Hogyan küldje el professzorának e-mail címét, és kapjon gyors választ

Fotó: uniinnsbruck

A professzorok a legforgalmasabbak. Előadásokat, irodai órákat, diplomásokkal és kollégákkal való munkát, konferenciákon és egyéb nyilvános rendezvényeken kell részt venniük, valamint kutatásokat kell folytatniuk, közzétenniük és bemutatniuk. Azonban, bár rövid időre vannak, lehetőség van arra, hogy e-mailben kommunikáljanak velük, és időben válaszoljanak, így folytathatja a munkát kevesebb visszafogással.

Tegyen egy arcot a névre

Ideális, ha személyesen találkozik a professzorral, mielőtt elküldi az első e-mailt. Ismertesse magát az iskola első hetében. Hadd ismerje meg professzora érdeklődését, kérdéseit, vagy valamit, ami egyedülálló az Ön számára. Ha azt mutatjuk, hogy eléggé törődsz velük, hogy személyesen megismerje őket, arra ösztönzi őket, hogy időben reagáljanak a kéréseidre. Minél jobb benyomást teszel, annál jobban emlékeznek rád.

Amikor eljött az ideje, hogy az első e-mailt küldetéssel kapcsolatos kérdésekkel küldje el, professzora képes lesz az arcodat elnevezni. Ez segít az e-mail üzenetek kontextusba állításában. Ha már sikeresen kommunikáltak veled a múltban, jobban hajlandóak lesznek kommunikálni habozás nélkül. És talán már bíznak abban, hogy komoly diák vagy.

Részletes témakör használata

A témakör minden, amikor az e-mailekre való gyors reagálásról van szó. Először is, amikor az emberek e-mailt kapnak a feladótól, akit nem tudnak, a nyomokat a témakörre tekintik. Egyedül a témakör alapján törölhetik a spammy vagy egyszerűen számukra nem fontos leveleket.

Most a professzorok kötelesek válaszolni a hallgatói e-mailekre az adminisztratív és az osztályhoz kapcsolódó kérdésekben. De a témakör még mindig fontos, hogy gyorsan eljuthasson professzorához. Craft egy témakör, hogy látva, a professzor megnyitja és elolvassa azt azonnal - ahelyett, hogy a későbbi olvasásra. (A következő cél az e-mail kézbesítése oly módon, hogy közvetlenül az olvasást követően professzora azonnal válaszoljon, de ezt később egy későbbi részben kapjuk meg.)

Ezért az e-mail elküldése előtt szűkítse le az adott célra. Adja meg ezt a célt közvetlenül a témakörben.

Ahelyett, hogy használnám: „Szeretnék beiratkozni az osztályba”, kifejezetten adja meg az osztály nevét és azt, hogy hogyan tudnak regisztrálni:

Minél konkrétabb lehet, annál könnyebb lesz a professzor számára. Egy nagyon specifikus fejléc lehetővé teszi számukra, hogy egy pillantással tudják, mit várnak róluk.

Légy udvarias és hivatalos

Miután jó témavonalat használt, győződjön meg arról, hogy a megnyitása nem akadályozza meg a professzort abban, hogy elolvassa a teljes üzenetet. Nem akarod azt mondani, hogy "Hé", majd folytassa az üzenetet. Ez egy olyan szakszerűtlen hangot ad, amely akadályozhatja a hatékony kommunikációt. Meg akarsz hibázni az udvariasság oldalán.

Írja be az üzenetet olyan udvariasan és tisztelettel, amennyit csak tud, még akkor is, ha bizonyos pontatlanságot jelent. Tegyük fel például, hogy a nyár folyamán egy közösségi főiskolai órát vesz igénybe, hogy teljesítse az általános követelményeket. Az oktató nem technikailag professzor, de épp most kezdett tanítani a részmunkaidőben.

Még mindig „professzorként” szeretné kezelni őket, mert formális, udvarias, és azt mutatja, hogy szívesen készít egy jó kommunikációt. Err az udvariasság oldalán, amíg ki nem javítják - amikor az oktató ragaszkodik hozzá, hogy „Mr. Bob "vagy" Joey ".

Íme néhány más módja az üzenet udvarias megtartásának:

Mindig jelentkezzen be a nevével - lehetőleg az első és utolsó, ha sok tanuló van az osztályban.
Zárjon be egy mondattal vagy mondattal, amely megmutatja az Ön elismerését az üzenet olvasásáért. A név aláírása előtt mondat lehet, mint például: „Nagyra értékelem, hogy megnézed ezt a John professzort.” Vagy egyszerűen egyszerűen „Köszönöm”, amit a neved követ.
Maradjon a témában; az érintőkre való utalás azt jelzi, hogy nem igazán tiszteletben tartják az idejüket, mivel valószínűleg több száz más e-mailt kapnak.
Ne feltételezzük, hogy megteszik, amit kérnek. Van néhány dolog, amit a tanároknak meg kell tenniük a diákok számára, mint például, hogy engedélyt adnak arra, hogy belépjenek a tanfolyamba, ha megfelelnek az előfeltételeknek. De mégis, ne feltételezzük, hogy megteszik, amit teszel. Nem akarod tiszteletlenséget mutatni, vagy okot adni nekik, hogy újra és újra elgondolkodjanak arról, hogy és hogyan akarnak segíteni. Tehát udvariasan kérje, jelezze a lehető legkevesebb feltételezést.

