Hogyan lehet beállítani az Office for Outlook válaszát az Outlook programban
Ha tudod, hogy néhány napig az irodán kívül leszel, beállíthatod az Out of Office-asszisztenst, hogy automatikusan válaszoljon, így az emberek tudják, hogy élvezik a nyaralást, amíg meg vannak ragadva a munkahelyen.
Az Outlookon kívüli válasz létrehozásához egy e-mail sablont hozunk létre az általunk használni kívánt üzenettel, majd hozzunk létre egy szabályt, amely választ küld az adott üzenetben az összes megadott e-mail üzenetben..
MEGJEGYZÉS: Az Outlooknak nyitottnak kell lennie ahhoz, hogy a szabály futhasson, és az Ön hivatali válaszát elküldje. Tehát győződjön meg róla, hogy elhagyja a számítógépet, és az Outlook fut az irodán kívül.
Első lépés: Hozzon létre egy üzenetsablont
Ha egy üzenetsablont szeretne létrehozni az Outlook programban, győződjön meg róla, hogy az „Otthon” fül aktív, és kattintson az „Új e-mail” gombra az Új részben.
Adja meg azt az üzenetet, amelyet automatikus üzenetként küld az üzenetmezőbe. Ne adjon meg egy Címzett e-mail címet vagy tárgyat. Ezután kattintson a „Fájl” fülre.
Kattintson a „Save As” (Mentés másként) elemre a backstage képernyő bal oldalán található opciók listájában.
A Mentés másként párbeszédpanelen válassza ki a „Mentés másként” legördülő listából az „Outlook sablon (* .oft)” elemet.
A felhasználó sablonok mappájába kerül. Adja meg a sablon nevét a „Fájlnév” mezőben, megtartva a „.oft” kiterjesztést, majd kattintson a „Mentés” gombra..
Ha szeretné átmásolni az irodán kívüli válasz e-mail sablonját egy másik számítógépre vagy menteni, a felhasználói sablonok teljes elérési útja C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Cserélje a Windows felhasználónevével.
A jobb felső sarokban lévő „X” gombra kattintva zárja be az üzenetablakot.
Megjelenik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy mentse-e az üzenet tervezetét. Nem kell, mert sablonként mentetted, de ha akarod. Ha nem szeretné menteni a tervezetet, kattintson az „Igen” gombra, vagy a „Nem” gombra.
Második lépés: Szabály létrehozása az új e-mail üzenetekre való automatikus válaszadáshoz
Most, hogy mi van az irodán kívüli válasz e-mail sablonunkkal, akkor létrehozunk egy szabályt, hogy ezt a sablont felhasználhassuk minden olyan üzenetre, amely egy adott dátumtartományban érkezett. Győződjön meg róla, hogy az „Otthon” fül aktív.
Az Áthelyezés részben kattintson a „Szabályok” gombra, és válassza ki a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” elemet a legördülő listából.
A „Fájl” lapra kattintva elérheti a színfalak mögötti képernyőt. Győződjön meg róla, hogy az „Info” képernyő aktív (kattintson a bal oldalon az „Info” gombra), majd kattintson a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” gombra.
A Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanelen győződjön meg róla, hogy az e-mail cím, amelyre ezt a szabályt kívánja alkalmazni, a „Változások alkalmazása a mappában” legördülő menüben kerül kiválasztásra. Ha azt szeretné, hogy ez a szabály az Outlook összes fiókjára érvényes legyen, megmutatjuk, hogyan kell ezt a cikket később elvégezni. Kattintson az „E-mail szabályok” fülre, ha még nem aktív, majd kattintson az „Új szabály” gombra.
A Szabály varázsló párbeszédablakának első képernyőjén kattintson az „Elfogad egy üres szabályt” szakasz „Alkalmazza a szabályokat az üzenetekre” c. Az opció hozzáadódik a „2. lépés: Szerkessze a szabályleírást (kattintson egy aláhúzott értékre)” mezőbe. A szabály ezen része nem módosítható, így a folytatáshoz kattintson a „Következő” gombra.
A Szabály varázsló párbeszédpanel második képernyője lehetővé teszi, hogy kiválassza az e-mailek fogadásának ellenőrzéséhez szükséges feltételeket. Ha egy adott dátumtartományban ki szeretné küldeni az irodán kívüli válaszokat, jelölje be az „1. lépés: A feltételek kiválasztása” mezőben a „meghatározott időpontban eltelt idő” mezőt. A feltétel hozzáadásra kerül a „2. lépés: Szerkessze a szabályleírást (kattintson az aláhúzott értékre)” mezőbe, mint korábban, de ezúttal a szerkesztendő leírás része. Dátumtartomány hozzáadásához kattintson a 2. lépés mezőben a „meghatározott dátumtartományban” hivatkozásra.
