Dokumentumok módosítása, összehasonlítása és kombinálása

A Geek Iskola sorozat utolsó leckéjében a Word verzióinak nyomon követéséről és a dokumentumok összehasonlításáról és egyesítéséről fogunk beszélni..

SCHOOL NAVIGÁCIÓ

1. Sablonok használata a közös elrendezés és formázás biztosításához
2. A dokumentumban végrehajtott változtatások nyomon követése
3. Megjegyzések használata a dokumentumban történt változások jelzéséhez
4. Dokumentumok és sablonok korlátozása és védelme
5. Dokumentumok módosítása, összehasonlítása és kombinálása

A Word verziók szolgáltatását eltávolították a Word legújabb verzióiban. A Word 2013-ban az egyetlen módja annak, hogy elérhesse a Word korábbi verzióit, hogy megnyitja a dokumentum korábbi, automatikusan mentett verzióit. A legutóbbi nem mentett dokumentumokat is megnyithatja. A Wordben azonban nem létezik hivatalos változatképzési funkció. Megmutatjuk Önnek egy alternatívát, amit könnyen hozzáadhatsz a Word-hez ingyen, ami ezt a képességet biztosítja.

Ha több személy dolgozott ugyanazon fájl különböző példányaiban, a fájl egyik példányán a Track Changes szolgáltatás használata helyett összehasonlíthatja a fájl két változatát a különbségek megtekintéséhez. A Word olyan összehasonlító eszközt tartalmaz, amely lehetővé teszi két fájl összehasonlítását, amennyiben azok különböző fájlneveket tartalmaznak. Megmutatjuk, hogyan kell használni ezt a funkciót, és hogyan kell olvasni az összehasonlítás eredményeit.

A dokumentumok összehasonlítása mellett a dokumentumok összevetése is lehetséges. Megmutatjuk, hogyan lehet egyesíteni két dokumentum két változatát, és hogyan lehet két különböző dokumentumot könnyen összeolvasztani abban az esetben, ha több szerző dolgozik egy dokumentum külön részén.

Miután az összes változtatást elvégezték, elvégezték a szükséges összehasonlításokat, és elvégezték a dokumentumok kombinálását, könnyedén megoszthatja dokumentumát a Microsoft OneDrive használatával. Az együttműködési folyamat bármely pontján is használhatja a OneDrive-t, hogy hozzáférjen a dokumentumhoz más ellenőrök számára.

Tartsa nyomon a dokumentum verzióit

A Word-nek egy formális változatozási funkciója volt, amely lehetővé tette, hogy a dokumentum különböző verzióit mentse el a dokumentumon belül. Ez a funkció eltűnt, és az egyetlen módja annak, hogy a dokumentum korábbi verzióit lehessen letölteni az Automatikus mentés szolgáltatáson keresztül, vagy ha nem elérhető dokumentumokhoz ér, ha rendelkezésre áll.

Alapértelmezés szerint a Word bizonyos időközönként automatikusan elmenti a dokumentumot. Ez az automatikus mentés funkció. Ha vissza szeretne térni egy korábbi, automatikusan mentett dokumentum másolatához, kattintson a „Fájl” fülre, és válassza ki a „(automatikus mentés)” elemet a „Verziók” alatt.

Emellett növelheti vagy csökkentheti az Automatikus mentés funkció intervallumát a Wordben.

Ha véletlenül anélkül zárta be a dokumentumot, hogy nem mentette el, vagy elvesztette a tápellátást, és a számítógép váratlanul ki van kapcsolva, visszaállíthatja a nem mentett dokumentumokat. Ehhez kattintson a „Fájl” fülre, és kattintson az „Info” képernyőn a „Változatok kezelése” gombra. A legördülő menüből válassza a „Elmentett dokumentumok helyreállítása” lehetőséget.

Ha nem mentett fájlok állnak rendelkezésre, azok a „Megnyitás” párbeszédpanelen jelennek meg.

A Word-dokumentum változatai mentésének alternatívái

Vannak alternatívák a verziórendszer Word hozzáadásához. Az egyik egy Word-bővítmény, a Save Versions (Másolatok mentése), a másik pedig egy olyan plugin, amely egy külső verzióvezérlő programmal működik, a Perforce nevű programot.

A Verziók mentése bővítmény lehetővé teszi, hogy a Word-dokumentum számozott változatait egyszerűen mentse a fájlból.

A Perforce egy verzióvezérlő program, amely maximum 20 felhasználó számára ingyenes. Ezek a Microsoft Office bővítmények, amelyek lehetővé teszik, hogy a Microsoft Word, Excel, PowerPoint és Project fájlok könnyen tárolhatók és kezelhetők a programban..

Hasonlítsa össze az azonos dokumentum két változatát

Ha a vizsgáló elfelejtette használni a „Változások követése” funkciót, és nem zárta be a dokumentumban, mégis összehasonlíthatja a dokumentum két változatát, és elfogadhatja és elutasíthatja az összehasonlítás alapján végrehajtott módosításokat. Minden amire szüksége van, az eredeti dokumentum és a felülvizsgált dokumentum. Minden fájlnak más nevet kell tartalmaznia.

