Feltételes formázás használata fontos Outlook üzenetek kiemeléséhez
Az Outlook segítségével többféleképpen hozhat létre és testreszabhat mappaképeket, például oszlopok hozzáadásával és eltávolításával, illetve üzenetek csoportosításával és rendezésével. Szabályokat is alkalmazhat arra, hogy az Outlook megjelenítési üzeneteit a tulajdonságaik alapján különböző módon (például a feladó, a tárgysor vagy az időbélyegző) hozza létre. Ezt nevezik feltételes formázás. Nézzük meg, hogyan működik.
frissítés: Az egyik olvasónk felhívta a figyelmet arra, hogy a feltételes formázás csak az Outlook és a Windows verziójában érhető el nem a macOS verzió. Kösz, Christy!
Elkezdeni
A feltételes formázás beállításának megkezdéséhez menjen a Nézet> Beállítások megtekintése elemre.
A Speciális nézetbeállításokhoz a jobb oldali egérgombbal kattintva a mappafejre kattintva választhatja ki a „View Settings” parancsot.
A Speciális nézetbeállítások ablakban testreszabhatja a mappa nézetet. Kattintson a „Feltételes formázás” gombra.
Ezzel elérheti a feltételes formázás ablakot, amellyel különböző szabályokat állíthat be az üzenetek formázására.
A „Jelen nézet szabályai” listában megjelenő elemek az alapértelmezett szabályok, amelyek egy nem testreszabott mappa nézettel érkeznek. Láthatjuk például, hogy az „Olvasatlan üzenetek” félkövér, kék szegő UI betűtípussal jelenik meg, melynek mérete 11 pont..
Hogyan működik a szabályzat
A „szabályok” azok a feltételek, amelyeknek egy üzenetnek meg kell felelnie az Outlook számára a formázás alkalmazásához. Az alapértelmezett szabályokban például az „Olvasatlan üzenetek” szabály aktiválódik, ha egy üzenet olvasatlanként van jelölve. Ha ez a szabály aktiválva van, az Outlook a félkövér, kék, 11 pontos Segoe UI betűtípust használja annak megjelenítéséhez.
Az Outlook a szabályokat a lista tetejéről sorrendben alkalmazza. A listán feljebb lévő szabályok elsőbbséget élveznek a szabályokkal szemben. Hogyan működik ez a gyakorlatban? Tegyük fel, hogy két szabályod van, az egyik a lista tetején, amely a betűtípust zöldre módosítja, és az egyiket lefelé a listában, amely megváltoztatja a betűtípust pirosra. Ha egy üzenet megfelel mindkét szabály feltételeinek, a betűtípus zöldre változik, mert ez a szabály magasabb a listán - a szabályt, amely a betűtípust pirosra hagyja, figyelmen kívül hagyják.
Az alapértelmezett szabályokkal csak a betűtípust módosíthatja. Nem törölheti az alapértelmezett szabályokat, vagy nem mozdíthatja el a sorrendet, illetve nem módosíthatja a szabály feltételeit. Az alapértelmezett szabályokat azonban ki lehet kapcsolni, ha a „Szabályok ehhez a nézethez” listában törölje őket.
Új szabály hozzáadása
A Feltételes formázás ablakban kattintson a „Hozzáadás” gombra. A „Untitled” nevű új szabályt hozzáadjuk a listához. Adja meg a szabályt egy névre, majd kattintson a „feltétel” gombra.
A Szűrőablak segítségével eldöntheti, hogy milyen formában kell-e formázni a levelet.
Itt csak egy egyszerű példát fogunk használni, és keressük meg a „Rob Woodgate” által küldött üzeneteket, és az „Outlook” szót a Tárgy mezőben találjuk..
Ehhez először kattintson az „From” gombra, amely megnyitja a címjegyzéket, és válasszon ki egy kapcsolatot.
Ezután hozzáadjuk az „Outlook” mezőt a „Szó (k) keresése” mezőbe, ügyelve arra, hogy a „Csak tárgyak” opció legyen kiválasztva az „In” legördülő listából. Ha végzett, kattintson az „OK” gombra.
