méretét és teljes méretét (ami az almappákat is tartalmazza). Ennek a nézetnek a legjobb része az, hogy megmutatja azokat a mappákat, amelyeket esetleg nem szoktak figyelembe venni, mint a naptár. Ha több éves találkozókkal és találkozókkal kapcsolatos kérések érkeznek, akkor a naptárban könnyen lehet egy tisztességes kilobájtnyi mennyiséget, amelyet a régi események törlésével tisztíthat meg.

Ha meg szeretné tekinteni a levelezőszerver mappáinak méretét, kattintson a „Kiszolgálóadatok” fülre. Ha megnyitja ezt a lapot, előfordulhat, hogy egy kis időbe telik, amíg az adatok megtelnek. Ez azért van így, mert az Outlook kapcsolatba lép az Exchange kiszolgálóval, és megkéri a fájljain lévő adatokat (amelyek számítása a repüléskor), majd az eredmények letöltését és megjelenítését.

Minden ezt követő lap megnyitásakor az adat visszakeresés sokkal gyorsabb lesz, mivel az Exchange-nek csak különbségelemzést kell végeznie, és a legtöbb mappa nem változtatja meg a méretet. A lap betöltése után az Exchange kiszolgálón megjelenik a mappa mérete. Előfordulhat, hogy ez nem ugyanaz, mint a Helyi adatok lapon, mivel az Outlook nem feltétlenül tölti le az összes üzenetet a számítógépére.

Például a Helyi adatok lapon az Archívum mappa teljes mérete 116805 kb, de a Kiszolgálóadatok lapon a Teljes méret 363399 kb-a különbség 246594 kb (265 MB). Ez egy csomó levél, amely nem látható a helyi adatokban. Mi történik?

Alapértelmezés szerint az Outlook csak bizonyos mennyiségű e-mail üzenetet tárol a helyi kliensen, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az e-mailek nem vesznek túl sok helyet. A 64 GB-nál nagyobb merevlemezű számítógépeken (amelyek ma többségükben) az Outlook csak az előző évről származó e-maileket tárolja a számítógépen. Az idősebb leveleket az e-mail kiszolgálón tárolják, és hozzáférhetnek hozzájuk. Letöltheti a régebbi leveleket, és módosíthatja ezt az alapértelmezett beállítást, ha azt szeretné. Ne feledje, hogy megváltoztathatja az alapértelmezett értékeket úgy, hogy letöltse Kevésbé e-mailben is, így ha a helyért küzd, érdemes lehet módosítani az alapértelmezett értéket 1 évről 6 hónapra (vagy kevesebbre).

(Megjegyzés: Ez csak azokat a fiókokat érinti, amelyek Microsoft Exchange kiszolgálót használnak, mint például a Hotmail, az élő.com, az O365 és a vállalati fiókok. Ha az Outlookot más szolgáltatók, például a Google vagy a Yahoo letöltésére használja, ezt a beállítást figyelmen kívül hagyja, és minden e-mailt letöltötték.)

Most, hogy tudod, mennyi adatot tartalmaz a mappák, prioritást adhatsz azoknak, melyeket tisztítasz.

Régi vagy nagy levelezés keresése

Ha sok különböző mappában van e-mailje, akkor az egész postafiókban kereshet régebbi vagy nagyobb leveleket.

Ez nagyon hasznos, ha olyan nagy mellékletekkel rendelkező leveleket szeretne megtalálni, amelyeket törölhet, vagy az Outlookról merevlemezre vagy felhő szolgáltatásra lehet váltani. Például, ha az összes 5 MB-nál több levelet szeretné megtalálni, akkor módosíthatja a „Keresse meg a nagyobb” mezőt 5000 kb-ra, majd kattintson a „Keresés” gombra.

A szabványos Outlook keresőpanel egy olyan lista listájával érkezik vissza, amely legalább 5 MB.

Ezek az eredmények csak e-maileket küldnek vissza, de a „Look” mezőt bármelyik fájltípusra módosíthatja, ha szélesebb hálót szeretne leadni.

A keresési eredményekből megnyithatja az e-maileket, és törölheti azokat, vagy eltávolíthatja a mellékleteket. Ne felejtse el elmenteni a csatolmányokat, mielőtt törli vagy eltávolítja őket, ha elmentené őket.

Az AutoArchive eltávolítása

Az Outlook minden egyes mappájához beállíthatja az automatikus archiválási paramétereket, amelyeket korábban az Outlook zökkenőmentes működésének szélesebb körű megvizsgálása keretében fedeztünk fel. Ha beállította az automatikus archiválási szabályokat, akkor az "AutoArchive" gombra kattintva ki tudja őket rúgni a Postafiók-tisztításban..

Ez a folyamat az Outlook összes mappáján keresztül mozog, és minden beállított automatikus archiválási szabályt alkalmaz. Ha még nem állított be, akkor lehet, hogy aggódnak, ha véletlenül elütik ezt a gombot, de ne aggódj - az alapértelmezett autoarchív szabály az, hogy nem tesz semmit.

A törölt elemek megtekintése és törlése

Ha azt szeretné, hogy „törölje” a levelét úgy, hogy áthelyezi őket a Törölt elemek mappába, és ritkán üríti ki, ez az opció az Ön számára.

jegyzet: Vannak, akik szeretnék használni a Törölt elemek mappáját, mint egyfajta archívumot, ami ott dobja a dolgokat, és soha nem üríti ki a mappát. Ez nem jó ötlet, mert sok lehetőség van arra, hogy a Törölt elemek mappát túl könnyen ki tudja üríteni. Ehelyett, ha üzenetet kell tárolnia, állítson be egy archívumot!

Kattintson a „Törölt elemek mérete” elemre, ha meg szeretné tekinteni, hogy mennyi helyet foglal el a törölt elemek, majd egy mély lélegzetet és kattintson az „Üres” gombra.

Ez törli az összes elemet a Törölt elemek mappából. Ha ez megijeszt, akkor mindenképpen tegyen egy pillanatot, hogy minden fontos levelet eljuttasson az Archívumba, de tényleg ki kell törölnie a törölt elemeket rendszeresen nem használja archívumként.

Konfliktusok megtekintése és törlése

A Postafiók-tisztítás utolsó lehetősége a konfliktusüzenetek törlése. Ezek azok az e-mailek, amelyekkel az Outlook úgy gondolja, hogy ellentétes a meglévő e-mailekkel, mert ugyanolyan fejlécinformációkkal rendelkeznek. Általában ez azért van, mert ideiglenes szinkronizálási problémák merülnek fel az Exchange kiszolgálóval, és ezeket az e-maileket probléma nélkül törölni kell. Ha meg szeretné tekinteni, hogy van-e e-mailje a Konfliktus mappában, kattintson a „Konfliktusok megtekintése” gombra a Mappaméretek ablak szűrt verziójának megtekintéséhez.

Ha vannak e-mailek, zárja be a Mappa méret ablakot, majd kattintson a „Törlés” gombra a Postafiók tisztítás ablakban.

Ez a Mailbox Cleanup eszköz. Ez nem különösebben izgalmas, de hatékony és hasznos.