Időt takaríthat meg a Microsoft Outlook egyedi keresési mappáival
Az Outlookban való keresés eléggé egyszerű, de miért zavarja be újra és újra ugyanazt a keresést, ha rendszeresen végrehajtja őket? Az egyéni keresési mappák lehetővé teszik az egyéni keresések mentését, így csak egy vagy két kattintással visszatérhet hozzájuk.
És bár csábító, ha csak egyéni keresési mappákat gondolunk, mint egy mentett keresést, akkor valóban hűvösebbek. Mivel automatikusan frissülnek, valójában jobban hasonlítanak a virtuális mappákhoz, mint a Gmailben lévő címkék funkcióhoz, kivéve erősebb. Szeretne egy mappát, amely csak olyan olvasott üzeneteket jelenít meg, amelyek egy bizonyos személytől érkeznek, és egy vagy több mellékletet tartalmaznak? Nem probléma.
Vessünk egy pillantást, hogyan állítsuk be őket.
Hozzon létre egy előre meghatározott keresési mappát az Outlook programban
Az Outlook már számos előre definiált keresési mappával rendelkezik, amelyeket kihasználhat. Ezeket nem lehet tovább testre szabni, de érdemes először megnézni, csak abban az esetben, ha az Ön igényeit kielégíti.
Először a keresési mappákat az ablak bal oldalán lévő Outlook adatfájl mappák listájának alján találja meg. Minden adatfájlnak saját keresőmappája van, így ha egynél több fiókot szeretne ellenőrizni, az Outlook-ot különböző keresési mappákat állíthatja be mindegyikhez.
Nem is tudod kiválasztani azt a mappát, amely a "Search Folders" mappát használja, amíg meg nem hozta az első keresési mappát. A keresési mappa létrehozásához váltson a szalag "Folder" fülére, majd kattintson az "New Search Folder" gombra..
Ez megnyitja az Új keresés mappa ablakot. Látni fog egy előre meghatározott keresési mappát, amely olyan kategóriákba rendeződik, mint a Levélolvasás, E-mail az emberekből és a listákból, és a Levelezés rendezése. A legtöbb mappa meglehetősen magyarázó, ezért nem fedjük le őket részletesen, csak böngészhetjük őket.
Itt létrehozunk egy új keresési mappát, amely olvasatlan leveleket jelenít meg. Ez egy szuper praktikus keresési mappa, ami körül van, mert az összes olvasatlan levelet mutatja, függetlenül attól, hogy melyik mappát tárolja. Csak kattintson a létrehozni kívánt keresési mappára, majd nyomja meg az „OK” gombot.
Elég egyszerű, ugye? Most nézzük meg saját egyéni keresési mappáink létrehozását, amelyek sokkal erősebbek.
Hozzon létre egyéni keresési mappát az Outlook programban
Az egyéni keresési mappák további kritériumokat adnak, amelyeket az előre definiált keresési mappák nem tartalmaznak - az Outlook üzeneteinek bármelyik mezőjében kereshet. Ennél is fontosabb, hogy létrehozhat egy egyéni keresési mappát, amely több kritériumot használ az üzenetek kiválasztásához. Például lehet, hogy egyetlen ember csak egy üzenetet jelenít meg egyes személyektől, és a szavak a konkrét sorban vannak.
A keresési mappa létrehozásához váltson a szalag "Folder" fülére, majd kattintson az "New Search Folder" gombra..
Az Új keresés mappa ablakban görgessen lefelé a lista aljára, válassza ki az „Egyéni keresési mappa létrehozása” opciót, majd kattintson a megjelenő „Kiválasztás” gombra.
Az Egyéni keresés mappa ablakban írja be a mappa nevét.
Ezután beállíthatja a keresési kritériumokat, így nyomja meg a „Kritérium” gombot.
A Search Folder Criteria ablak segítségével igazán testreszabhatja a keresést, és kiválaszthatja a kívánt kritériumokat.
Az „Üzenetek” lap alapvető kritériumokat tartalmaz, amelyek segítségével kereshet bizonyos szavakat a tárgyban vagy az üzenet testében, a feladóban és a címzettekben. A keresést olyan üzenetekre is korlátozhatja, ahol Ön az egyetlen személy a „To” sorban vagy a „To” vagy „Cc” sorban más személyekkel.
És akkor is megadhat egy időintervallumot az üzenetekhez, amikor a fogadott, elküldött, módosított és így tovább. Így például csak az elmúlt hét napban kapott üzeneteket jelenítheti meg.
A „További választások” lap még több kritériumot tartalmaz a keresés szűkítésére. Az egyes kategóriákban lévő üzenetek alapján kereshetjük azokat, amelyek olvasatlanok vagy csatolmányok, az üzenet fontossága, a megjelölt vagy nem megjelölt üzenetek, valamint az üzenet tényleges mérete szerint. Ez utóbbi hasznos lehet nagy mellékletek megtalálásában és törlésében.
Az „Advanced” (Speciális) fül lehetővé teszi az összes olyan mező hozzáadását, amelyen az Outlook objektum tárolhat. Rengeteg van rajtuk, így nem fedjük le őket. De ha valamit keresni kell, amit nem talált a többi lapon, akkor az esélye, hogy ezt a „Mező” gombra kattintva találja meg, és böngészheti a menüket.
Amikor elvégezte az összes kívánt kritérium beállítását a három lapon, menjen előre, majd kattintson az „OK” gombra, hogy visszatérjen az Egyéni keresési mappa ablakhoz. Van még egy dolog, amit itt szeretne beállítani, mielőtt befejezné.
Alapértelmezés szerint a létrehozott egyéni keresés az Outlook adatfájl összes mappájából húzódik. Ha ezt csak bizonyos mappákra kívánja korlátozni, kattintson a „Tallózás” gombra.
A Mappa kiválasztása ablakban válassza ki a keresendő mappákat, majd kattintson az „OK” gombra.
Ezután térjen vissza a fő testreszabási ablakba, majd kattintson az „OK” gombra.
Az Outlook létrehozza az egyéni keresési mappát, és hozzáadja azt a mappa nézetéhez.
Miután megszerezte a használatát, az Egyéni keresés mappa funkció elég erős. Íme néhány példa arra, hogy a következő keresési mappákat használhassa:
- Üzenetek a főnöködnek és a főnökedtől
- Üzenetek, amelyek kategóriák szerint megoldatlan nyomkövetési jelzőkkel rendelkeznek (például csak a személyes kategóriában található megoldatlan elemeket kereshet)
- Nagy jelentőségű üzenetek
- Üzenetek az ügyfélhez és az ügyféltől (akár a teljes tartományt is használhatja a keresőmezőben, és kiválaszthatja, hogy minden mezőt keres)
- Mellékletekkel rendelkező és bizonyos méretet meghaladó üzenetek (nagyok a nagy mellékletek megszüntetéséhez és az adatfájl méretének csökkentéséhez)
És ez csak a felületet karcolja. Szóval, milyen típusú keresési mappákat hoz létre? Tájékoztassa velünk a megjegyzéseket!
