5 hatékony módja a fájlok ellenőrzésének

A számítógép egy digitális dzsungel. Olyan egyszerű, hogy tiszta és rendezett munkahelyet vegyen, és hatalmas rendetlenséggé alakítsa. Túl sok fájl van, és az egész helyen vannak. A tervezési fájlokat, amelyekre szükségük van, közel lehetetlen megtalálni. Szóval hogyan tudod tartani a fájljainkat a kontrolltól? Nos, szerencse vagy, mert ott van 5 hatékony módja a fájlok ellenőrzésének.

Először is: miért kerülnek így könnyen a számítógép és a tervezőfájlok? Ugyanezen oknál fogva sok embernek rendetlen szobái és rendezetlen szekrényei és fizikai munkaterületei vannak. Kivéve a 100-as szorzót, mivel olyan könnyű olyan számítógépes tervezési fájlokat létrehozni, amelyek nem vesznek fel fizikai helyet.

Szerencsére nem olyan nehéz megtartani számítógépét és tervezési fájljait. Adjunk hozzá egy csipetnyi józan ész, keverjük össze az önfegyelem kötőjelével, és ismételjük meg, ismételjük meg, ismételjük meg. Ne aggódj - ez több munkát jelent, mint amilyen. Csak hasonlítsd össze a foga fogmosáshoz: ha egyszer bejutsz a szokásodba, akkor nem is fogod észre venni. Természetesen a számítógép és a tervezési fájlokat ellenőrzik.

Rendben, anélkül, hogy további lenne, itt vannak a 5 hatékony módja a fájlok ellenőrzésének.

1. Kegyetlenül törölje a régi és szükségtelen fájlokat

(Kép: Mixy Lorenzo)

Ez nyilvánvalónak tűnhet homlok-csapdába, de néha a leggyakoribb értelemben vett lépéseket figyelmen kívül hagyják. Felejtsd el a termelékenységet és a munkafolyamatok egyszerűsítését szolgáló programokat, és minden más, a hátsó termelékenységre vonatkozó nonszenszet: egyszerűen törölje a régi és felesleges fájlokat.

Ugyanaz, mint a szoba tisztítása vagy a fizikai fájlok rendezése. Átmegy a cuccad, és amikor egy elemet nézel, úgy döntesz: ez releváns-e valami fontosnak? Ha nem, kegyetlenül dobja el. Ez hogyan maradsz szervezetten: minimálisra csökkentve a dolgok számát. Nincsenek trükkök vagy titkok.

Ez a módszer nem különbözik a számítógép tervezési fájljairól. Ha átmegy a fájljain, döntse el, hogy mindegyik fontos-e valami fontosnak. Ha nem, könyörtelenül törölje azt - nem kell újra, és ez csak a digitális munkahelyet zavarja. Ezek a fájlok általában olyan régi projektfájlok, mint a korábbi grafikák és tervek, valamint az elavult webhelyfájlok.

Ez szép és minden, de mikor kegyetlenül törölje a régi és felesleges fájlokat? Végtére is, gyakorlatilag mindenki utálja a szoba tisztítását.

Csakúgy, mint ahogyan a lehető legkisebbre csökkentheti a szobába való takarítást, úgy gondoskodjon egy objektumról, amint találkozik vele, így azt is el kell döntenie, hogy törölnie kell-e egy fájlt, amikor találkozik vele. Ami a 2-es számhoz vezet ...

2. Azonnali cselekvés az Ön által tapasztalt fájlokban

(John Britton képe)

A legjobb módja annak, hogy elkerüljék a számítógépes tervezési fájlok válogatásának és tisztításának ütemezését, nem szükséges. Minden alkalommal, amikor találsz egy fájlt, azonnal tegyen lépéseket.

De nem kétséges, hogy elfoglalt haver vagy gal. Meg kell tenned a dolgokat, a helyeket. Nem tudod eldobni mindazt, amit csinálsz, és vigyázz minden egyes találkozott fájlra. Szóval hogyan döntesz, mikor kell cselekedni? Használja az 5 perces szabályt: ha azonnali cselekvés a fájlban 5 percet vesz igénybe, vigyázzon rá, amint találkozik vele.