A feltételes formázásnál kattintson a „Font” gombra.
Készítünk olyan üzeneteket, amelyek megfelelnek a beállított szűrőnek lila és félkövéren. Állítsa be magát a kívánt módon, kattintson az „OK” gombra, kattintson ismét az „OK” gombra a Feltételes formázás ablak bezárásához, majd még egyszer, hogy bezárja a Speciális nézetbeállítások ablakot.
A szabályokat azonnal alkalmazzák. Az alábbiakban láthatjuk, hogy a feltételeknek megfelelő üzenetek most merészek és lila.
Ez csak egy egyszerű példa - sok körülményt adhat, még nagyon összetett is. Visszatérve a Szűrőablakba, átkapcsolhat a „Több választás” fülre, hogy lássa a további feltételeket, amelyeket kiválaszthat.
Itt választhat, hogy egy üzenetet kap, hogy:
- Egy adott kategóriához rendelték
- Elolvasott vagy olvasatlan
- Melléklete vagy melléklete nincs
- Magas, normál vagy alacsony prioritású
- Ezt Ön, valaki más megjelölte, senki sem, vagy megjelölte teljesnek
- A keresett szövegnek meg kell felelnie az esetnek
- Ez egy bizonyos méret, nagyobb vagy kisebb, mint egy adott méret, vagy két méret között
Váltás az „Advanced” fülre, és összetett feltételeket hozhat létre.
A Speciális lap segítségével kiválaszthatja bármelyik mezőt az Outlook bármely pontjáról, és kiválaszthatja a megfelelő feltételeket. Ez eléggé egyszerű lehet, például a feladónak egy pontos címmel való összehangolása, de sok lehetőség közül választhat. Tegyük fel, hogy szeretné, hogy szabálya megfeleljen a kapott e-maileknek. Kattintson a „Field” gombra, mutasson a „Date / Time Fields” pontra, majd kattintson a „Received” opcióra.
Kattintson az „Állapot” legördülő listára, hogy kiválassza az állapotát.
A választások sokkal nagyobbak, mint amit elvárhat:
- Bármikor
- Tegnap
- Ma
- Holnap
- Az elmúlt 7 napban
- A következő 7 napban
- Múlt hét
- Ezen a héten
- Jövő héten
- Múlt hónap
- Ebben a hónapban
- Következő hónap
- Tovább
- Be vagy után
- Rajta vagy előtte
- Között
- Létezik
- Nem létezik
A többi mező is hasonló mennyiségű opciót kínál.
Válassza ki a feltételét, adjon hozzá értéket, és kattintson a „Hozzáadás a listához” gombra.
A listához annyi feltételt adhat, amennyit csak akar. Ahhoz, hogy megismerhessük, hány mező van, itt van egy pillantás az „Összes levélmező” menüre.
Az „Összes kapcsolat mezők” menü több mint négy opcióval rendelkezik: annyira nem tudtunk beleilleszteni egy ésszerű képbe. Tehát nem megyünk át az egyes mezőkön és feltételeken, de most már tudod, hogy hol vannak és hogyan használják őket.
Beállíthat több szabályt, hogy a dolgokat a lehető legpontosabban megkapja. Ha azt szeretné, hogy az Outlook megjelenítő üzenetei piros, 16pt betűtípussal rendelkezzenek, ha egy adott kapcsolatfelvevőtől érkeznek az utolsó hét napban, egy adott szót tartalmaznak a témában, és tartalmaz egy mellékletet? Nem probléma.
Szabály törlése
Ha létrehozott egy szabályt, és már nem akarja, könnyen törölhető. A Feltételes formázás ablakban válassza ki a törölni kívánt szabályt, majd kattintson a „Törlés” gombra. Ne feledje, hogy csak a létrehozott szabályokat törölheti, nem az Outlook beépített alapértelmezett szabályait.
Hozzáadhat annyi feltételet, amennyit szeretne, és annyi szabályt szeretne, amennyit csak akar. És ahogy korábban megmutattuk, miután megkapta a kívánt feltételes formázási szabályokat, akkor a nézetet más mappába, vagy az összes mappába másolhatja..
