Hogyan lehet létrehozni az űrlapokat a Wordben

Előfordulhat, hogy esetleg olyan levelet szeretne létrehozni, amelyet sok különböző embernek küld, de szeretné, ha egyes címeket egyes címzettek számára személyre szabnának: olyan részeket, mint az üdvözlés, név, cím stb. Ez azt jelenti, hogy létre kell hoznia egy formanyomtatványt, ami nagyon egyszerű.

Mielőtt elkezdené a formanyomtatványokat, győződjön meg róla, hogy van-e már adatbázisa az összes kitöltendő mezővel. Az adatbázis ugyanolyan egyszerű lehet, mint egy Excel táblázatkezelő, amely oszlopokat tartalmaz az utónév, vezetéknév, cím stb.

A Word adatokat importálhat Excel, Access és szöveges dokumentumokból. Ha még nem rendelkezik adatbázis-beállítással, akkor mindig létrehozhatja azt a Wordben, amit megmutatom, hogyan kell csinálni.

Űrlapok létrehozása a Wordben

Először hozzon létre egy olyan dokumentumot, amely a szabványos szöveget tartalmazza, mint az alábbi karácsonyi levél:

Figyeljük meg, hogy nincs üdvözlés, cím, stb., Mert ezek mind később a mezőkbe kerülnek a formanyomtatványunkba. Az első dolog, amit meg kell tennie, kattintson a gombra Válassza a Címzettek lehetőséget a levelezés lapon:

Itt adhatja meg azokat a személyeket, akik fogják megkapni a levelet, vagy importálni fognak egy listát az adatbázis fájlból.

Kattintson a gombra Írja be az új listát ha a listát magában a Wordben szeretné létrehozni. Importáláshoz kattintson a gombra Használja a meglévő listát. Ebben a példában csak kiírjuk a listát.

Megjegyzés: Amikor elmenti a címzettlista mentését, a Word felkéri Önt, hogy a merevlemezen lévő helyet elmentse a létrehozandó adatfájlba..

Miután elmentette a címzettek listáját, észre fogod venni, hogy sok a ikon, ami a levelezés a szalag most kattintható.

A mezők hozzáadásához az űrlap betűjéhez kattintson a dokumentum egy pontjára, hogy jelezze, hogy a mezőt el kívánja helyezni, majd kattintson a gombra Címblokk.

Ez fel fogja hozni a Címcím beszúrása párbeszéd.

Kattints rendben az alapértelmezett formátumhoz kell mennie, és valami olyat kell kapnia, ami így néz ki:

Ezután adjon hozzá egy Belép azután Címblokk mozgassa a szöveget egy sorba, majd kattintson a Üdvözlő sor ikon:

Ez fel fogja hozni a Üdvözlő sor beillesztése párbeszéd.

Ismét menjünk az alapértelmezett formátummal, és csak kattintsunk a rendben gomb.

Ezután jelölje ki, hogy hol mond, kattintson jobb gombbal az egérre, válassza ki Bekezdés majd jelölje be a jelölőnégyzetet Ne adjon hozzá szóközt az ugyanolyan stílusú bekezdések között.

Ezzel a címblokk helyesen fog lógni a helyett, és nem lesz üres sor az egyes részek között.

Ezután kattintson a Előnézet eredményei ikon a szalagok Mailings lapján található.

A címblokk mező jelző helyett most a Word dokumentumban szereplő tényleges tartalmat kell látnia.

Ha előnézetet végzett, kattintson a gombra Előnézet eredményei ikon az előnézet kikapcsolásához. Ezután, ha meg szeretné tekinteni, hogyan kell hozzáadni más mezőket, kattintson a dokumentumban, hogy az aktuális pozícióját, majd kattintson a gombra Helyezze be az egyesítési mezőt ikon.

Ehhez hasonlót kell kapnia:

Választ ország vagy régió, majd kattintson a Insert gomb.

Próbálja meg a Előnézet eredményei ikon ismét megnézni, hogyan néz ki. Íme az alábbi példa:

Most, hogy a formanyomtatvány helyesen van beállítva, akkor fejlettebb dolgokat tehet, mint például a szabályok beállítása. A szabályok lehetővé teszik bizonyos szövegek megjelenítését bizonyos címzettek számára, és mások elrejtésére. A kezdéshez kattintson a szabályok gomb.

A legördülő menüből számos lehetőség közül választhat: Ask, Fill-in, stb.

Példánkhoz válasszuk Ha… Akkor… Más, amely a következő párbeszédablakba kerül:

Változtasd meg a Mező neve: nak nek Ország vagy régió, és típus USA ba,-be Összehasonlítani: mező. Ezután adjon hozzá néhány szöveget a dobozokhoz, ahol azt mondja Helyezze be ezt a szöveget és Egyébként helyezze be ezt a szöveget.

Ebben a példában, ha a címzett az USA-ban él, megkapja a szöveget boldog Karácsonyt betűket, míg mindenki más megkapja az üzenetet Ünnepi üdvözlet.

Itt fog kinézni, ha rákattint a gombra rendben gomb, majd a Előnézet eredményei gomb.

Ezután jegyezze fel a Előnézet eredményei szakasz:

Itt kattintson a nyílgombokra (amikor Előnézet eredményei be van kapcsolva) a szám bal és jobb oldalán, hogy az összes elküldendõ betût keresse. Így biztosíthatja, hogy az összes betűje nyomtatás vagy e-mailezés előtt jól nézzen ki.

Megjegyzés: A Szabályok mezőben a megfelelő mezők menüpontja a mezőnevek egy adatbázisban lévő címlistákhoz való illesztésére szolgál, a címzettek listáján.

Használja a Kiemel Mezők egyesítése gomb.

Ez egy átkapcsolás, amelyet saját belátása szerint be- és kikapcsolhat. Végül, ha elégedett a levelével, kattintson a gombra Befejezés és egyesítés ikon:

Ezt a legördülő menüt három lehetőséggel kell megkapnia.

Választ Egyedi dokumentumok szerkesztése hogy a Word összevonja az összes betűjét egy nagy dokumentumba, amelyet a nyomtatás vagy e-mail küldése előtt megnézhet.

Mint látható, az űrlap betűinek létrehozása a Word-szel már nem a házimunkát, és egyszerre gyorsan és egyszerűen hozhat létre és küldhet dokumentumokat. Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon megjegyzést tenni. Élvez!