Ismerős? Ez azért van, mert ez “befolyásolható” David Allen népszerű könyvéből GTD: A dolgok készítése. Ebben azt mondja, hogy elkerülheti a hosszú feladatok listájának összegyűjtését azáltal, hogy azonnal gondoskodik egy olyan feladatról, amellyel találkozik, amíg nem több, mint percet vesz igénybe.

Ez a számítógép tervezési fájljaira is vonatkozik:

• Talált egy félig kész logót? Csomagolja fel és küldje el.
• Majdnem kész egy darab kóddal? Fejezd be.
• Van egy olyan csoportja, amelyről nem biztos, hogy többé van szüksége? Menjen át rajta, döntse el és törölje, ha szükséges.

Tehát az # 1 és a # 2 segít megőrizni a fájlokat. De van egy másik lényeges elem, ami…

3. Lehetőleg kevés mappa van

(Kép: Steve Ryan)

Csak néhány mappát hozzon létre az Ön típusához, és a lehető legáltalánosabb legyen a kategóriában. Ahelyett, hogy számtalan mappával rendelkező rést kapnának (például „vektorok” vagy „Photoshop” vagy bármi más), csak a „logók” és a „weboldalak”. Vagy lehet, hogy minden projekthez mappák találhatók, és bármilyen típusú fájl kapcsolódik ehhez.

Miért csinálod ezt? Két ok:

1. Nincs határozatlanság: a fájl logó, webhely vagy egy projekt része? Csak dobja a megfelelő mappába, és végezze el vele.
2. Túl sok-sok fájlú szűrő: ha túl sok fájlban látja a mappát, akkor inkább a régi és felesleges fájlok törlésére lesz hajlandó. Hasonlóan ahhoz, hogy túl sok dolgot lásson a szobájában, nem pedig a fiókokban és más szobákban rejtőzik.

Kerülje a mappák nevének és kategóriáinak túlságosan specifikus megjelenését. Minél pontosabban nevez el egy mappát, annál több kategóriát kap. Több kategória esetén el kell döntenie, hogy hová megy az új fájl. Lehet, hogy nem lesz szépen illeszkedik az egyikükhöz, így önkényesen válogat. Akkor, amikor itt az ideje, hogy több fájlt rendezzen, gondoljon vissza arra, hogy melyik kategóriába választja ki legközelebb egy hasonló fájlt. Nem is beszélve arról, hogy nem tisztán tudjuk, hogy melyik kategóriába tartozik minden fájl.

Miért ne használjunk csak néhány címkézési rendszert? Ezután teljesen eltávolíthatja a mappákat, ugye? Míg elméletileg ez működnie kell, a valóságban bátorítja Önt, hogy túl sok fájlt hozzon létre és tartson meg.

Íme, mi fog történni:

1. Az első fájlokat címkézheti, és jól érzi magát, hogy később könnyebben megtalálhatja őket a címkék segítségével.
2. A címkékkel liberálisvá válik, ha túl sok címkét hoz létre, amelyek túlságosan specifikusak - ez a határozatlansági bénulás miatt következik be, mivel nem lehetett két címke között választani, és úgy döntött, hogy új kifejezést hoz létre egy adott fájlhoz.
3. Végül túl sok címkével rendelkezel, ami elsöprővé válik ahhoz, hogy megtaláld a dolgokat.
4. Ami még rosszabb, mivel nem érezte, hogy alacsonyan kell tartania a fájlszámot, most már több fájlja van, mintha állandóan egy általános mappában látszott volna.

4. Autószervezési funkciók

(Kép: Mark Sebastian)

Az automatikus szervezés funkciók (gondolom, hogy az iTunes automatikusan átnevezi és rendezi az összes fájlt) a nemesis a fájlok vezérlésére. Bátorítják a liberális fájl létrehozását és megtakarítását. Bár jónak tűnik először, annál több fájl van, annál kevesebbet fog tudni, hol van minden.