Az „Összehasonlítás” és a „Kombinálás” funkciók hasonlóak, de mindegyiknek van célja. Ha csak két dokumentumot szeretne összehasonlítani, és egyik sem tartalmaz nyomkövetett változásokat, használja az „Összehasonlítás” funkciót. Ha két vagy több olyan dokumentum található, amelyek nyomon követett változásokat tartalmaznak, és nyomon kell követniük, hogy ki változtatta meg, hogy mikor és mikor, akkor használja a „Kombinálás” funkciót, amelyet a későbbiekben leírtak ebben a leckében.

A dokumentum eredeti és felülvizsgált verzióinak összehasonlításához kattintson az „Összehasonlítás” gombra az „Áttekintés” fül „Összehasonlítás” részében, és válassza ki az „Összehasonlítás” lehetőséget a legördülő menüből..

MEGJEGYZÉS: Két dokumentumot nem lehet összehasonlítani, ha egyikük védett a nyomon követett változásokért, vagy bármilyen dokumentumvédelmet alkalmaznak. A dokumentumok összehasonlításának folytatásához távolítsa el a dokumentumvédelmet. Lásd a 2. leckét a követett változások funkció feloldásának módjáról, és a 4. lecke a formázási és szerkesztési korlátozások eltávolításával kapcsolatos információkért egy dokumentumhoz tartozó dokumentumról és jelszóról annak megnyitásához..

A „Dokumentumok összehasonlítása” párbeszédpanelen válassza ki az „Eredeti dokumentum” lehetőséget a legördülő listából.

A legördülő listából válassza ki a „Szerkesztett dokumentum” lehetőséget. A „Felülvizsgált dokumentum” alatt adja meg a változásokra alkalmazandó címkét, így tudja, hogy ki tette őket a „Címke-módosítások” szerkesztőmezőbe. Lehet, hogy a felhasználó neve vagy bármi is tetszik.

A további opciók eléréséhez kattintson a „Tovább” gombra.

Az „Összehasonlítási beállítások” részben jelölje ki a két dokumentumban összehasonlítani kívánt elemeket. Alapértelmezés szerint az összes elem kiválasztásra kerül.

MEGJEGYZÉS: A „Beillesztések és törlések” elem mindig szürke és mindig ellenőrzött. Az „Összehasonlítás” vagy „Kombinálás” használata esetén a beillesztések és törlések mindig összehasonlításra kerülnek.

A „Változások megjelenítése” szakaszban válassza ki, hogy a karaktereket karakterenként („Karakterszint”) vagy szó szerint („Szószint”) hasonlítsa össze. A „Karakterszint” lehetővé teszi, hogy megnézze a pontos változtatásokat. Például, ha az eredeti dokumentum a „to” szóval rendelkezik, és a felülvizsgált dokumentum „is” szót tartalmaz, amelyhez „o” került hozzáadásra, a „Word szint” beállítás megmutatja, hogy a „to” helyett „ Ugyanakkor a „Karakterszint” beállítás azt mutatja, hogy „o” került hozzáadásra.

Alapértelmezés szerint az „Összehasonlítás” funkció egy új dokumentumba helyezi a változtatásokat, amint azt a „Változások megjelenítése” részben mutatjuk be. Azonban megváltoztathatja a változtatásokat az „Eredeti dokumentum” vagy a „Megújított dokumentum” között.

Kattintson az „OK” gombra, miután elvégezte a kiválasztásokat.

A két dokumentum összehasonlítása történik, és a módosítások megjelennek a megadott dokumentumban. Példánkban úgy döntöttünk, hogy elfogadjuk az új dokumentumban bekövetkező változások megjelenítésének alapértelmezését. Az „Eredeti dokumentum” és a „Felülvizsgált dokumentum” mind a panelen, mind a „Összehasonlított dokumentum” jobb oldalán jelennek meg. Nem szerkeszthetők.

Ha nem látja az eredeti és felülvizsgált dokumentumokat tartalmazó táblát, kattintson az „Összehasonlítás” gombra az „Áttekintés” lap „Összehasonlítás” részében. Ezután válassza ki a „Forrásdokumentum megjelenítése”, majd a „Mindkettő megjelenítése” lehetőséget. Ha nem szeretné mindkettőt megnézni, akkor válassza az „Eredeti megjelenítése” vagy a „Megjelenítés módosítása” lehetőséget..

Az „Összehasonlított dokumentum” bal oldalán a „Áttekintő ablaktábla”, amelyet röviden a 2. leckében és a 3. leckében részletesebben tárgyalunk.

Az „Összehasonlított dokumentumban” a követett változásokat a 2. leckében tárgyaltak szerint, az egyes módosítások elfogadásával vagy elutasításával is megteheti..

Ezután mentse el az összehasonlított dokumentumot más néven, és egy dokumentumot tartalmaz, amely mind az eredeti, mind a felülvizsgált dokumentumok változásait tartalmazza.