Az Excel automatikus visszaállítás és az AutoBackup funkciók használata

Mindig szörnyű tragédia, amikor valaki elveszít valami fontos dolgot, mert nem mentették megfelelően a dokumentumot. Ez gyakrabban történik, mint az Excel és a Word felhasználók számára!

Szerencsére a Microsoft számos funkcióval bővítette az utolsó pár verziót, amelyek segítenek csökkenteni az összeomlások, áramkimaradások, véletlen törlések stb. Miatt az adatok elvesztésének esélyét. az AutoBackup.

Ebben a cikkben arról fogok beszélni, hogyan konfigurálhatod mindkét beállítást, hogy az adataid a lehető legbiztonságosabbak legyenek. Azt is szeretném megemlíteni, hogy az Office legújabb verziói lehetővé teszik, hogy a dokumentumokat közvetlenül a OneDrive-re mentse, ami jó megoldás annak megfontolására, hogy még akkor is képes lesz elérni a munkáját, ha a merevlemez meghibásodik.

Excel automatikus visszaállítás

Az Automatikus helyreállítás funkció alapértelmezés szerint be van kapcsolva, és egy meghatározott időintervallum után automatikusan eltárolja a dokumentumot egy ideiglenes helyre. Az automatikus visszaállítási beállítások megtekintéséhez kattintson a gombra fájl és akkor Opciók.

Kattintson Mentés a bal oldali menüben megjelenik az Automatikus visszaállítás lehetőség Munkalapok mentése.

Alapértelmezés szerint az automatikus visszaállítási információ 10 percenként kerül mentésre. Az intervallum mellett az Excelnek 30 másodpercig üresjáratban kell lennie az adatok mentése előtt. Ezenkívül az automatikus mentett információ a rendszer a Automatikus visszaállítás a fájl helyére itt felsorolt. Szóval hogyan működik? Alapvetően mondjuk, hogy van egy olyan munkalap, amilyen az alábbi, és megmentette.

Tegyük fel, hogy az alábbi adatokat adom hozzá az Excel táblázathoz, és várakozás nélkül 10 percet várok a dokumentum mentése nélkül. Mivel az automatikus visszaállítási intervallum 10 percre van beállítva, legalább olyan hosszú ideig kell várnia, amíg az adatok mentésre kerülnek.

Esetemben egy Excel összeomlást szimuláltam a feladatkezelő megnyitásával és az Excel folyamat meggyilkolásával. Ezután újra megnyitottam az Excel programot, és azonnal meglátogattam egy opciót A helyreállított fájlok megjelenítése.

Ha rákattintunk erre, megjelenik egy helyreállítható Excel-fájlok listája. Esetemben volt az eredeti fájlja, melynek adatai csak A1-ben és A2-ben voltak, és az AutoRecover fájl is volt, amely tartalmazza azokat az adatokat, amelyeket nem mentettem lemezre.

A listán lévő bármely elemre kattintva megnyílik egy másik Excel példány, amely az adott fájl adatait mutatja. Összességében ez egy nagyon hasznos funkció azokban az időkben, amikor nem mentette el az összes munkáját, de az Excel váratlanul véget ér.

Ennek a funkciónak a fő hátránya, hogy az automatikus visszaállítási adatok ugyanazon a merevlemezen tárolódnak, mint a fájl, így ha valami történik a merevlemezzel, akkor minden eltűnik. A fenti beállítások helyét külön merevlemezre vagy akár egy hálózati helyre is megváltoztathatja, amit nagyon ajánlom.

Ne feledje, hogy az Excel automatikusan törli az automatikus visszaállítási információkat az alábbi körülmények között:

1. A fájlt kézzel vagy a fájl - Mentés másként.
2. Zárja a fájlt, vagy kilép az Excelből (függetlenül attól, hogy mentette-e a fájlt vagy sem)
3. Ön teljesen kikapcsolja az automatikus visszaállítást vagy csak a munkafüzetet

Tehát alapvetően, amikor elmenti a fájlt, megszabadul az automatikus visszaállítási adatoktól. Ezen túlmenően, ha manuálisan kilép az Excelből, és nem kívánja elmenteni az adatokat, akkor törli az automatikus visszaállítási adatokat. Ezt a funkciót csak szem előtt tartsa. Ha nehéz Excel felhasználó vagy, javaslom, hogy az AutoRecover intervallumot a 10 helyett 2 vagy 3 percre állítsuk be.

Auto mentés

Egy másik jellemző, amit nem sokan tudnak az AutoBackupról. A használatához először el kell mennie, és el kell mentenie a fájlt, hogy eljuthasson Mentés párbeszédablak. Ha már van mentett Excel-dokumentum, menjen a következőre: fájl és akkor Mentés másként és válasszon egy helyet. Amikor ezt megteszed, felhozza a Mentés másként párbeszéd.

A párbeszédpanelen kattintson a Eszközök gomb, amely a Mentés gomb. Néhány lehetőséget fog látni, amelyek közül az egyik Általános opciók. Ha erre kattint, egy kis ablak jelenik meg néhány további opcióval.

Menj előre, és nézd meg a Mindig készítsen biztonsági másolatot doboz. Kattintson az OK gombra, és most, amikor elmenti a fájlt, egy Excel biztonsági mentési fájl is létrejön .XLK kiterjesztéssel. Ne feledje, hogy az első alkalommal, amikor ezt megteszi, a fájlok pontosan ugyanazok lesznek. Ha módosítja az eredeti fájlt, majd újra elmenti, a mentési fájl ugyanaz marad (az eredeti adatok). A mentés harmadik alkalommal azonban a mentési fájl a második mentésig frissül.

Alapvetően a biztonsági mentési fájl mindig egy verzió a jelenlegi verzió mögött. Tehát, ha egy csomó változtatást hajtott végre, elmentette a fájlt, és aztán vissza akart menni a változatot nem tartalmazó verzióhoz, csak nyissa meg a mentési fájlt.

A fájl ugyanazon a helyen kerül mentésre, mint az eredeti fájl, és úgy tűnik, nincs módja annak megváltoztatására. Ez a funkció nem egészíti ki a dokumentum biztonságát, de bizonyos körülmények között jó.

Ezeknek a biztonsági mentési és helyreállítási funkcióknak az engedélyezése az Excelben remélhetőleg megmenti a fontos adatok elvesztését. Mindig jó lehetőség a felhő tárolására (mint például a OneDrive), mint extra biztonsági hálózat, ha a számítógép katasztrofálisan meghibásodik. Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon megjegyzést tenni. Élvez!