Miért ne csak törölje a fájlokat, ha régi vagy szükségtelen? Az automatikus szervezés funkció nem fogja törölni. Mint a Gmail soha nem törlődő-csak-kereső funkciója. Az e-mailekkel ellentétben, ahol csak egyfajta tartalom (szöveg) van, és így könnyen kereshető, a fájljait nehéz ilyen módon keresni. Nincs egyszerű módja annak, hogy a tartalomban, különösen a vizuális és hangfájlokon belül kereshessen. Tehát az egyetlen dolog, amivel együtt kell dolgoznod, a fájlnevek és talán néhány meta leírás, amelyre rá van jelölve. Ez a fájl túlterhelés receptje.

Ha nem használ semmilyen automatikus szervező funkciót, akkor minden létrehozott fájlért felelősséggel tartozik. Látni fogod, és legalább egyszer figyelsz rá, így jobban tudod a számítógéped minden fájlját. Így jobban érezheti magát, amikor a fájlok kiesnek az irányításról - és mikor kell kegyetlenül törölni.

5. A lehetséges fájlok konszolidálása

(Aldo Gonzalez képe)

Ez egy egyszerű. Ha valahogy két vagy több fájlt konszolidálhat egybe, akkor természetesen kevesebb fájl lesz. És kevesebb fájl egyenlő kevesebb rendetlenséggel.

A fájlok konszolidálásának másik előnye, hogy könnyebb lesz megtalálni, amit keres. A fájlok szervezettebbé válnak. Hogyan? Természetesen mindössze egy fájlban lesz releváns tartalom, ezért nem kell több olyan fájlt vadászni, amely ugyanarra a projektre vonatkozik.

Hogyan folytatódik a fájlok konszolidálása?

• A szöveghez egyszerűen másolja / illessze a kapcsolódó tartalmat több fájlból egy fő szövegfájlba.
• A vizuális tervezéshez más elemeket és változatokat másolhat / beilleszthet egy fő grafikus fájlba.

Minden nagyobb és kisebb grafikus alkalmazás támogatja a rétegeket és azok címkézését és csoportosítását, így kihasználhatja ezt. Ez lehet egy logó variációja, vagy egy nagyobb tervezés több aspektusa - egy grafikus fájlban.

Nem adható meg minden típusú fájl vagy tartalom. Például kód. Tehát ezért a fenti címet kapta “amikor lehetséges” - tegyük meg a lehető legjobbat, és minden olyan összeg, amely segít csökkenteni a fájlok számát, nettó nyereség.

Hatékonyan tartsa a fájlokat ellenőrzés alatt

Remélhetőleg ezek az 5 út nem csak egy kis termelékenység pornó: az olvasandó dolgok, hogy elkerüljék a tényleges munkát, amely az Ön életében kívánt eredményeket kap. Nem, ezeket a szándékkal írják, hogy olyan cselekvő dolgok legyenek, amelyeket most kezdhetünk el, hogy a számítógép és a tervezőfájlok ne menjenek ki az irányításból.

Senki sem kíván aktívan szervezni és kezelni a számítógépes és tervezési fájljaikat. Tehát ezek az öt mód segítenek abban, hogy olyan szokásokat alakítsanak ki, amelyek megakadályozzák ezt. És mint minden szokásnál, a legfontosabb dolog az, hogy csak kezdjük el őket.

A visszavonáshoz a következő 5 hatékony módja van a fájlok ellenőrzésének:

1. A régi és felesleges fájlok kíméletlen törlése
2. Azonnali lépéseket tesz a találkozókkal
3. Legyen a lehető legkevesebb mappa
4. Ditch automatikus szervezési funkciók
5. A fájlok konszolidálása, ha lehetséges

A sorod: milyen egyéb módon segítettek hatékonyan megőrizni számítógépét és tervezési fájljait?

A szerkesztő megjegyzése: Ezt a bejegyzést írta Oleg Mokhov Hongkiat.com részére. Oleg Mokhov a világ legelterjedtebb elektronikus zenész, egy webes és vizuális design lelkes, és a prémium díjmentes zenei áruház Soundtrackster társalapítója.