Használjon helyes neveket és címkéket

Amint azt már lefedtük, megfelelő címkéket használj az adott témakörben, és udvariasan utalj professzorodra. Győződjön meg róla, hogy a címkék, a számok, a dátumok és az időpontok helyesek. Ha nem érti egyértelműen a találkozóidőt, vagy véletlenül a helytelen tesztre utal, a professzorának több időt kell töltenie, hogy kétszer ellenőrizze és esetleg e-mailben küldje el újra az egyértelműséget. Ez potenciálisan gyorsan reagál egy olyan beszélgetésre, amely több e-mailben terjed.

Maradj a tárgynál

Amikor egy e-mailben érintődik, vagy több (személyes) információt tesz közzé, mint amennyi a feladathoz szükséges, végül elvesztette professzorának értékes olvasási idejét, valamint a saját idejét. A ponthoz való ragaszkodás az e-mailek küldésére fordított idő csökkentésének egyik módja, valamint az extra e-mailek tisztázásának szükségességének csökkentése..

Szüntesse meg a felesleges szavakat és kifejezéseket, mint például: „Kíváncsi vagyok, ha”, vagy „Gondolod, hogy lehet, hogy…” Ehelyett csak kérdezd meg a kérdést. Lehet, hogy megfélemlítő, hogy annyira őszinte legyen a professzorral, de a gyakorlatban ez nem lesz sokáig. Mert megtanulod, hogy a pontot professzionálisan hozza meg, és ez a bizalmat erősíti.

Íme egy példa egy olyan üzenetre, amely hosszabb időt vesz igénybe, és hosszabb formában zavarja:

Mint látható, a tömörített forma hatékonyabban kapja meg az üzenetet:

Tartsd rövidre

Rövid rövidítése hasonló a ponton való tartózkodáshoz. Ideális esetben nem szeretne több, mint négy mondatot egy bekezdésben. És nem akarsz egy üzenetet túl sok bekezdéssel feltölteni. Hacsak nem, vagyis megosztja a visszajelzést vagy egy személyes történetet, amely segít a tanárnak, hogy megismerje Önt és jobban megértse, hogyan tudnak segíteni.

Közvetlen kérés

Még akkor is, ha nagyszerű témaköre van, még mindig nyomon kell követnie magát az üzenetet. Ezt úgy teheted meg, hogy a kérésedet közvetlenül megadod. Lehetséges, hogy világosabb, ha a kérést kérdésként kifejezzük. Vagy ha a „Kérem… [kérés itt]” megnyitóját használja. Ne feledje, hogy ha professzorát csak e-mailben küldi, hogy véleményt szerezzen egy témáról, akkor ez még mindig kérés, mert azt kéri, hogy időt vegyenek mit tudnak.

Tegye egyértelművé a kérésedet, hogy professzorod ne kérdezzen arról, hogy mit kérsz tőlük. Ha ezt a fontos lépést el tudja érni, segíthet professzorának, hogy azonnal lépjen fel az e-mail olvasása után. És nemcsak gyors választ kapsz tőlük, de hamarabb bejuthatsz a várt osztályba.

Követés

Még akkor is, ha sikeresen alkalmazza a fenti elveket professzorának e-mailben történő elküldésével, és nem kap időben reagálást, lehet, hogy a professzor még nem jutott el az e-mailjéhez, vagy jelenleg nem áll rendelkezésre. Ne aggódj az okok miatt, egyszerűen kövessétek udvariasan, ha két nap múlva nem hallottál róluk. A különböző campusok különböző szabályzatokkal vagy kultúrákkal rendelkeznek (még akkor is, ha íratlanok), hogy mi tekinthető időben reagálásnak, így az intézménytől vagy a kontextustól függően változhat..

Alkalmazza a fent felsorolt mintavételi elveket a követési e-mail címére. Ha valamilyen oknál fogva még mindig nem jut át, egy másik nyomon követési e-mail megfelelő lehet a következő három-négy nap után (a helyzettől függően). Vagy itt az ideje, hogy személyesen beszéljen professzorral. Ha ez az eset áll fenn, győződjön meg róla, hogy megtudja, hogyan lehet a legjobban kommunikálni e-mailben.

A professzorral való hatékony kommunikáció szükség esetén jelentősen javítja az esélyeit egy adott osztályban. Tartsa a kommunikációt időben, zökkenőmentesen és produktívan, hogy a munkájára összpontosítson.