Az e-mailek automatikus áthelyezése az Outlook mappába a Szabályok segítségével
Ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan kezelheti jobban az Outlook e-mailjeit, ha a bejövő levelek automatikusan külön mappákba kerülnek. Ha sok mindennapi e-mailt kap, ez sok időt takaríthat meg.
Ahelyett, hogy hetente egyszer kellene egy órát eltöltenie az e-maileket a Bejövő mappából a kategorizált mappákba, az e-mail szabályok segítenek a postafiók szervezetének automatizálásában. Ez nagyon hasonló a címkék és szűrők használatához a Gmailben.
Az e-mail szabályok bonyolultnak tűnhetnek, és lehetnek, ha valóban szeretné elvégezni a kifinomult válogatást, de ha egyszerűen szeretné, ha a munka e-maileket automatikusan a Munka mappába szeretné áthelyezni, akkor ez egy darab torta.
Annak érdekében, hogy a szabályok hasznosak legyenek, először néhány mappát kell létrehoznia a Beérkezett üzenetek alatt, hogy kategorizálja e-mailjeit, például a Projektek, Munka, Család stb..
Mappa létrehozásához kattintson jobb gombbal Bejövő vagy bármelyik mappát, és válassza ki Új mappa. A következő eljárás az Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 és az Office 365 programokban működik.
Az Outlook-szabályok beállítása
Most, hogy elinduljon, nyissa meg az Outlookot, kattintson a fájl fül, és látni fogja a Szabályok és figyelmeztetések kezelése gomb az alsó rész felé.
Megjelenik a Szabályok és figyelmeztetések főablak, és alapértelmezés szerint az Outlook verziójától függően már létrehozhat egy szabályt.
Innen kattintson a gombra Új szabály gomb az első Outlook e-mail szabály használatához. Megjelenik a Szabály varázsló párbeszédablak, és néhány gyakori szabálysablont fog megjeleníteni.
Ezek a leggyakoribbak és valószínűleg minden, amire szükséged lesz. A leggyakoribb szabály az első, “Az üzenetek áthelyezése valakiből egy mappába„. Menjen előre, és válassza ki, majd kattintson a gombra Következő.
Észreveszed az alsó listát, melyet a „2. lépés:” alul jelez, néhány aláhúzott szöveggel. A valóságban mindent meg kell tennie, hogy beállítsa a szabályt, és kattintson a hiperhivatkozásokra emberek vagy nyilvános csoport és meghatározott válasszuk ki az e-mail címet és azt, hogy hová szeretnénk e-maileket küldeni.
Ezután kattintson a gombra Befejez és kész. Ha azonban a szabályt bonyolultabbá kívánja tenni, kattintson a gombra Következő több lehetőséget kínál Önnek:
Ahogy a felső lista mezőben különböző feltételeket vizsgál, az alsó részen található szabályleírás több hiperhivatkozást is tartalmaz. Még olyan szabályokat is létrehozhat, amelyek konkrét szavakat keresnek az e-mail testben, majd végrehajtanak műveleteket az e-mailekben.
A következő feladat az, hogy rákattintjon minden egyes hivatkozásra, és válassza ki a kapcsolódó értékeket, például az e-mail címeket, mappákat stb. emberek vagy nyilvános csoport és válasszon egy e-mail címet.
Ezután kattintson a szóra meghatározott és keresse meg azt a mappát, amelybe az e-mailt át szeretné helyezni, vagy kattintson Új és egy új mappa jön létre az aktuálisan kijelölt mappa alatt.
Most látni fogja az alsó részt a szabály aktuális értékeivel.
Ha a Tovább gombra kattint, további szabályokat állíthat be a szabályhoz. Általában hagyhatja ezt egyedül, ha ez egyszerű szabály, de ha más műveleteket is szeretne végrehajtani, mint például a hang lejátszása, az e-mail továbbítása, másolása, e-mail nyomtatása, egy másik program indítása, parancsfájl futtatása, stb. , akkor mindent megtehetsz a képernyőn.
Kattints Következő amikor végeztél, és el fogjátok vinni Kivételek párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja, hogy mely feltételeket szeretné feldolgozni. Hacsak nincs egyedi esete, hagyja üresen, ami az alapértelmezett.
Kattintson a Tovább gombra, és végül elértük a szabály varázsló végét! Adja meg a szabályt egy olyan névhez, mint a „Barátok áthelyezése e-mailbe”, hogy tudhassa, mit csinál, ha később megnézed.
Akkor, ha már van e-mailje a Beérkezett üzenetek mappájában, amely megfelel az új szabálynak, jelölje be a „Futtassa ezt a szabályt a beérkezett üzenetekben lévő üzenetekre„. Mindent hagyhat alapértelmezettként és kattintson Befejez!
Most létrehozhatsz szabályokat az emberekre, hírlevelekre, banki / hitelkártya-kimutatásokra, és bármi mást is gondolhatsz, hogy hatékonyabban kezelheted az Outlook e-mailjeit! Élvez!