A Dátum beérkezése párbeszédpanelen jelölje be az „Utolsó” jelölőnégyzetet, kattintson a legördülő listára, és kattintson arra a dátumra, amely után az automatikus hivatali választ elküldi. Például, ha azt szeretné, hogy az irodáján kívüli válasz induljon február 8-án, válassza a február 7-ét az Utolsó dátum után.
Ezután jelölje be az „Előtt” négyzetet, jelölje ki a dátumot az Előző jelölőnégyzet jobb oldalán található legördülő listából. A kiválasztott dátumnak azt a napot kell megadnia, amikor azt szeretné, hogy az irodán kívüli válasz leálljon. Például, ha azt szeretné, hogy február 15-e legyen az utolsó nap, amikor elküldte a hivatali választ, akkor február 16-án válassza az Előző dátumot.
A kiválasztott dátumok hozzáadódnak a 2. lépés mezőben lévő feltételhez. A folytatáshoz kattintson a „Következő” gombra a szabályok varázsló párbeszédpanelen.
A Szabály varázsló párbeszédpanel harmadik képernyőjén válassza ki, hogy mit szeretne tenni a beérkező e-mailekkel a dátumtartományban. Minden e-mailre szeretnénk válaszolni az első részben létrehozott sablon segítségével, így a „Válasz egy adott sablon használatával” mezőt az „1. lépés: Művelet (ek) kiválasztása” mezőben ellenőrizzük. A létrehozott sablon kiválasztásához kattintson a „Egy adott sablon” hivatkozásra a „2. lépés: Szerkessze a szabály leírását (kattintson az aláhúzott értékre)” mezőbe.
A Választható sablon kiválasztása párbeszédpanelen válassza ki a „Felhasználói sablonok fájlrendszerben” elemet a „Look in” legördülő listából.
Jelölje ki a létrehozott sablont (a mi esetünkben az "Out of Office Reply" sablont) és kattintson a "Megnyitás" gombra.
A kiválasztott sablon teljes elérési útja hozzáadódik a kiválasztott művelethez. A folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.
A negyedik szabály varázsló képernyőn kiválaszthatja azokat a kivételeket, amelyeket alkalmazni szeretne a szabályra, például, ha bizonyos embereket vagy csoportokat ki szeretne zárni („kivéve, ha az emberekből vagy a nyilvános csoportból származik”). Nem fogunk kivételeket adni a szabályunkhoz, így a folytatáshoz kattintson a „Következő” gombra.
Adja meg a szabály nevét az „1. lépés: Adja meg a szabály nevét” mezőben. A „Kapcsolja be ezt a szabályt” mező alapértelmezés szerint be van jelölve, így a szabály automatikusan bekapcsol. Ne aggódj. Nem fog futni a megadott dátum után.
Nem szeretnénk futtatni a beérkezett üzeneteinkben már létező üzenetekre vonatkozó szabályt, ezért hagyja a "Futtassa ezt a szabályt már üzenetekben már a Bejövő üzenetekben" jelölőnégyzetet. Ha szeretné futtatni ezt a szabályt az Outlook összes e-mail fiókjában, jelölje be a "Szabály létrehozása az összes fiókban" négyzetet. Kattintson a „Befejezés” gombra.
A szabály hozzáadódik a listához. Kattintson az „OK” gombra a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanel bezárásához.
Most, amikor valaki küld egy e-mailt a megadott dátum alatt, automatikusan megkapja az üzenetet a létrehozott e-mail sablonban.
Annak ellenére, hogy a feladó automatikusan megkapja az irodát, akkor még mindig kap egy e-mailt egy olyan ikonnal, amely azt jelzi, hogy az automatikus válasz érkezett. Azonban úgy érzi, indokolt, hogy figyelmen kívül hagyja mindaddig, amíg vissza nem tér.
Miután a dátumtartomány eltelt a szabályban, a szabály nem vonatkozik a bejövő e-mailekre. Azonban még mindig kikapcsolhatja a szabályt. Ehhez nyissa meg ismét a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanelt, ahogyan azt korábban leírtuk, és törölje a jelölőnégyzetet a listában található szabály bal oldalán. A párbeszédpanel bezárásához kattintson az „OK” gombra.
Ha ezt a szabályt automatizált válasz küldésére használja, a válasz egyszeri elküldésre kerül minden egyes küldőnek egyetlen Outlook munkamenet során. A munkamenet akkor jelenik meg, amikor megnyitja az Outlook programot, amíg kilép az alkalmazásból. Ez megakadályozza, hogy az ismétlődő válaszok ugyanarra a feladóra kerüljenek, aki több üzenetet küld. Azok az Outlook műsorszámok, amelyek automatizált választ kaptak minden egyes munkamenet során, de ezt a listát az Outlookból való kilépéskor visszaállítják. Tehát hagyja az Outlookot nyitva (ne hagyja ki és ne nyissa ki újra), így a szabály fut, és az automatikus hivatali válasz elküldésre kerül mindenkinek, aki e-mailt küld, és így a feladó nem kap több irodai választ.
